Цели и функции управления предприятием туризма

     Главной целью управляющей компании является работа комплекса как гостиницы  и получение максимальной прибыли  в результате оказания гостиничных  услуг данным комплексом в соответствии со стандартами качества, применяемыми в зависимости от «флага» гостиницы. Соответственно, и вознаграждение управляющей  компании состоит из двух частей –  базовой платы за управление и  поощрительного вознаграждения.

     Подводя итог нашим рассуждениям о Соглашении об управлении гостиницей и его правовой природе, я пришла к выводу о том, что это смешанный договор, содержащий в себе элементы агентского договора и договора об оказании услуг, обычно заключаемый между двумя юридическими лицами, одним из которых является международная гостиничная сеть, а другим, соответственно, – владелец гостиницы как имущественного комплекса. Таким образом, заключая Соглашение об управлении гостиницей в России и подчиняя его российскому праву, владельцу следует иметь в  виду, что на указанное соглашение будут распространяться гражданско-правовые нормы, относящиеся к агентскому договору и договору возмездного оказания услуг.

     Делая вывод, следует сказать, что соглашение об управлении гостиницей является правовой основой сотрудничества российских гостиниц и управляющих компаний. 

     2.4 Shelter – система управления гостиницей 

     Существует  множество систем управлений гостиницами. Одна из многих – это Shelter. Рассмотрим ее поподробнее.

     UCS Shelter-это новая разработка UCS, принципиально  отличающаяся от других программных  продуктов фирмы, поскольку здесь  автоматизированы такие процессы  как бронирование, поселение, выселение,  работа со счетами гостей и  т.д. Все программы связаны  между собой, то есть передача  данных производится автоматически.  Таким образом, установив в  ресторанах и барах гостиницы  систему UCS R-Keeper, складскую систему  UCS StoreHouse, систему автоматизации  гостиницы UCS Shelter, Вы осуществите  комплексную автоматизацию гостиницы. 

     Система решает следующие крупные задачи:

• автоматизация служб бронирования и размещения,
• управление ресурсами гостиницы,
• поддержка единой системы безналичных платежей для гостей и клиентов,
• автоматизация текущей деятельности,
• ведение базы данных гостей,
• многофакторный анализ деятельности гостиницы,
• взаимодействие с другими системами.

     Система UCS Shelter поддерживает иерархические  счета (фолио) с возможностью задания  ограничений на транзакции и трансферты, с занесением сумм, как по факту  оказания услуги, так и автоматически, продажу услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого  пересчета фактической стоимости, тарифы и тариф - контракты, ведение истории гостя и истории расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, по типу номера или по номеру.

     Система UCS Shelter состоит набора модулей и  ядра, обеспечивающего их интеграцию и разграничение пользовательских полномочий. Такое решение позволяет  собирать автоматизированные рабочие  места с нужной функциональностью, расширять и заменять функции. Этими рабочими местами могут, например, быть:

     1. Портье

• информация о предстоящих заездах и выездах;
• информация о наличии мест в гостинице;
• информация о состоянии счетов гостей;
• ввод данных о заездах (check-in, check-out);
• размещение гостей;
• текущая работа с клиентом (внесение информации о пользовании услугами, переселение из номера в номер);
• резервирование (индивидуальное, служебное);
• информация о текущей загрузке и количестве брони на будущие периоды;
• информация о количестве и типе заказываемых номеров, о времени прибытия и отъезда гостей;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• работа со счетами гостей и клиентов;
• внесение информации об оказанных услугах и платежах по ним на счета гостей;
• печать и выставление счетов клиентам;
• создание мастер-фолио;
• информация обо всех платежах и услугах;
• печать дневных отчетов;
• доступ к архиву счетов;
• возможность ввода услуги страхования гостей, с выдачей страхового полиса;
• при установке системы в гостиничных предприятиях, оказывающих санаторные услуги, возможно ведение истории болезни гостя;
• для иностранных гостей предусмотрена услуга регистрации и паспортно-визового контроля.

     2. Отдел бронирования 

• резервирование (индивидуальное, групповое, служебное) по типу комнаты или по комнате, отмена резервирования
• печать подтверждений по брони;
• информация о внесении депозитов за бронь;
• анализ текущей и ожидаемой загрузки
• просмотр истории гостя

     3. Бухгалтерия, участок работы со  счетами гостей и клиентов

• разнесение безналичных платежей по счетам гостей и клиентов
• анализ расчетов с компаниями и турагенствами;
• выставление счетов к оплате
• получение отчетов о финансовой деятельности гостиницы
• доступ к архиву счетов

     4. Офис руководителя хозяйственной  службы отеля (housekeeping)

• управление службами сервиса гостиницы;
• контроль состояния номерного фонда;
• информация о санитарном состоянии номеров;
• управление службой горничных;
• организация бюро находок;
• получение отчетов о работе сервисных служб;
• ведение справочника номеров и индивидуальных особенностей комнат;
• анализ текущего состояния номеров;
• управление статусом номера (чистый, грязный, неисправен, вне продажи);
• прочие отметки (смена полотенец, белья, халата, требуемый вид уборки или ремонта и пр.).

     5. Офис программиста 

• управление интерфейсом с системой R-Keeper
• управление интерфейсом с телефонной станцией
• информация о совершенных звонках и их стоимости, об открытии/закрытии определенного класса телефонного доступа в номере (должно поддерживаться телефонной станцией)
• управление интерфейсом с кабельным телевидением
• информация о сеансах просмотра платного телевидения
• настройка под любую телефонную станцию любой емкости;
• поддержка архивов всех произведенных телефонных переговоров;
• настройка прейскурантов на различные внешние линии;
• управление телефонной стацией: подключение телефона при въезде гостя и отключение при выезде;
• подготовка отчетно-финансовых документов для бухгалтерии.

     6. Офис финансового директора

• ведение справочников предоставляемых услуг;
• определение пакетов услуг;
• определение типов, стоимости и индивидуальных особенностей номеров;
• определение тарифов и возможность их связи с временными периодами;
• определение типов и категорий гостей;
• получение текущих отчётов, в том числе: оборотно-сальдовый баланс; оборотно - сальдовый баланс по фолио; обороты по операциям; книга регистрации счетов-фолио с расшифровкой; обороты по операциям с расшифровкой; список транзакций за любой период; загруженность номерного фонда за период; отчет по группам (организациям); отчет по тарифам; изменение расценок на те или иные гостиничные услуги;
• управление пакетами услуг и их тарифами;
• управление справочником типов номеров;
• получение отчетов всех видов и т.д.

     7. Касса

• расчет с гостями за предоставленные услуги по проживанию;
• полный расчет за услуги, предоставленные гостю за весь период проживания;
• расчет с гостями за дополнительные услуги;
• прием оплаты за услуги, предоставляемые гостиницей не только гостям, но и посторонним людям;
• возврат денег;
• все расчеты с гостями производятся с выдачей фискального документа.

     Система поддерживает иерархические счета (фолио) с возможностью задания ограничений  на транзакции и трансферы, с занесением сумм, как по факту оказания услуги, так и автоматически, продажу  услуг сложными пакетами с возможностью многоступенчатого пересчета фактической  стоимости, тарифы и тариф-контракты, ведение истории гостя и истории  расчетов с клиентами, открытое, групповое, специальное резервирование, резервирование по заявке, по типу номера или по номеру и др. Информация о счетах ресторана, о совершенных звонках и просмотрах телевидения автоматически попадает в счёт гостя.¹⁰

     Подводя итог, следует сказать, что существует много систем управления гостиницей, самая распространенная была описана  выше.

      Заключение 

     В заключение следует повторить, что  туризм – это деятельность лиц, которые  путешествуют и осуществляют пребывание в местах, находящихся за пределами  их обычной среды, в течение периода, не превышающего одного года подряд, с целью отдыха, деловыми и прочими целями.

     В производственно-обслуживающем процессе туризма выделяют формы, виды и разновидности туризма.

     Являясь сложной социально-экономической  системой, туризм подвержен влиянию со стороны многочисленных факторов, роль которых в каждый момент может быть различна.

     На  эффективное функционирование системы туризма оказывают влияние развитие туристской индустрии и разработка туристской политики.

     Процесс управления в сфере туризма должен опираться на ряд особенностей данной отрасли. В соответствии с этим можно выделить ряд общих черт, характерных для управления в сфере туризма:

• приоритет желаний конечных потребителей при планировании туристской деятельности;
• непервичность туристской услуги;
• большое значение маркетинга в туристской отрасли;
• уникальность туристской услуги.¹¹

     Сегодня индустрия гостеприимства представляет собой мощнейшую систему хозяйства  региона или туристского центра и важную составляющую экономики  туризма. Индустрию гостеприимства составляют различные средства коллективного  и индивидуального размещения: отели, гостиницы, мотели, молодёжные хостели  и общежития, апартаменты, туристские приюты, а также частный сектор, участвующий в размещении туристов.

     Сервис  нужно строить не только по принципу спроса (что хочет гость), но и по принципу предложения (гостиница предлагает новые услуги, которые может оказать, а гость выбирает).

     Активное  и рациональное применение стандартов (в первую очередь, международных) позволяет  обеспечить требуемое качество продукции  и услуг, организовать отлаженный и  непрерывный технологический процесс, а также приводит к преодолению  технических барьеров на внешних  рынках, расширению базы производственного  сотрудничества с зарубежными партнёрами, установлению более высокого уровня цен на продукцию и услуги и  повышает уровень конкурентоспособности  российских предприятий на мировом  рынке.