Разработка организационного проекта функциональной подсистемы управления сбытовой деятельностью системы управления организации

 

Штатное расписание отдела сбыта Таблица7

Отдел сбыта
Начальник отдела сбыта	1
Зам. начальника отдела сбыта	1
Группа планирования планов производства по объему и номенклатуре
Начальник группы	1
Экономист	3
Сектор планирования и диспетчирования по отдельным видам –готовой продукции, ее складированию
Начальник сектора	1
Экономист по планированию	3
Диспетчер	2
Группа технического контроля
Начальник группы	1
Техник-технолог	2
Итого	15

 

В составе штата отдела сбыта отсутствуют работники, в чьи должностные обязанности напрямую входит исполнение функций по поиску потребителей продукции предприятия и заключению договоров с ними, т.е. менеджеры по продажам. Это приводит к тому, что выполнение данных функций ложится на других работников отдела. Это приводит к несогласованности действий, повышению напряжённости работы сотрудников, несоответствию возлагаемых функций и квалификации работников и, следовательно, снижает эффективность работы отдела.

 

2.3. Выводы из анализа состояния  субъекта управления.

 

В ходе анализа субъекта управления были выявлены следующие недостатки:

• Недостаточная степень соответствия оргструктуры отдела сбыта возлагаемым на него функциям, отсутствие подразделения, отвечающего за поиск потенциальных клиентов и заключение договоров.
• Отсутствие работников, компетентных в выполнении данных функций, т.е. менеджеров по продажам.
• Выполнение отделом несвойственных ему функций: организация работы складов готовой продукции, участков упаковки и отгрузки готовой продукции, определение потребности в таре для упаковки готовой продукции, а также организация учета тары, подлежащей возврату.
• Перегруженность функции заключения договоров на поставку и оформления договорных взаимоотношений.

 

Выявленные недостатки субъекта управления влекут за собой  такие негативные последствия как нарушение ритмичности сбыта, недопоставки продукции, возрастание нагрузок на отдельных работников отдела, стихийность заключаемых сделок и снижение эффективности работы отдела в целом. Всё это может привести к нарушению планов работы предприятия, снижению прибыли, а также ухудшению имиджа предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.4. Цели и критерии совершенствования подсистемы управления сбытовой деятельностью.

 

Составим дерево целей совершенствования подсистемы управления сбытовой деятельностью (рис. 3).

Рис. 3 Дерево целей совершенствования  подсистемы управления сбытовой деятельностью

Критериями совершенствования подсистемы управления сбытовой деятельностью являются: повышение экономической эффективности данной подсистемы, обеспечение ритмичного сбыта продукции предприятия, заключение необходимого количества договоров на реализацию, получение максимальной прибыли от продаж.

2.5. Разработка задания  на оргпроектирование

 

Целью оргпроектирования является совершенствование организации сбытовой деятельности предприятия, которое позволит обеспечить максимальную эффективность работы отдела, повысить ритмичность сбыта и увеличить доход от продаж.

Основанием для разработки оргпроекта является приказ заместителя директора по коммерческим вопросам от 01.12.2010 г.

Требования  к построению субъекта управления заключаются в соблюдении следующих принципов: соответствие системы управления сбытом целям организации, принцип пропорциональности производства и управления, принцип иерархичности, принцип экономичности.

Перечень проектных  предложений:

1. Провести изменение организационной структуры подсистемы управления сбытовой деятельностью с целью введения сектора, выполняющего функции по заключению договоров.
2. Ввести должность менеджера по продажам и разработать его должностную инструкцию.
3. Исключить выполнение несвойственных отделу сбыта функций.
4. Составить оперограмму процедуры заключения договоров на реализацию и оформления договорных взаимоотношений для упрощения процедуры.

Нормативно-методическую базу проектирования составляют Устав предприятия, Положение об отделе сбыта, Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.

Организация разработки оргпроекта:

Срок разработки – 2 месяца

Срок внедрения – 3 месяца

Источником финансирования является фонд развития организации. Средством  стимулирования работников за разработку и внедрение проекта являются премии по результатам работы, а  также оплату дополнительного обучения, которое будет способствовать дальнейшему профессиональному и карьерному росту работников.

 

Краткое технико-экономическое  обоснование

 

Источниками экономической  эффективности оргпроектирования  является повышение ритмичности  сбыта, повышение уровня реализации продукции, рост стабильности сбыта.

Источники социальной эффективности  – снижение нагрузок на работников отдела, снижение напряжённости труда  вследствие выполнения сотрудниками исключительно  тех работ, которые отвечают их квалификации и должности, как результат – улучшение социально-психологического климата в коллективе.

 

3. Проектная часть

 

Проектная часть представляет собой разработку комплекса взаимосвязанных  конкретных проектных мероприятий, рекомендаций, направленных на решение  поставленных в рамках темы курсового  проекта задач и затрагивающих субъект управления подсистемы хозяйственного обеспечения. Проектные предложения вытекают из проведенного анализа и разработанного задания на оргпроектирование.

Построим новую организационную  структуру подсистемы сбытовой деятельности, измененив количественный состав ее звеньев (см. Рис.4).

 

Рис.4 Усовершенствованная  оргструктура отдела сбыта

 

В оргструктуру вводится группа заключения договоров, задачей  которой является поиск потребителей, в том числе постоянных, связь с потребителем, проведение совещаний, согласование условий сторон, оформление договорных взаимоотношений. Изменения вводятся указом заместителя генерального директора по коммерческим вопросам и находят своё отражение в положении об отделе сбыта (Приложение 1).

