Создание маркетинговой информационной системы предприятия

2.Определение  целей МИС. На основании анализа целей и задач организации, уже имеющихся информационных ресурсов и планов и развития, групп потенциальных пользователей, а также ресурсов, доступных для разработки и эксплуатации МИС, можно сформулировать цели МИС. При этом целесообразно учесть изменения целей, задач и ресурсов на несколько лет вперед. К числу возможных вариантов основной цели эксплуатации МИС можно отнести следующие:

а) сбор, анализ и доведение до пользователей, в  удобной для них форме, наиболее качественной и подробной информации по рынкам и товарам, с которыми работает организация, при заданных ресурсах на разработку и эксплуатацию МИС;

б) сбор, анализ и доведение до пользователей  информации по заданной области, позволяющей проводить анализ с заданной точностью.

3.Определение  основных задач МИС. После определения целей МИС составляется перечень основных задач на этап ее эксплуатации. Для конкретной МИС целесообразно без особой детализации указать конкретные задачи, которые должна решать эта система в течение следующих нескольких лет, какую информацию собирать, в каком виде как часто распространять. Все эти моменты уникальны для каждой конкретной МИС. В качестве направлений, по каждому из которых составляются списки конкретных задач, к которым можно отметить:

• сбор, анализ и доведение информации до каждой группы пользователей;
• контроль эффективности функционирования МИС;
• текущую доработку МИС.[24]

4. Определение  критериев оценки эффективности  МИС. Очень важно разработать и согласовать критерии оценки эффективности функционирования МИС. Для организаций, собирающих информацию для своих нужд, такими критериями является количество и качество собранной информации, ее соответствие потребностям пользователей.

5. Предварительная  оценка ресурсов. На данном этапе проводится примерная оценка и сравнение имеющихся и требуемых ресурсов. В качестве ресурсов имеются в виду финансы, кадры, технические и программные средства, отдельно на разработку и на эксплуатацию МИС. Также следует оценить время, отведенное на разработку МИС и ожидаемое время ее эксплуатации, а также периоды, на которые его целесообразно делить. На каждый такой этап проводится подробное планирование, а после его завершения — контроль эффективности выполнения этапа.

Необходимо  выявить, какие имеющиеся ресурсы руководство организации готово выделить на разработку и эксплуатацию МИС. После выявления предполагаемых ресурсов на разработку и эксплуатацию МИС целесообразно на основе имеющегося опыта и экспертных оценок дать приближенную оценку минимальных и желательных затрат на разработку эксплуатацию ИС. Требуется также определить, на какие технические программные средства стоит ориентироваться при проектировании системы сбора и распространения информации.

В качестве средства распространения информации можно использовать веб-сайт во внутренней сети организации (Intranet). Это особенно удобно для сбора и распространения информации по находящимся в других регионах подразделениям вашей организации.

Работу по разработке и  эксплуатации МИС целесообразно рассматривать как работу центра затрат, т.е. подразделения, необходимого для фирмы, но непосредственно не приносящего прибыли. Целесообразно устанавливать бюджет работы такого центра и оценивать его работу по заранее установленным критериям, в первую очередь по количеству и качеству собираемой информации, а также ее соответствия потребностям пользователей. [12]

После оценки предполагаемых и требуемых на разработку и эксплуатацию ресурсов, проводится их сравнение  по каждому из ресурсов. Если хотя бы по одному из ресурсов оценка требуемых ресурсов будет в 2 или более раз больше предполагаемых, то до перехода к более детальному планированию МИС следует обсудить эти расхождения с заказчиком.

6. Определение допущений и рисков. На данном этапе желательно оценить использованные при предварительной оценке МИС допущения, а также возможные риски во время разработки и эксплуатации МИС. В качестве типового допущения обычно предполагается, что ресурсы на разработку и эксплуатацию МИС будут выделяться своевременно в нужном объеме. Примером возможного риска является случай, когда руководство предполагает разработать МИС, работающую в сети Internet силами своих сотрудников, не имеющих такого опыта.[6]

7. Согласование  результатов анализа. На данном этапе проводится согласование результатов предварительного анализа МИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами, в первую очередь группами потенциальных пользователей МИС. Целесообразно предложить несколько вариантов МИС, различающихся набором функций и затратами на разработку и эксплуатации МИС.

2.3. Планирование разработки и эксплуатации маркетинговой информационной системы 

1. Определение  работ и их последовательности. Проектирование МИС может занимать примерно 3-6 месяцев для сложных систем и 1-3 для достаточно простых. Функционирование можно разбить на ряд последовательно выполняющихся 6-месячных программ. Могут быть и другие интервалы времени, хотя 6-месячные программы широко используются. Каждая следующая программа корректируется в зависимости от результатов предыдущей. В конце каждой программы проводится контроль – анализ успешности функционирования МИС все ли планируемые работы были выполнены и соответствуют ли показатели эффективности функционирования МИС требуемым значениям.

После проведения анализа эффективности прошедшего этапа функционирования МИС корректируются детальные планы на следующий период работы и примерные планы на следующие 1-2 года. Далее шестимесячные этапы эксплуатации ИС повторяются в цикле.

Рассмотрим краткое описание каждого из этапов проектирования ИС (табл. 1).

Таблица 1

Характеристики  этапов проектирования ИС

Этапы	Характеристики этапов
1. Предварительный анализ	Предварительный анализ целесообразности разработки ИС. Оценка целей и задач  ИС, требуемых ресурсов, а также  возможных рисков. Согласование результатов анализа с заказчиком.
2. Планирование разработки  и эксплуатации ИС	Планирование и оптимизация  работ по разработке и эксплуатации ИС: подробное определение работ, требуемых ресурсов, критических  путей.
3. Разработка ИС	Полный цикл разработки ИС: проведение маркетинговых исследований, проектирование и программирование ИС, планирование качества информации.
4-Детализация плана  эксплуатации ИС, подготовка к  первому этапу	Уточнение планов на несколько лет  эксплуатации ИС, детальное планирование на первый период эксплуатации.

 

В свою очередь работы по разработке ИС можно разбить на следующее (табл. 2).

 

Таблица 2

Характеристики  работ по разработке ИС

Работы	Характеристики  работ
Маркетинговые исследования	Анализ потребностей пользователей в информации, анализ имеющейся информации
Проектирование ИС	Проектирование схем сбора, анализа  и распространения информации, структур данных и др.
Разработка программного обеспечения	Разработка программного обеспечения  ИС, в том числе баз данных, сайта в Internet, печатных справочников.
Планирование продвижения  ИС, качества информации	Планирование конкретных мероприятий  по сбору, анализу и распространению  информации. Планирование периодических  маркетинговых исследований, рекламы, PR, качества и количества каждого из видов собираемой информации.

 

Функциональные обязанности  персонала, непосредственно занятого разработкой и эксплуатацией  МИС приведены в табл. 3.

2. Определение  критических путей и оптимизация  планов. Критические пути – это наиболее длительные этапы работ при разработке, эксплуатации МИС. Критические пути можно легко определить средствами MS Project или другой программы сетевого планирования.

3. Согласование планов. На данном этапе проводится согласование планов разработки эксплуатации ИС с руководством организации и другими заинтересованными лицами. План на разработку и эксплуатации ИС желательно оформить в виде инвестиционного проекта — достаточно простого, т.к. ориентирован он, скорее всего, на руководство своей организации.[23]

4. Определение  требуемых ресурсов. В качестве ресурсов рассматриваются: время на разработку ИС, финансы, персонал, технические и программные средства. Рассмотрим структурную схему подразделений, связанных с разработкой и эксплуатацией МИС (рис. 4).

 

 

 

 

 

 

 

Обозначения: « » - управление; «--------» - координация

Рис. 4. Структурная  схема подразделений, связанных  с разработкой и эксплуатацией  ИС

Таблица 3

Функциональные  обязанности персонала, занятого разработкой  и эксплуатацией МИС

№	Должность	Кол-во человек	Функции	Примечания
1	Руководитель  проекта по разработке эксплуатации ИС	1	Руководство проектом по разработке и эксплуатации ИС	В качестве руководителя проекта также могут выступать  руководитель отдела маркетинга и руководитель информационного отдела
2	Эксперт по информацион-ным  технологиям	1 (или внешняя  организация)	Консультации  по разработке и эксплуатации ИС. Возможна разработка ИС силами внешних экспертов	Как правило, внешний  высококвалифицированный эксперт  в области информационных технологий (или представители фирмы, специализирующейся на разработке ИС)
3	Программисты	1 - 4	Программирование  без данных, сайта в Internet, программ анализа данных и генерация отчетов	Могут работать в вашей организации или в  специализированных фирмах
4	Операторы	1 - 6	Эксплуатация  ИС	Сотрудники  вашей организации

 

5. Разработка МИС

Ниже приведена  разработанная базовая структура  данных, позволяющая на базе современных  технолог Internet/Intranet интегрировать маркетинговую информацию (рис.5).

Структура данных (для технологий Internet/ Intranet)

 

Документы		Организаторы		Статистика
(название, место происхождения, виды информации, время подготовки, диапазон времени, владелец…)		(название, место происхождения,  виды деятельности...)		(название, показатели, диапазон времени, место, значение показателя, единица измерения...)
Ссылки на другую информацию				Виды информации по рассматриваемой области (для маркетинговой ИС)
(название, владелец, место  происхождения, виды информации, время подготовки, носитель информации (Internet/БД/пресса/…))				- Товары                                    - Рынки                                    - Цены                                     - (Внешняя среда, реклама)
События
(название, время проведения, место, организаторы...)

Рис. 5. Структура  данных МИС

 

К существенным достоинствам данной структуры данных относится  возможность хранения разнородной  информации: баз данных, документов ссылок на другую информацию в Internet. Эта структура позволяет каждого уровня менеджеров обеспечить разный уровень детализации информации и возможность выбора всех требуемых им сечений информации. Как правило, данные достаточно структурировать:

• по видам и подвидам информации;
• по территориям и организациям, к которым относится информации
• по периоду времени, к которому относится информация.[27]

2.4. Специфика работы маркетинговой информационной системы

Необходимо сделать  несколько важных замечаний, касающихся работы маркетинговой информационной системы. Во-первых, важно помнить, что  работа маркетинговой информационной системы осуществляется силами всех сотрудников компании и не только не может, но и не должна быть ограничена рамками какого-то одного подразделения.