Разработка требований к персоналу

1) Зарождение идеи 

Обмен информацией начинается с  формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать  предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информа-цией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: “Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лозунг этапа -- “не начинайте говорить, не начав думать”. Важно помнить, что идея еще не трансформирована в слова или не приобрела другой такой формы, в которой она послужит обмену информации. Отправитель решил только, какую именно концепцию он хочет сделать предметом обмена информацией. Чтобы осуществить обмен эффективно, он должен принять в расчет множество факторов. К примеру, руководитель, желающий обменяться информацией об оценке результатов работы, должен четко понимать, что идея состоит в том, чтобы сообщить подчиненным конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, как можно улучшить результаты их работы. Идея не может заключаться в смутных общих похвалах или критике поведения подчиненных. Этот пример показывает также связь между восприятием и коммуникацией. У руководителя, который считает подчиненных способными к развитию и совершенствованию, а значит, нуждающимися в информации с оценкой результатов их работы, скорее всего, найдутся дельные позитивные идеи для обмена информацией на указанную тему по существу. Управляющий, который воспринимает подчиненных как детей, ждущих, чтобы их поправляли и направляли, скорее всего, заложит в свои идеи критицизм отрицательного свойства, свойственный такому образу мышления. Еще один пример потенциальных проблем на этапе зарождения идеи дает нам начальник цеха, только что принявший сообщение от высшего руководства о том, что компании нужно на 6% увеличить производство видеоигр без увеличения сверхурочных выплат. Если начальник цеха не сможет сообразить, каким путем лучше всего обменяться этой информацией с подчиненными и направит им это сообщение в точности таким, каким оно было получено, возможны

недоразумения, поскольку рабочие  поймут лишь сам факт того, что изменения  необходимы. Если же руководитель в самом деле продумает те идеи, которые требуют передачи, он может прийти к следующим заключениям:

· Рабочие должны понять, какие  нужны изменения - прироста объема производства на 6% без дополнительных сверхурочных.

· Рабочие должны понять, почему нужны  эти изменения, иначе они могут  сделать вывод, что компания пытается выжимать из них больше, а платить  поменьше, и взбунтоваться.

· Рабочие должны понять, каким  образом следует осуществить  изменения -- качество продукции и уровень брака не должны измениться вследствие прироста объема производства, иначе эффективность может снизиться, а не возрасти, как того требует в своем сообщении высшее руководство.

Руководители, неудовлетворительно  обменивающиеся информацией, могут  дей-ствовать неудачно, поскольку по отношению к ним именно так действует высшее руководство. Дело в том, что руководители высшего звена часто служат ролевой моделью для поведения подчиненных. Если наши руководители склонны к принуждению или не откровенны в обмене информацией с нами, мы вполне можем повести себя подобным образом, обмениваясь информацией со своими подчиненными. Однако вы находитесь в ином положении, чем ваше начальство. Поэтому вовсе необязательно действовать в том же стиле, даже если этот стиль эффективен. Что в действительности необходимо, так это осознать - какие идеи предназначены к передаче до того, как вы отправляете сообщение и уверенность в адекватности и уместности ваших идей с учетом конкретной ситуации и цели.

2) Кодирование и выбор канала 

Прежде чем передать идею, отправитель  должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Картина иногда достойна тысячи слов, но не при передаче сообщения по телефону. Подобным образом может быть неосуществимым одновременный разговор со всеми работниками сразу. Можно разослать памятные записки, предваряющие собрания небольших групп, для обеспечения понимания сообщения и приобщения к проблеме.

3) Передача 

На третьем этапе отправитель  использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам  процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через  которые необходимо пройти, чтобы  донести идею до другого лица.

4) Обратная связь 

При наличии обратной связи отправитель  и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через все  этапы процесса обмена информацией  для передачи своего отклика начальному отправителю, который теперь играет роль получателя. Обратная связь может  способствовать значительному повышению  эффективности обмена управленческой информацией. Согласно ряду исследований двусторонний обмен информацией (при  наличии возможностей для обратной связи) по сравнению с односторонним (обратная связь отсутствует), хотя и протекает медленнее, тем не менее, более эффективно снимает  напряжения, более точен и повышает уверенность в правильности интерпретации  сообщений.

5) Шум 

Обратная связь заметно повышает шансы на эффективный обмен информацией, позволяя обеим сторонам подавлять  шум. На языке теории передачи информации шумом называют то, что искажает смысл. Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, варьируют от языка (в вербальном или невербальном оформлении) до различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования, и до различий в организационном статусе между руководителем и подчиненным, которые могут затруднять точную передачу информации. Определенные шумы присутствуют всегда, поэтому на каждом этапе процесса обмена информацией происходит некоторое искажение смысла. Обычно мы вполне можем преодолеть шум и передать наше сообщение. Однако высокий уровень шума определенно приведет к заметной утрате смысла и может полностью блокировать попытку установления информационного обмена. С позиций руководителя, это должно обусловить снижение степени, достижения целей в соответствии с передаваемой информацией.

