Пути совершенствования административных методов управления филиала «Калинковичский хлебозавод»

Важнейшим инструментом управления деятельностью предприятия  являются организационно-распорядительные (административные) методы воздействия. С их помощью осуществляются регулирующие функции, координируются экономические интересы участников различных уровней производственного процесса.

Основными распорядительными воздействиями в отделении являются приказы и распоряжения, издаваемые в письменной форме, в которых четко формулируются цели, содержание, объемы, сроки выполнения заданий, указаны исполнители и условия выполнения этих заданий а также определено должностное лицо, осуществляющее контроль за исполнением задания. Приказы издаются за подписью директора. Данные документы в кратчайшие сроки немедленно отправляются в соответствующие подразделения, где работники после ознакомления с ними делают соответствующую отметку. Документооборот на предприятии организован таким образом, что организационно-распорядительные документы доводятся до работников в полном объеме и в кратчайшие сроки.

Любое управленческое решение не может реализоваться само, необходимы соответствующие организационные мероприятия.

Административные методы в филиале «Калинковичский хлебозавод» основаны на исполнении обязательных предписаний и рекомендаций. Они позволяют оперативно влиять на ход событий в процессе управления, являются средствами волевого и конкретного воздействия (определяют цели, задачи, порядок и сроки выполнения задач, ресурсы и условия), установления и поддержания дисциплины и порядка в рабочем процессе. Для административных методов управления также характерны: прямое и быстрое воздействие на управляемый объект; однозначное, как правило, решение в конкретной производственной ситуации; обязательность выполнения решения; защита прав подчиненных, осуществляемая вышестоящим органом, а в случаях необходимости – судом или арбитражем.

Организационно-распорядительные методы управления разделяют на две группы: организационного и оперативно-распорядительного воздействия.

Организационные методы связаны с постоянным совершенствованием механизма и структуры управления и основаны на использовании административных актов и норм, лимиты труда и средств, проценты отчислений от прибыли используются как экономические рычаги управления. Другие служат средством административного воздействия (те же нормы выработки, но применяемые для определения числа людей, техники и для контроля, оптимальные размеры подразделений, нормы управляемости, нормативные затраты и структуры, нормативные сроки и т. д.) [22, c. 58].

Нормирование в филиале «Калинковичский хлебозавод» – гибкая форма управления, поскольку нормы могут и должны учитывать конкретные условия и в зависимости от обстоятельств служить мерой желаемого или обязательного состояния объекта. Этим определяется специфика контроля. Проверяется не только сам факт выполнения норм, но и отклонение от норматива, соответствие фактических условий нормативным.

Характер и сила воздействия нормирования определяются его содержанием и формой. Нормативы, служащие измерителем количества и качества труда, как правило, доводятся в форме заданий. Работник знает, что его труд будет объективно оценен, так как имеется общая для находящихся в одинаковых условиях основа для сравнения, соблюдается мера труда и потребления. Это побуждает его трудиться лучше.

Способ организации, при котором преобладает воздействие путем нормирования, имеет достоинства и недостатки.

К достоинствам относятся:

• гибкость управления,

• стимулирование самоуправления и творчества,

• сочетание с экономическими методами,

• расширение самостоятельности коллектива и неформальной сферы его отношений как внутренних, так и внешних.

Недостатки нормирования: некоторое снижение четкости и определенности в постановке задач, оперативности их выполнения (по сравнению с регламентированием). Эффективность этого способа воздействия зависит от научной обоснованности нормативов, полноты учета нормообразующих факторов.

Оптимальное соотношение гибкости и стабильности в управлении филиала «Калинковичский хлебозавод» обеспечивается за счет правильных пропорций между нормированием и регламентированием.

Одним из административных методов управления персоналом являются меры дисциплинарного взыскания.

 

Таблица 2.3 – Оценка дисциплинарных взысканий  в филиале «Калинковичский хлебозавод»

Наименование дисциплинарного взыскания	Значение по годам
	2011	2012	2013
Замечание	145	132	156
Выговор	78	95	87
Увольнение	12	5	15

 

        Исходя из данных таблицы 2.3, можно сделать  вывод о том,  что на предприятии применяются дисциплинарные методы взыскания.

Инструктирование в филиале «Калинковичский хлебозавод» – это разработка и доведение до исполнителя свода правил его поведения или перечня наставлений методического характера. По характеру действия оно делится на регламентирующее, которое предписывает безусловное выполнение (инструкции по технике безопасности), и методическое, позволяющее исполнителю самому разрабатывать решения или производить действия, но по определенной методике. По времени действия инструкции делятся на долгосрочные и кратковременные. Лишь первые из них используются при построении организационного механизма.

Достоинства этого способа управления заключаются в следующем: инструкции вносят ясность во взаимоотношения работников, исключают необходимость многократно разъяснять, кому, что, где и когда делать. Они доводятся до исполнителя на длительный срок, повышают чувство ответственности и позволяют работать более организованно и ритмично, экономя управленческий труд. Инструкции  способствуют внедрению достижений научно-технического прогресса, повышают качество и эффективность работы.

Недостатки инструктирования в филиале «Калинковичский хлебозавод» могут проявляться при нетворческом использовании инструкций и рекомендаций. Конкретные условия всегда более разнообразны, чем их отражение в инструкциях, поэтому необходимо учитывать специфические условия и возможности производства [8, c.147].

Рассмотренные способы организационного воздействия взаимозаменяемы. Выбор определяется условиями производства и характеризует стиль руководства. Гибкий руководитель использует разнообразные средства с учетом форм организации труда и экономических отношений, характера и состояния человека и т. д. 

На хлебозаводе процесс труда осуществляется на значительной территории, подвергается воздействию природных факторов, рыночной конкуренции, рисков, затрудняющих управление и выводящих систему из равновесия. Поэтому для достижения непрерывности и ритмичности производственных процессов, согласованного и четкого действия больших групп работников даже в условиях хорошо налаженного организационного механизма приходится прибегать к указаниям, распоряжениям,направленные на устранение возникающих диспропорций, выход из сложных ситуаций технического, технологического и экономического характера. Все эти мероприятия называются оперативно-распорядительными и обеспечивают выполнение планов и графиков работы, а также контроль за их выполнением.

Опыт руководителей в филиале «Калинковичский хлебозавод» позволил выделить общие правила и требования к распоряжениям и указаниям.

Распоряжения и указания должны быть:

-исчерпывающими и краткими, содержать всю необходимую для исполнителя информацию;

-конкретными, четко ограничивающими круг обязанностей исполнителя; точными и ясными, исключающими возможность различных толкований;

-адресными, то есть поручаться конкретному исполнителю;

-содержать задание исполнителю на продолжительный отрезок времени;

-не категоричными, чтобы не унижать человеческое достоинство подчиненного [10, c.78].

Руководству необходимо проверять, как отданные распоряжения понял и усвоил исполнитель. Нужны последующий контроль и проверка исполнения.

Результативность и эффективность использования методов управления во многом определяется комплексностью и системностью их использования. Комплексность использования методов управления означает, что они должны использоваться во всей совокупности, одновременно, хотя, естественно, в различных пропорциях и соотношениях. Системность же означает, что они должны использоваться во всех звеньях и на всех уровнях, по всей иерархии. Только при этих условиях можно рассчитывать на эффективность и действенность методов управления.

Методы управления, будучи рычагами активного воздействия на объект управления, всегда должны выбираться критично, взвешенно и целесообразно в соответствии с поставленными задачами, характеристиками объекта и субъекта управления. Устав – основной документ, регулирующий деятельность предприятия.

Структура устава филиала «Калинковичский хлебозавод» состоит из 20 статей. В уставе содержится:

- Общее полоожение;

- Фирменное наименование  и место нахождения предприятия;

- Правовое положение общества;

- Ответстенность предприятия;

- Филиалы и представительства;

- Уставной капитал;

- Акции общества;

- Размещение акций и  иных эмиссионных ценных бумаг;

- Приобретение обществом размещенных акций;

- Дивиденды;

- Структура органов общества;

- Общее собрание акционеров;

- Совет директоров общества;

- Исполнительный орган  общества;

- Ответственность членов  совета директоров;

- Ревизионная комиссия;

- Реестр общества;

- Фонды общества;

- Предоставление обществом  информации;

- Заключительные положения .

На сегодняшний день в филиале имеется штатное расписание, предусматривающее все необходимые службы и подразделения (отделы) для эффективной работы. Все подразделения (отделы) укомплектованы необходимым числом сотрудников, имеющих соответствующую квалификацию. На каждую штатную единицу разработаны подробные должностные инструкции, которые четко и ясно регламентируют и предусматривают должностные обязанности, порядок и сроки их исполнения на соответствующем участке работы.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Должностная инструкция является, с одной стороны, организационно-распорядительным документом, определяющим должностные обязанности каждого работника, его права и ответственность за выполняемую работу, с другой – нормативной основой для оценки деятельности работника, установления соответствия занимаемой должности при проведении аттестации и приема на работу. В заголовке должностной инструкции указывается полное наименование должности служащего и подразделения, в котором данная должность предусмотрена.

В частности должностная инструкция  бухгалтера  состоит из 5 разделов:

Общие положения;

Функциональные обязанности;

Должностные обязанности;

Права;

Ответственность (Приложение А).

Проанализировав данную инструкцию, следует отметить, что не следовало отдельно выделять «Функции», так как некоторые из них дублируются в следующем пункте – «Должностные обязанности». Пункт «Должностные обязанности» излишне описывает обязанности работника. На мой взгляд их необходимо сократить до 6-8, так как это затрудняет использование должностной инструкции для оценки деятельности работника, то есть одно из направлений ее назначения перестает играть свою роль.

Вышеперечисленная документация упрощает, делает оперативным процесс управления, позволяет осуществлять контроль за исполнением указаний, решений, регулирует деятельность предприятия, дисциплину, предписывает ряд задач, а также материально стимулирует персонал к работе или наказывает за нарушения.

Под экономичностью аппарата управления понимаются оптимальные затраты на его функционирование. Для оценки экономичности могут использоваться такие показатели, как удельный вес затрат на содержание аппарата управления, удельный вес управленческих работников, стоимость выполнения единицы объема отдельных видов работ.

Адаптивность системы управления определяется ее способностью эффективно выполнять задачные функции в определенном диапазоне изменяющихся условий. Чем относительно шире этот диапазон, тем более адаптивной считается система.

Гибкость характеризует свойство органов аппарата управления изменять в соответствии с возникающими задачами свои роли в процессе принятия решений и налаживать новые связи, не нарушая присущей данной структуре упорядоченности отношений.

Оперативность принятия управленческих решений характеризует своевременность выявления управленческих проблем и такую скорость их решения, которая обеспечивает максимальное достижение поставленных целей при сохранении устойчивости налаженных производственных и обеспечивающих процессов.

Таким образом, административные методы управления в филиале «Калинковичский хлебозавод» имеют двойное назначение: существуют как самостоятельные методы и как продолжение экономических и социально-психологических методов, как бы подкрепляют их, оформляют организационно. При оценке эффективности процесса управления используются показатели, которые могут оцениваться как количественно, так и качественно. Эти показатели приобретают нормативный характер и могут использоваться в качестве критерия эффективности ограничений, когда организационная структура изменяется в направлении улучшения одного или группы показателей эффективности без изменения остальных. К нормативным характеристикам аппарата управления могут быть отнесены следующие: производительность, экономичность, адаптивность, гибкость, оперативность, надежность в следующей главе мы произведем расчет некоторых из этих показателей и постараемся оценить эффективность аппарата управления.

 

 

3.Пути совершенствования административных методов

управления в филиале «Калинковичский хлебозавод»

 

3.1 Основные направления  совершенствования административных  методов управления в филиале «Калинковичский хлебозавод»

 

Административные методы управления, стратегия их реализации, современные принципы работы с кадрами филиала требуют соответствующего организационного механизма, способного решать эти задачи, создавая достаточные организационные условия для проведения кадровой работы по всем ее направлениям.