Учет и контроль денежных средств в организации ООО «Тиги Тверь»

- отсутствием   подписи   в   кассовых   документах   получателя денежных средств, 

- отсутствием   на   некоторых   кассовых   документах  даты,

- исправлениями   в   кассовых   документах,

- повторами   номеров   кассовых   документов,

- расхождениями между  платежными ведомостями и реестром  депонированных сумм,

- неполным  и несвоевременным оприходованием в кассу предприятия денежных   средств,   полученных   из   банка,

- несвоевременным   закрытием   подотчетных   сумм.

Все эти нарушения были отражены  в реестрах выявленных нарушений, заполненных аудитором.

 

 

Таблица 3.3

Реестр кассовых документов, на которых отсутствует 

или вызывает сомнение подпись  получателя денег

 

Расходный ордер		Получатель				Выявленные нарушения	Данные опроса получателя	Примечание
№	Дата	ФИО	Дата	Документ
20	23.08.11	Панов А.В.	23.08.11		заявление	подпись вызывает сомнение	был в отпуске	Есть приказ  о назначении и.о. кассира

 

Таблица 3.4

Реестр кассовых документов, в которых отсутствует дата

Вид кассового документа	Номер кассового документа	Дата	Сумма, рублей
Приходный кассовый ордер	12	___	5650,00
Расходный кассовый ордер	28	___	8920,00

 

Таблица 3.5

Реестр кассовых документов с исправлениями

Вид кассового документа	Номер кассового документа	Дата	Исправление
Расходный кассовый ордер	11	02.02.2011	Сумма
Расходный кассовый ордер	36	13.06.2011	Фамилия подотчетного лица

 

 

 

 

 

Таблица 3.6

Реестр кассовых документов с одинаковыми номерами

Вид кассового документа	Номер кассового документа	Дата
Расходный кассовый ордер	26	03.04.2011
Расходный кассовый ордер	26	17.07.2011

 

 

Таблица 3.7

Ведомость расхождений между  платежными ведомостями и реестром депонированных сумм

 

Ведомость				Реестр депонированных сумм			Отклонение
номер	Дата	ФИО	Сумма,рублей	Номер	ФИО	За какой период	Номер ведомости	Сумма,рублей
10	05.10.2011	Почкина В.В.	6000,00	5	Почкина В.В.	Сентябрь	10	100,00

 

 

Таблица 3.8

Реестр сумм, полученных из банка 
и полностью не оприходованных в кассу предприятия

 

Дата отчета кассира	Сумма оприходования в кассу, рублей	Сумма по чеку, рублей	Номер корешка чека	Сумма по выписке банка, рублей	Дата выписки банка	Отклонение оприходованной суммы от полученной, рублей
04.03.11	2000	5000,00	Д2 811800	5000,00	04.03.07	3000,00

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3.9

 

Реестр проверки своевременности  и полноты оприходования

в кассу денежных средств

 

Номер чека	Дата выписки чека	Сумма, полученная по чеку, рублей	Дата получения денег  по чеку согласно выписке банка	Реквизиты ордера, по которому оприходованы денежные средства, полученные по чеку в кассу предприятия		Сумма оприходованных денежных средств, рублей
				дата	номер
Д 3 143900	18.04.2011	14000,00	21.04.2011	22.04.2011	22	14000,00

 

 

 

Таблица 3.10

Реестр возврата и оприходования

неизрасходованных остатков подотчетных сумм

 

Авансовый отчет			ПКО			Отклонение, рублей	Журнал-ордер
№	дата	Сумма, рублей	но-мер	Дата	Сумма возвр-та, рублей		ФИО	Сумма возврата, рублей	Сумма остатка, рублей
26	13.09.11	450,00	32	13.09.11	325	125,00	Изотова Е.В.	325	125,00
30	02.10.11	200,00	36	02.10.11	0	200,00	Букреева Е.А.	0	200,00

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 3.11

 

Реестр  проверки правильности выдачи под отчет  наличных денег

 

Ф.И.О. подотчетного лица	Задолженность за данным подотчетным  лицом		Выдано из кассы
	На дату	Сумма, рублей	Дата выдачи	№ расходного ордера	Сумма, рублей
Букреева Е.А.	10.10.2011	200,00	10.10.2011	44	500,00

 

Из  представленной  ниже  информации,  видно,  что  на   предприятии было допущено  грубое  нарушение  кассовой  дисциплины,  а  именно      оприходование  денежных средств, полученных в обслуживающем банке с опозданием на один день. А также при проверке соблюдения обязательного требования  выдачи по отчет денежных средств только при условии полного расчета подотчетного лица по ранее выданным суммам выявлены случаи нарушения   данного   требования.

Кроме  того в ООО "Тиги Тверь" отсутствует приказ, устанавливающий перечень  конкретных  работников  предприятия,  которым разрешено выдавать наличные  денежные  средства  под отчет.

Также  имеются  случаи  передачи  полученных  ранее  подотчетных  сумм от  одного  лица  другому.  Так,  из  авансового  отчета  № 13   Быкова Д.М.   видно, что в мае 2011 года им были переданы денежные средства в размере 350 рублей   Уварову А.Г.   для   приобретения   бензина.

Все   нарушения   должны   быть исправлены и приняты  меры по контролю за   дальнейшим   ведением   учета   для   избежания   ошибок.

В целом же на основе проверки финансового отчета за 2011 год и подтверждающих документов о деятельности  можно сделать вывод, что представленные финансовые отчеты с максимально возможной полнотой и достоверностью и в соответствии с действующим законодательством РФ  и нормативными актами бухгалтерского учета и отчетности во всех существенных аспектах отражают истинное финансовое и экономическое положение предприятия на 01.01.2012 и учет операций с денежными средствами  в ООО " Тиги Тверь ".

 

Выводы и предложения

 

Для уменьшения срока прохождения денежных средств по банковской системе предлагается использовать в ООО «Тиги Тверь» двухстороннюю компьютерно - модемную связь “Банк-Клиент”. Клиент банка по модемной связи имеет возможность отослать платежное поручение и принять выписки из банка в течение нескольких минут. В свою очередь, денежные средства  указанные в   платежном поручении, в тот же день будут списаны со счета клиента и в течении 1-2 дней дойдут до поставщика. При этом исключается возможность допущения ошибки при заполнение в платежном поручении наименование банка, его корреспондентского счета и других обязательных реквизитов, которые при системе “Банк- Клиент” заполняются автоматически.

Использование системы «Банк-Клиент»  позволит сократить должность помощника  бухгалтера, в обязанности которого входят ежедневные поездки в банк для получения выписок о состоянии  расчетного счета и передачи платежных  поручений. Фонд заработной платы при  этом измениться – уменьшится на (25000 х 3) х 1,26 =94500 рублей за квартал, а в год это сокращение составит 94500 х 4 = 378000 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы составит 10830,05 тыс. рублей, при этом себестоимость продукции уменьшится на 5,1 %, а валовая прибыль увеличится с 5978 тыс. рублей до 6356 тыс. рублей, что в процентном отношении составляет 6,3 %.

Для устранения недостатков, выявленных при аудите денежных средств, предлагается заключить договор на установление сигнализации в помещении  кассы. Рекомендуется проводить в кассе не только периодические, но и внезапные ревизии, когда кассир не знает о них и заранее к ним не готовится. Также предлагается издать приказ, устанавливающий перечень конкретных работников предприятия, которым разрешено выдавать наличные денежные средства под отчет, причем выдавать денежные средства из кассы предприятия подотчетным лицам только при условии  полного их отчета за каждую ранее полученную сумму.

 Для  усиления контрольных функций  всех должностных и материально-ответственных  лиц, обязанных отвечать за  сохранность и целевое использование  денежных средств, предлагается  ввести в   штат  организации внутреннего аудитора или возложить на одного из бухгалтеров обязанности по внутреннему контролю за операциями с денежными средствами на основании распоряжения директора предприятия. В задачи внутреннего аудитора должно входить создание системы внутреннего контроля, необходимой для осуществления компетенции, прав и ответственности органов управления  и должностных лиц. На внутреннего аудитора могут возлагаться и функции управленческого аудита, целью которого является изучение деловых операций для выработки рекомендаций по эффективному и оптимальному использованию ресурсов предприятия.

Для работы создаваемого внутреннего  контроля можно предложить примерную  программу контроля:

Примерная программа внутреннего  контроля за учетом

 и сохранностью денежных  средств

№№ пп	Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1	2	3	4
1.	Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в  хозяйстве
1.1.	Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток  на окнах, состояние печатей на сейфе	ежедневно	кассир
1.2.	Проверка состояния предупредительной  сигнализации и средств противопожарной безопасности	ежеквартально, ежедневно	гл. бухгалтер, зам. по хоз.  части кассир
1.3.	Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	ежедневно	гл. бухгалтер
1.4.	Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в ООО	в день получения денег	гл. бухгалтер, руководитель
2.	Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств
2.1.	Проверка наличия (инвентаризация) денег и ценных бумаг	ежемесячно	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.2.	Проверка полноты и  своевременности оприходования в кассу наличных денег: а) полученных из банка б) за  услуги и работы	ежемесячно    по плану работы систематически; при составлении ж/о №1	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.3.	Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	ежемесячно по плану	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.4.	Проверка порядка регистрации  приходных и расходных кассовых ордеров	ежедневно	гл. бухгалтер
2.5.	Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных  Положением о ведении кассовых операций.	систематически	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
3.	Контроль за использованием денежных средств.
3.1.	Проверка использования  полученных из банка наличных денег  по целевому назначению	ежедневно, по плану	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
3.2.	Проверка своевременности  и полноты взноса в банк выручки	ежемесячно	гл. бухгалтер
3.3.	Проверка законности и  целесообразности расходования средств подотчетными лицами	систематически по плану	зам. гл. бухгалтера, внутренний аудитор
3.4.	Проверка достоверности  выписок банка, наличие первичных  документов с отметками банка  об исполнении и их соответствие выпискам	ежемесячно	зам.гл. бухгалтера
3.5.	Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами соцстраха	систематически	гл. бухгалтер, зам.гл. бухгалтера
3.6.	Проверка состояния учета  расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения  этой задолженности	систематически	гл. бухгалтер, внутренний аудитор