Разработка организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации «Прогресс»

     Количество  подразделений компании или лиц, подчиненных одному управляющему (норма  управляемости), - вопрос вопросов. Существуют две широко распространенные точки  зрения:  

1) нормативов  быть не может;  

2) в качестве ориентиров можно рекомендовать лишь интервалы, внутри которых должны учитываться индивидуальные качества руководителя.  

     Считается, что управляемость на различных  уровнях обеспечивается в пределах следующих интервалов:  

• количество  филиалов, замыкающихся на президенте компании, должно быть от 3 до 5;
• число прямых объектов управления у вице-президента или директора филиала - от 5 до 8;
• число подчиненных лиц у одного управляющего - 6-8, но не более 10 чел.;
• число рабочих в бригаде-от 5 до 15 чел.

 

     Характерные признаки превышения пределов управляемости, когда потребности управления снизу  не совпадают с возможностью управления сверху, состоят в следующем:  

• управляющий не знает положения дел внизу (предел восприятия информации или  ее недостаток);
• не успевает решать вопросы, поступающие снизу (превышены указанные выше интервалы);
• недоступен снизу (лично или по средствам связи);
• не все вопросы решает сразу (дефицит прав или квалификации).

 

     Разработчику  организационной структуры необходимо знать философию высшего звена управления компании по поводу признания или непризнания им категории ранга управляющих разного уровня. По нашему мнению, это должен быть некий коэффициент, весовая характеристика, рейтинг важности данной должности, возможности решающего влияния лица, занимающего данную должность, на дела фирмы в целом. Если фирма создает сложнейшее, уникальное оборудование и у нее постоянно возникают проблемы с документацией и новой технологией, то ее судьба зависит от технических служб и технический вице-президент должен иметь высший ранг. 

     Если  продукция серийная, освоенная и  решающий участок для фирмы - сфера  финансирования, то высший ранг должен быть у вице-президента по экономике  и финансам. Ранг управляющего-это  определенный набор требований к  квалификационным и деловым качествам, дающим право на занятие этой должности и приобретение соответствующего статуса в иерархии компании. Установить иерархию должностей - забота разработчика, определить персональный состав - право и обязанность высшего руководителя.

     Разработчику  необходимо выявить весь перечень решений, принимаемых в фирме для осуществления  всех видов деятельности, и определить уровни вертикальной иерархии, на которых  должны приниматься эти решения. Для этого разрабатываются специальные  схемы (матричного типа), фиксирующие объем полномочий управляющих по самостоятельному принятию решений в тех или иных областях деятельности. В таких схемах (обычно на одном листе бумаги) специфицируются все делегируемые полномочия в рамках компании. Поскольку большинство делегирований так или иначе связано с правом затрачивать денежные фонды компании, то большинство схем отражает разного рода ограничения именно в этой сфере.

     Подобную  схему можно представить таким  образом. Левую ее часть занимает перечень основных областей принятия решений, например работа с кадрами, оперативные расходы, капитальные затраты и обязательства, цены и сбытовые обязательства, а также общие вопросы. В верхней части схемы указаны управленческие уровни, наделенные полномочиями по принятию решений в этих областях, а также та часть штабных работников, которая обладает функциональными полномочиями в вопросах, требующих принятия решений, или чья консультация, информация и советы способствуют принятию оптимальных решений управляющими.

     Такая схема должна утверждаться советом директоров. Это необходимо потому, что в ней проводится разделение между решениями, принимаемыми советом директоров, и решениями, входящими в компетенцию оперативных руководителей.

     Интегральным  критерием правильности избранной стратегии менеджмента и совершенствования организационной структуры фирмы следует считать ежегодное сокращение себестоимости единицы изделия (конечно, не за счет качества!), что в сочетании с экономической политикой обеспечивает фирме высокий и стабильный уровень рентабельности.

     Одним из признаков высокого качества системы  управления является возможность ее саморегулирования, т.е. чтобы любые  отклонения от нормы (по стоимости, качеству, срокам и др.) быстро фиксировались (в идеале - автоматически) и сразу же вырабатывались и предпринимались контрмеры, возвращающие систему в прежнее нормальное состояние.

     Проектирование  и совершенствование системы  управления - область исключительно  интеллектуальной деятельности, задача формализации решения проблемы и  выхода на оптимум заманчива, но пока невыполнима.

     Пределов  для совершенствования системы  управления и организационной структуры  не существует, любая "идеальная" организационная форма постепенно себя изживает, морально стареет. Однако важно, чтобы она чутко реагировала на изменения рыночной конъюнктуры.

     Расходы на совершенствование системы управления и структуру фирмы всегда являются прибыльной сферой вложения капитала. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Роль  и место информационного  обеспечения на предприятии.

 
 

Прежде всего, следует сказать о роли информации в современном мире.

Современный мир  характеризуется такой интересной тенденцией, как постоянное повышение  роли информации. Как известно, все  производственные процессы имеют в  своём составе материальную и нематериальную составляющие. Первая – это необходимое для производства оборудование, материалы и энергия в нужной форме (то есть, чем и из чего изготавливается предмет). Вторая составляющая – технология производства (то есть, как он изготавливается).

