Инвентаризация и ее значение в сохранности собственности организации

     Плановые  инвентаризации проводят периодически согласно плана (графика) в заранее намеченные сроки. Внеплановые инвентаризации проводятся по распоряжению руководителей предприятий или вышестоящих организаций, следственных органов и других контролирующих органов в случаях особой необходимости (переоценка, передача, установление фактов хищений, документальная ревизия и т.д.).

     По  полноте охвата объектов инвентаризации подразделяют на: полные, частичные. Полная инвентаризация осуществляется в предусмотренные сроки, при этом инвентаризируются не только товарно – материальные ценности, но и правильность расчетов с другими организациями, выверяется сальдо по основным статьям баланса. При частичной инвентаризации проверяют отдельные виды средств, например товары, наличные деньги, основные средства.

     По  методу проведения инвентаризации делятся  на: выборочные и сплошные. Выборочные инвентаризации подразделяются на: целевые и общие. Выборочные инвентаризации, например, проводят, как правило, по товарам, по которым предъявляют претензии на недовложение; по товарам, уцененным и переведенным в пониженные сорта; оказавшимся без ярлыков; морально устаревшим и испорченным; а также в случаях, когда полная инвентаризация по товарам не целесообразна.

     Сплошные  инвентаризации проводят одновременно на всех предприятиях, расположенных в одном населенном пункте или в потребительском обществе.

     По  способу организации инвентаризационной работы инвентаризации могут делиться на: постоянно действующие или на осуществляемые рабочими инвентаризационными комиссиями.

     По  мнению многих экономистов, инвентаризация является общим элементом метода хозяйственного контроля и бухгалтерского учета, благодаря чему ее контрольные функции в деле сохранности имущества существенно усиливаются. Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета и элемент метода  хозяйственного контроля различаются, не тождественны между собой.

     Во  – первых, кругом решаемых задач. Если главная задача инвентаризации как элемента бухгалтерского учета состоит в установлении соответствия учетных и фактических данных о наличии и состоянии имущества и создании наиболее эффективного обеспечения для принятия управленческих решений, то основная цель инвентаризации как элемента метода хозяйственного контроля заключается в осуществлении контроля за сохранностью   имущества, подтверждением   или опровержением выявленных ревизией нарушений и злоупотреблений.

     Во  – вторых, составом субъектов осуществления. Инвентаризации в целях внутрибухгалтерского контроля проводят на предприятиях инвентаризационные комиссии. Инвентаризацию в процессе ревизий и проверок осуществляют ревизионные комиссии или специальные инвентаризационные комиссии под руководством ревизора.

     В – третьих, составом нормативных  документов, регулирующих право и  необходимость проведения инвентаризации.

     В – четвертых, охватом объектов.

     Инвентаризация  как элемент бухгалтерского учета осуществляется, в основном, в сложном порядке, всего имущества и в обязательном плановом порядке, в установленные сроки.

     Инвентаризации, проводимые в ходе ревизии, относят  к частным, выборочным, а сроки проведения зависят от плана проведения ревизий, проверок и других обстоятельств.

     В – пятых, широтой охвата решаемых вопросов.

     Инвентаризации, проводимые в целях бухгалтерского контроля, носят характер инструктирования, оказания квалифицированной помощи материально ответственным лицам в налаживании учетной работы, выявляют естественную убыль имущества и реальность годовых производственно – финансовых показателей.

     В период же ревизии инвентаризации выполняют  в основном узкую функцию контроля за наличием и сохранностью собственности, характеризуют качество проводимой ранее инвентаризационной работы [2].

     Важное  место занимает инвентаризация в  процессе осуществления экономического анализа.

     Значение  инвентаризации заключается еще  и в том, что ее осуществляют сами работники организаций.

     Поэтому она выступает одним из методов контроля трудящихся за деятельностью предприятия, служит действенным средством контроля за работой материально ответственных лиц, помогает не только вскрыть, но и предупреждать возможные недостачи и хищения товарно – материальных ценностей.

     В соответствии с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

• при передачи имущества организации в аренду, при выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
• при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);
• при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;
• в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации [3].

     При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

     Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем предприятия [4].

     Технология  процесса инвентаризации включает множество  процедур.

     Последовательность осуществления этапов инвентаризации отражаются на рисунке 1.3.

     

       

     

     

     

     

     

       

     

     

     

     

 
 

Рисунок 1.3 - Общее содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации

     Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель предприятия. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

     В состав инвентаризационной комиссии включаются представители руководства, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита предприятия, независимых аудиторских организаций.

     Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

     До  начала проверки фактического наличия  имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

     Председатель  инвентаризационной комиссии визирует приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на "___"   (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

     Сведения  о фактическом наличии имущества  и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах [5].

     Инвентаризационная   комиссия   обеспечивает   полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

     Руководитель  организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

     Проверка  фактического наличия имущества  производится при обязательном участии материально ответственных лиц.

     Инвентаризационные  описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.

     Описи заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток.

     Наименования  инвентаризируемых ценностей и  объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.

     Исправление ошибок производится во всех экземплярах  описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей.

     Исправления должны быть оговорены и подписаны  всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

     В описях не допускается оставлять  незаполненные строки, на последних  страницах незаполненные строки перечеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

     Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку,  подтверждающую  проверку  комиссией  имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких – либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

     При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально -  ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

     На  имущество, находящееся на ответственном  хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

     Если  инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

     Во  время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

     В тех случаях, когда материально  ответственные лица обнаружат после  инвентаризации ошибки в описях, они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.

     Инвентаризационная  комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.

     Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами [6].

     По  окончании инвентаризации могут  проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссий и  материально ответственных лиц  обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация.