Документ в системе управления проектами

Оглавление

Введение 3

Система управления проектом: понятие, элементы, назначение 4

Функции и назначение документа в системе управления проектом 8

Основные документы в системе управления проектами 11

Элементы управления документами 15

Последствия плохого управления документами 17

Заключение 19

Список использованной литературы 20

 

 

 

Введение

Документирование - один из важнейших  элементов в управлении проектами, но гонка за экономией времени  и человеческих ресурсов, часто приводит к тому, что мы сознательно или  впопыхах не уделяем управленческому  документированию должного внимания.

Несмотря на широкое распространение  в России и за рубежом проектного способа решения различных задач как в государственном секторе, так и в предпринимательской среде, система документационного обеспечения управления проектами до сих пор исследована слабо, не определен необходимый и достаточный состав комплекса документов, обеспечивающий рациональное исполнение функций управления в рамках проекта.

Таким образом, целью данного  реферата является определение места  документа в системе управления проектами на основе выделения функций  документа в СУП. Достижению цели способствовала постановка и решение  следующих задач:  изучение понятия  системы управления проектами, его  состава и содержания, рассмотрение основных документов сопровождающих проект, определение последствий плохого  управления документированием в  СУП. 
Система управления проектом: понятие, элементы, назначение

Современная организация способна существовать и успешно конкурировать  на рынке лишь при условии постоянного  развития и адаптации к изменяющимся условиям ведения бизнеса. Это означает, что руководство компании при  постановке и достижении определённых целей, постоянно сталкивается с  соответствующими управленческими  проблемами: планирование работ во времени,  определение потребности  в ресурсах, стоимость ресурсов,  кредиторская и дебиторская задолженность. И это только несколько из большого количества ежедневных вопросов. Данные вопросы связаны с неопределенностью, которая всегда присутствует при реализации проектов.

Проект – это уникальная деятельность, направленная на достижение определённого результата или цели, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а так же с учётом требований к  качеству и допустимого уровня риска.  Проект как правило предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей.

Управление проектом (англ. project management) — это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (время, деньги, труд, материалы, энергия и др.), качеством и рисками в рамках некоторых проектов, направленных на достижение определенного результата при указанных ограничениях. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана и отклонений от него, а так же минимизации рисков по проекту.

Понятия проект и управление проектами связаны с необходимостью управления изменениями. Важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач.

Система управления проектами (СУП) включает в себя  организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом, в основе которого лежит программное обеспечение календарного планирования.

Система управления проектами используется для:

• разработки поэтапного расписания выполнения проекта;
• определения критического пути и резервов времени;
• определения потребности в финансировании, материалах и оборудовании;
• распределения возобновляемых ресурсов по времени;
• анализа рисков и планирования расписания с учетом рисков;
• контроля и мониторинга выполнения проекта;
• анализа отклонений хода работ от запланированного и прогнозирование основных параметров проекта.

Систему управления проектами  в компании необходимо создавать  как комплекс взаимосвязанных элементов:

• Организационная структура управления проектами,
• Документы, регламентирующие процессы управления проектами,
• Информационная подсистема, обеспечивающая автоматизацию процессов управления проектами.

Под стандартом предприятия мы понимаем совокупность документов, объясняющих  или предписывающих, как, в какой  последовательности, в какие сроки, с использованием каких шаблонов нужно выполнять те или иные действия в процессе управления проектами. Количество этих документов зависит от степени  детализации стандарта и может  быть достаточно велико (от десятков до сотен документов). На рис. 2 они представлены в виде пирамиды, которая обычно выстраивается сверху вниз по мере пробуждения аппетита у тех, кто  организует и регламентирует работы на предприятии, и соответствующего ему развития стандарта.

Стандарт управления состоит из:

1. Политика компании по управлению проектами
2. Процедуры управления проектом
3. Детальные инструкции по исполнению процедур
4. Шаблоны документов

В конце 90-х появились системы  управления проектами, которые предлагают простой доступ к информации о  множестве одновременно выполняющихся  проектов. С течением времени системы  управления проектами перестали  быть лишь средством создания и оптимизации  модели проекта, в настоящее время они являются  ядром сбора и обработки данных о проекте в режиме реального времени. Тщательно составленная информационная модель предоставляет руководству и членам команды возможность принимать приемлемые и обоснованные решения на протяжении всего проектного цикла. Соответствующая организация управления может обеспечить построение процедур анализа качества выполнения работ, которая фокусирует внимание руководства на достижении поставленных целей. Информационная модель проекта, разработанная на начальной стадии планирования, подвергается в дальнейшем переработке в процессе его реализации. Таким образом, базовые методики календарного планирования используются на протяжении всего жизненного цикла проекта.

 

Функции и назначение документа в системе управления проектом

Документ – средство закрепления  информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и  мыслительной деятельности человека. Он создается посредством графики, рисунка, фотографии, письма, звуко- и видеозаписи на материальном носителе: на бумаге; фото- и кинопленке; на магнитных (аудио- и видеопленке: гибких и жестких дисках) и оптических носителях (СD и DVD-дисках). Юридическую силу документ приобретает в случаях, когда он создан по установленным правилам.

Под информацией  обычно понимают сведения об окружающем нас мире и  протекающих в нем процессах, воспринимаемых человеком или специальными устройствами. С точки зрения содержания или области деятельности информация условно может быть отнесена к управленческой, научно-технической, медицинской, сельскохозяйственной и др.