     В последнее столетие появилось много таких отраслей производства, которые почти на 100% состоят из одной информации, например, дизайн, создание программного обеспечения, реклама и другие. Соответственно, и себестоимость товара складывается из стоимости материала, энергии и рабочей силы с одной стороны и стоимости технологии, с другой дальнейшее его тиражирование не стоит ничего.

     Столь же ярко демонстрирует повышение  роли информации в производственных процессах появление в XX веке такого занятия, как промышленный шпионаж. Не материальные ценности, а чистая информация становится объектом похищения.

     В прошлые века человек использовал  орудия труда и машины для обработки  материальных объектов, а информацию о процессе производства держал в  голове. В XX столетии появились машины для обработки информации – компьютеры, роль которых все повышается.

     Указанные тенденции однозначно свидетельствуют, что начинающийся XXI век станет информационным веком, в котором материальная составляющая отойдёт на второй план.

     Итак, информация стала стратегическим ресурсом организации, необходимым для принятия обоснованных решений. Как и всякий ресурс, информация нуждается в управлении для эффективного использования. Инструментом управления информацией являются информационные технологии, которые имеют огромное значение для процесса информационного обеспечения на предприятии.

     Вместе  с тем подчеркивалось, что внедрение  информационных технологий само по себе не повышает эффективности производства, но является необходимым инструментом для внедрения передовых методов управления. Для повышения эффективности управления организацией важным является не столько объемы внедрения технических и программных средств, сколько определение, какая информация необходима на каждом рабочем месте для поддержания и развития бизнеса. Потому что поток несущественной информации катастрофически снижает эффективность процесса принятия решений, в то время как получение необходимой информации в нужное время во много раз её повышает.

     Именно  поэтому очень важно создать  эффективную систему информационного обеспечения системы управления организации, которая смогла бы максимально эффективно направлять потоки информации, циркулирующие на предприятии, в нужное русло. 

     Итак, мы рассмотрели теоретические основы понятия «организационного проектирование» и роль и место информационного обеспечения на предприятии и теперь можем переходить к анализу рассматриваемой организации «Прогресс» с целью обоснования необходимости разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации, а затем разработки задания на оргпроектирование.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Аналитическая часть. Предпроектная подготовка разработки организационного проекта совершенствования информационного обеспечения системы управления организации. 

2.1. Технико-экономическое  обоснование необходимости  разработки оргпроекта. 

2.1.1. Краткая характеристика  предприятия и  перспективы его  развития. 

     ОАО «Прогресс», расположенное в Москве, является  крупной промышленной организацией.  Состав организации включает: 7 цехов основного производства, специализирующихся на разработке и производстве генераторов и оборудования для строительного комплекса – башенных кранов, мобильных грузовых подъемников, то есть основной продукции завода, предназначенной для реализации. Кроме этого, в настоящее время освоены и серийно выпускаются товары народного потребления.

     В структуру вспомогательного производства входя 3 цеха,  мастерские и производственные участки, главная задача которых:

• изготовление, ремонт, заточка и настойка инструментов, приспособлений, приборов, хозяйственного инвентаря;
• надзор за работоспособностью и ремонтом оборудования, машин, механизмов, зданий и сооружений;
• обеспечение электрической и тепловой энергией, надзор и ремонт электрооборудования и тепловых сетей;
• внутрипроизводственная и внешняя транспортировка сырья, материалов, заготовок, готовой продукции;
• складирование готовой продукции.

 

     Конечный  результат деятельности основных цехов  – готовая товарная продукция, которая  реализуется внешнему потребителю; конечный результат вспомогательных цехов потребляется внутри самого завода.

     Обеспечивающее  производство, включает информационное и административное обеспечение основного и вспомогательного производств и выполняет функции координации и контроля текущей деятельности персонала, а также наем, оформление и расстановку кадров.

     Рассматриваемая организация работает на условиях полного хозяйственного расчета, самоокупаемости и самофинансирования. Она самостоятельно заключает договоры с потребителями продукции, в том числе получает государственные заказы, а также заключает договоры и ведет расчеты с поставщиками нужных производственных ресурсов. ОАО «Прогресс» несет полную ответственность перед финансовыми органами за своевременное перечисление налогов и других платежей, покрывает из собственного дохода все убытки и потери. За счет выручки от реализации продукции завод производит оплату расходов на организацию и развитие производства, а также на закупку сырья, материалов и оплату рабочей силы.

     На 1 января 2000 г. численность персонала 4810 чел., в т.ч. рабочих – 2542 чел.

     Завод основан в 1960 году и на протяжении всего этого времени обеспечивает строительный  и энергетический комплекс города и регионов средствами механизации, технологическим оборудованием, что отразилось и на организационной структуре (в состав организации входят три КБ, ориентированные на три вида выпускаемой продукции: КБ  мелкосерийного производства оборудования для строительного комплекса, проектно-конструкторское отделение для  разработки генераторов и КБ товаров народного потребления).

     Научно-техническая  деятельность представляет собой весьма специфический вид человеческой деятельности, связанный с получением и преобразованием новых знаний, технических и технологических решений в конкретных областях народного хозяйства. Важнейшая  особенность состоит в специфическом характере труда конструкторов и инженерно-технических работников.