В связи с вводом новой  группы необходимо ввести изменения  в штатное расписание (Таблица 9)

 

Штатное расписание отдела сбыта Таблица9

Отдел сбыта
Начальник отдела сбыта	1
Зам. начальника отдела сбыта	1
Группа перспективного планирования сбыта
Начальник группы	1
Экономист по планированию	3
Сектор текущего планирования и диспетчирования по готовой  продукции, ее складированию
Начальник сектора	1
Экономист	2
Диспетчер	2
Группа технического контроля
Начальник группы	1
Техник-технолог	2
Группа заключения договоров
Менеджер по продажам	2
Экономист	1
Итого	17

 

Должностная инструкция введённой должности менеджера  по продажам приведена в Приложении 2.

 

Исключив выполнение несвойственных функций, получим усовершенствованный  состав функций (Таблица 10)

Таблица 10

№	Функция
1	изучать перспективные  и текущие возможности сбыта  продукции
2	заключать договоры на поставку продукции и оформление договорных взаимоотношений
3	оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции
4	обеспечивать учет и контроль выполнения договорных обязательств
5	уточнять конъюнктуру  спроса на продукцию объединения
6	согласовывать номенклатуру и сроки поставки изделий
7	составлять годовые, квартальные  и месячные планы поставок и реализации
8	уточнять месячных планов выпуска продукции цехов
9	оформлять документацию, связанную с отгрузкой готовой  продукции
10	осуществлять контроль за правильным хранением готовой  продукции, ее сортировкой, комплектацией, упаковкой и подготовкой к  отправке
11	согласовывать технические условия приемки готовой продукции от цехов, ее упаковки, транспортировки, хранения и отгрузки
12	обеспечивать контроль за отгрузкой готовой продукции, составлять заявки на железнодорожные  вагоны и платформы, контейнеры, автомобили и другие виды транспорта

 

Построим усовершенствованную  схему функциональных взаимосвязей отдела сбытовой деятельности с другими  подразделениями предприятия, исключив излишние и добавив недостающие  связи и уточнив сферу ответственности  структурных подразделений отдела сбыта. Передача несвойственных функций в ведение складов осуществляется на основании указа заместителя генерального директора по коммерческим вопросам.(Таблица 11)

 

Усовершенствованная схема  функциональных взаимосвязей отдела

сбытовой деятельности с другими подразделениями предприятия. Таблица 11

Функция

Исполнители

Работы утверждают

Группа персп. планирования

Сектор опер. планир-я  и диспетчирования

Группа технического контроля

Группа  заключения договоров

Склад

Планово-экономический  отдел

Отдел маркетинга

Юридический отдел

Отдел междунар. хоз-ных  связей

Финансовый отдел

Отдел технического контроля

Производственно-диспетчерский  отдел

Зам.начальника отдела сбыта

Начальник отдела сбыта

Зам. ген.директора  по коммерческим вопросам

Изучать перспективные и текущие возможности сбыта продукции

О

П

П

К

Заключать договоры на поставку продукции и оформление договорных взаимоотношений

О

П

У

У

К

Р

Оформлять документацию, связанную с отгрузкой продукции

О

П

К

Обеспечивать учет и контроль выполнения договорных обязательств

О

У

К

Уточнять конъюнктуру спроса на продукцию объединения

О

П

Согласовывать номенклатуру и сроки поставки изделий

О

У

К

Составлять годовые, квартальные и месячные планы поставок и реализации

О

П К

У

К

Р

Уточнять месячные планы выпуска продукции цехов

О

П

Оформлять документацию, связанную с отгрузкой готовой продукции

О

П

К

Осуществлять контроль за правильным хранением готовой продукции, ее сортировкой, комплектацией, упаковкой и подготовкой к отправке

О

У

У

К

Согласовывать технические условия приемки готовой продукции от цехов, ее упаковки, транспортировки, хранения и отгрузки

О

У

П

Обеспечивать контроль за отгрузкой готовой продукции, составлять заявки на железнодорожные вагоны и платформы, контейнеры, автомобили и другие виды транспорта

О

У

К

 

О – отвечает за выполнение данной функции, организует ее исполнение, подготавливает и оформляет окончательный  документ;

П – представляет исходные данные, информацию, необходимые для  выполнения данной функции;

У – участвует в  выполнении данной функции;

Р – принимает решение, утверждает, подписывает документ.

К – контролирует выполнение данной функции.

 

Приведём усовершенствованную  оперограмму функции «Заключение  договоров и оформление договорных взаимоотношений», устранив из неё  неоправданные согласования (Таблица 12).

 

Усовершенствованная оперограмма  процедуры «заключение договоров

на поставку продукции» Таблица 12

Наименование операции	Исполнители
	Группа заключения договоров		Отдел маркетинга	Финанс. отдел	Планово-экономич. Отдел	Юридич. отдел	Зам. Ген.директора по коммерческим вопросам
1) Сбор заявок
2) Обработка заявок
3) Анализ рынка потребителей
4) Выбор потребителя
5) Проведение совещания (выработка условий)
6) Составить текст договора
7) Подписать договор

 

Построим органиграмму процедуры «Заключение договоров на поставку продукции о оформление договорных взаимоотношений», чтобы уточнить сферы ответственности участников процедуры. (Таблица 13)

 

 

 

 

 

Органиграмма процедуры

 «Заключение договоров на поставку продукции о оформление

договорных взаимоотношений» Таблица 13

Наименование операции	Исполнители
	Группа заключения договоров	Отдел маркетинга	Планово-экономич. отдел	Юридич. отдел	Зам. Ген.директора по коммерческим вопросам
1) Сбор заявок			+
2) Обработка заявок	+
3) Анализ рынка потребителей		+
4) Выбор потребителя	+
5) Проведение совещания (выработка условий)	+
6) Составить текст договора	+
7) Подписать договор					+