В настоящей работе рассматривается  управленческая документация, используемая организациями, учреждениями и предприятиями (далее организациями) в целях  управления проектами и отдельными его этапами.

.   В результате осуществления  общих и специальных функций  управления образуется две группы  документов. К первой группе относятся  документы, создаваемые в процессе  распорядительной и исполнительной  деятельности организаций (органов  государственного управления, прокуратуры,  суда, в общественных организациях, в администрации предприятий  и учреждений). Документация, применяемая  при оформлении распорядительно-исполнительной  деятельности органов федерального  управления и субъектов РФ, а  также подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной (ОРД). Входящие  в  ОРД  документы подразделяют на:  организационные (положения, уставы, инструкции, правила); распорядительные (постановления, распоряжения, приказы, указания, решения); справочно-информационные  (письма;  докладные, служебные и объяснительные записки; справки; протоколы;  акты;  обзоры;  отчеты;  стенограммы;  списки;  перечни и др.).

Вторую группу составляют документы, специфичные для каждой из специальных функций управления, а также  для таких областей деятельности, как транспорт, связь, статистика, здравоохранение, военное  дело, юриспруденция и др. Для  функций бухгалтерского учета:  главная  книга  и журналы; журнальные и  мемориальные ордера; оборотные и  контрольные ведомости и др.

Постановлением Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003 утвержден и введен в действие ГОСТР 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  Его требования  являются рекомендуемыми на основании Законов Российской Федерации «О стандартизации» № 196-ФЗ от 30.01.2001 и « О техническом регулировании»  № 184- ФЗ от 27.12.2002.  В соответствии с его названием ГОСТ Р 6.30- 2003 распространяется на организационно- распорядительные документы (ОРД) и относится к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 020000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам и государственных организаций,  и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Рекомендательный характер государственного стандарта в отдельно взятой организации должен стать  основой для подготовки собственного нормативно-правового акта, в который  в качестве обязательных будут вводиться стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.п.  Это обеспечит юридическую силу, качественное и своевременное исполнение документов, организацию их оперативного поиска.

Практически каждый вход или  выход процессов управления проектами в PMBOK является документом, а элементарные процессы образуют процедуры управления проектами Более того, добрая половина процессов PMBOK описывается как «процесс документирования» чего-либо. Поскольку авторитет PMBOK не вызывает сомнения, то остается разобраться как, зачем и, главное, на сколько глубоко необходимо документировать проектную деятельность?

Документы, в управлении проектом, выполняют следующие функции:

1. Информационная функция определяется потребностью команды проекта в документировании, хранении, предоставлении и обмене информацией. Каждый документ обладает определенной «информационной ёмкостью», т.е. количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации.
2. Управленческая функция, обеспечивающая процесс управления. В ней документ выступает как средство управления деятельностью, а также устанавливает или упорядочивает действия участников проекта.
3. Юридическая функция – когда документ является письменным доказательством и источником права, как в случае с контрактами, лицензиями и пр.

Человечество не зря придумало  и зарегламентировало делопроизводство. С одной стороны, это замедляет  и усложняет саму деятельность, с  другой стороны есть возможность  в любой момент обратиться к «прошлому» и восстановить детальную картину  и последовательность событий.

Если не придавать должного значения проектному делопроизводству, то наступает момент, когда уже  не получается восстановить цепь событий  и понять кто, когда и почему принял те или иные решения; на каком этапе  и по каким причинам проект начал  выбиваться из графика и бюджета; и т.д.

Итак, обобщая и дополняя вышесказанное, управленческое документирование:

1. Дисциплинирует исполнителей за счет структуризации деятельности – напиши, как будешь делать; делай, как написал; оформи всё документально; а по окончании подведи итог.
2. Позволяет в любой момент обратиться к прошлым наработкам и ничего не забудется.
3. Обеспечивает учет деятельности и принятых решений. 
   

Основные документы в  системе управления проектами

Для нормального документирования требуются следующие шаблоны, описанные ниже.

1. Для инициации проекта:
• Экономическое обоснование используется для оправдания финансовых инвестиций в проект, а также определяет затраты и выгоды так, чтобы было понятно, какая ожидается рентабельность инвестиций.
• Устав проекта документирует цели, содержание, команду, временные рамки и результаты.

Устав проекта (рroject charter) - один из самых «мифологизированных» рабочих документов проекта. Краткость описания этого документа в основном стандарте PMI – PMBOK в редакциях 2000 и 1996 года, с лихвой окупается богатством интерпретаций предназначения и содержания данного документа как российскими, так и зарубежными экспертами в области управления проектами.

Если обобщить существующие в проектной практике точки зрения, то получится, что под Уставом  проекта разные специалисты, в т.ч. ориентирующиеся на PMBOK, понимают:

• заявку на открытие проекта;
• приказ на открытие проекта;
• некий аналог положения о подразделении (цели, организационная структура управления проектом, распределение ролей и ответственности среди членов проектной команды);
• техническое задание менеджеру проекта от руководства или заказчика;
• обоснование проекта;
• аналог плана управления проектом;
• если по проекту заключается контракт с внешним заказчиком/исполнителем, то он полностью заменяет Устав.