6) Семантические барьеры 

Выше было указано, что целью  коммуникаций является обеспечение  понимания информации, служащей предметом  обмена, т.е. сообщения. Вступая в  информационный контакт и используя  символы, мы пытаемся обмениваться информацией  и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты  и интонации. Именно этими символами  обмениваются люди в процессе коммуникации. Отправитель кодирует сообщение  с помощью вербальных и невербальных символов. В данном обсуждении наше внимание сосредоточено на проблемах, связанных с использованием слов в качестве символов. Семантика изучает  способ использования слов и значения, передаваемые словами. Поскольку слова (символы) могут иметь разные значения для разных людей, то, что некто  намеревается сообщить, необязательно  будет интерпретировано и понято таким же образом получателем  информации. Полный словарь английского  языка приводит около 14 тыс. возможных  определений к 500 наиболее употребительным  словам, 79 значений такого простого слова, как round (круг, круглый). Слово tip (конец) может быть, к примеру, интерпретировано официанткой как чаевые, а азартным игроком на скачках -- как частная информация. Для полиграфиста lip -- это специальное приспособление, наконечник. Существует и более распространенное значение - “верхушка” чего-либо, например, айсберга. Семантические вариации часто становятся причиной неверного понимания, ибо во многих случаях вовсе не очевидно точное значение, приписываемое символу отправителем. Руководитель, говорящий подчиненному, что отчет представляется “адекватным”, может иметь в виду, что он полон и отвечает цели. Однако подчинен-ный может

декодировать слово “адекватный” в том смысле, что отчет зауряден и требует значительного улучшения. Символ не имеет неповторимого неотъемлемого  значения. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости  от контекста, ситуации, в которой  использован символ. Поскольку, у  каждого человека свой опыт и каждый акт обмена информацией в определенной мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же значение символу, которое мы ему придали. Семантические барьеры могут создавать коммуникативные проблемы для компаний, действующих в многонациональной среде. Например, фирма “Дженерал Моторс”, выбросив на латиноамериканский рынок модель “Чери Нова”, не добилась ожидаемого уровня сбыта. Проведя исследование, фирма к своему ужасу установила, что слово “нова” по-испански означает “она не едет”!..

7) Невербальные преграды 

Хотя вербальные символы (слова) -- основное наше средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, мы используем и невербальные символы для трансляции сообщений. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов. Обмен взглядами, выражение лица, например, улыбки и выражения неодобрения, поднятые в недоумении брови, живой или остановившийся взгляд, взгляд с выраже-нием одобрения или неодобрения -- все это примеры невербальной коммуникации. Использование пальца как указующего перста, прикрывание рта рукой, прикосновение, вялая поза также относятся к невербальным способам передачи значения (смысла).

8) Плохая обратная связь 

Другим ограничителем эффективности  межличностного обмена информацией  может быть отсутствие обратной связи  по поводу посланного вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку  дает возможность установить, действительно  ли ваше сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который  вы изначально ему придали. Как мы видим, существует множество причин, по которым сообщение, переданное, по вашему мнению, в полном соответствии с вашей идеей, может быть не понято.

9) Неумение слушать 

Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. К несчастью, немногие научились слушать с  той степенью эффективности, которая  в принципе в наших силах. Наша система образования подчеркивает важность чтения, письма и умения обращаться с числами, при этом почти не уделяется  внимания развитию умения слушать. Многим кажется, что слушать -- означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Как показали исследования, управляющий по сути дела слушает лишь с 25%-й эффективностью. Согласно другому исследованию, эффективное слушание является важнейшим качеством эффективно функционирующего менеджера. Типичный ответ тысяч руководителей, встречающийся чаще всего, выглядит примерно так: “Мне нравится мой начальник, он слушает меня” или “Я могу с ним разговаривать”.

Вывод

Подробно изучив и проработав основные этапы и элементы коммуникативного процесса мы можем смело утверждать, что его неэффективность - это прямое отражение недостатков, возникающих в процессе коммуникации. Поэтому наиболее рациональным решением данной проблемы является, прежде всего, глубокий анализ конкретных элементов коммуникационного процесса. Во вторых, как показывает практика, немаловажное значение нужно уделить субъектам коммуникации, разница между ними не должна быть значительной, иначе передаваемая информация может быть искажена. Для решения этой проблемы необходимо разрешение двух основных задач: во первых, уделения должного внимания обратной связи, т.к. она четко показывает насколько правильно воспринята полученная информация; во вторых, повышение информированности работников организации. Надо заметить, что в мировой литературе наиболее глубоко исследованы проблемы теории, истории, психологии, социологии коммуникации. В Украине большая часть работ по теории коммуникации посвящена преимущественно связям с общественностью - PR. При этом экономические аспекты по разным причинам оказываются на втором плане. Не уделено должного внимания коммуникации как фактору конкурентоспособности. Практически не изучены вопросы управления коммуникацией на региональном уровне. Все это приводит к необходимости разработки специального теоретического подхода к управлению коммуникацией. Из вышесказанного можно сделать вывод, что научные разработки в сфере коммуникаций также станут серьезным толчком для повышения эффективности коммуникаций.

18. Анализ проявления  способностей различных типов  в деятельности экономиста (управленца).

а) способности - это индивидуальная особенность 

б) способности - не все особенности  человека, а только психические (например, высокий рост не способность, хотя и  помогает добиться успеха при игре в баскетбол).

в) способности - это не всякие индивидуально  – психологические особенности, а только те, которые соответствуют  требованиям данной деятельности. Способности  всегда рассматриваются с точки  зрения выполнения какой-либо деятельности. Правильно говорить – «Способный к чему – нибудь….».

Способности обнаруживаются только в  деятельности.

г) способности - это не гарантия успеха, а лишь условие (успешность – качество и быстрота).

д) любая деятельность требует от человека не одной способности, а ряда взаимосвязанных способностей. Никакая отдельно взятая способность не может обеспечить успешное выполнение деятельности.

е) недостаток или слабое развитие одной, может быть компенсированы за счет усиленного развития других. Это дает широкие возможности для овладения различными  видами деятельности и развития способностей (различных).