Инвентаризация и ее значение в сохранности собственности организации

     - "Все ценности, поименованные в данной инвентаризационной описи с №... по №.... проверены комиссией в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении".

     Один  экземпляр инвентаризационной описи  остается у материально ответственного лица, а второй — передается в бухгалтерию, где фактические остатки материальных ценностей, зафиксированные в описях, сверяют с данными бухгалтерского учета.

     Материальные ценности, по которым выявлены расхождения (излишки, недостачи), записывают в сличительную ведомость, а материально ответственные лица должны дать инвентаризационной комиссии письменные объяснения о причинах их возникновения [11].

     Свои  выводы и предложения в отношении  урегулировании инвентаризационных разниц комиссия оформляет протоколом и подает на утверждение руководителю предприятия. Руководитель принимает решение об оприходовании излишков и списании недостач материальных ценностей и утверждает протокол.

     Таким образом,  содержание процесса планирования инвентаризационной работы ориентировано на контроль максимально возможного числа объектов при высоком качестве инвентаризаций с наименьшими затратами.

     Содержание  плана зависит от видов и объемов намечаемых работ, а также от индивидуальных качеств и навыков членов инвентаризационной комиссии.

     При составлении плана главный бухгалтер  учитывает ряд общих положений.

     В план включается вся предстоящая  работа, обеспечивается его полнота. При его разработке используется комплексный подход. Это связано с тем, что в инвентаризации принимают участие различные специалисты и важно определить их участки и объем работ, разграничить круг проверяемых вопросов, установить сроки предоставления материалов проверки.

2.2 Этапы инвентаризации в обществе с ограниченной ответственностью «Барк»

     Порядок проведения и оформления результатов  инвентаризации в ООО «Барк» определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49.

     Результаты инвентаризации признаются действительными только в том случае, если соблюдена процедура ее проведения.

     Процедура проведения инвентаризации слагается из нескольких этапов. Этапы проведения инвентаризации можно рассмотреть на рисунке 2.2.

     Этап первый – подготовительный. Он включает в себя следующие мероприятия:

     - подготовку приказа о проведении инвентаризации;

     - формирование инвентаризационной комиссии;

     - определение сроков проведения и видов инвентаризуемого имущества;

     - получение расписок от материально ответственных лиц и т.д.

     Перед началом инвентаризации членам инвентаризационной комиссии вручается приказ о проведении инвентаризации, а председателю комиссии – контрольный пломбир.

     Рисунок 2.2 - Этапы проведения инвентаризации

     В приказе указываются содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Он содержит в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет срок окончания инвентаризации, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия пломбирует склад, подсобное помещение, подвал, имеющие отдельные входы и выходы, проверяет исправность всех весоизмерительных приборов. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания. До начала инвентаризации производятся соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Комиссия получает последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

     Во  время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей прекращаются. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – приходуются после даты инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Если впоследствии выяснятся, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением товарно-материальных ценностей и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц берутся письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверяется подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Руководитель предприятия применяет к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей (объявление выговора либо лишение премии) [1].

     При внезапной инвентаризации все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они группируются, рассортировываются и укладываются по наименованиям, сортам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

     На  втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

     В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи заполняются с использованием средств компьютерной техники в программе «1С: Бухгалтерия 7.7». В них не должно быть помарок и подчисток.

     В ходе инвентаризации материально ответственные  лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они немедленно (до открытия склада) заявляют об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия проверяет этот факт и, в случае его подтверждения, устраняет выявленные ошибки. Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки прочеркиваются. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество товарно-материальных ценностей определяется в установленных единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах).

     Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей проводится в порядке их расположения в помещении. Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они нумеруются и скрепляются таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи прописью указывается:

     - число порядковых номеров материальных  ценностей;

     - общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, декалитрах) эти ценности показаны.

     Такая запись позволяет исключить возможность  внесения в составленный документ несанкционированных  изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 
На последней странице описи делается отметка о проверке цен и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

     Третий этап – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета: выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений.

     На этом этапе проводятся сравнительно-аналитические мероприятия. Проводится сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях. 
Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

     Выявленные суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете. При составлении сличительных ведомостей учитывается пересортица товарно-материальных ценностей, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, списываются потери в пределах норм естественной убыли [12].

     Одновременно с инвентаризацией товарно-материальных ценностей бухгалтерия проверяет записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по товарно-материальным ценностям – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

     И наконец, заключительный этап - оформление результатов инвентаризации. На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации, лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности. Расхождения фактического наличия имущества с учетными данными, выявленные при инвентаризации, регулируются в соответствии с нормами ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" (в ред. от 03.11.2006 № 183-ФЗ), п. 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (в ред. от 26.03.2007 № 26н). В настоящее время применяется следующий порядок регулирования таких расхождений: