Учет и контроль денежных средств в организации ООО «Тиги Тверь»

     Руководители организации обязаны  оборудовать кассу и обеспечить  сохранность денег в помещении  кассы, а также при доставке  их из учреждения банка   и сдаче в банк. В тех случаях,  когда по вине руководителей  организации не были созданы  необходимые условия, обеспечивающие  сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

     Помещение  кассы должно быть  изолировано, а двери в кассу  во время совершения операции  – заперты с внутренней стороны.  Доступ в помещение кассы лицам,  не имеющим отношение к ее  работе, воспрещается.

     Кассы организаций могут быть  застрахованы в соответствии  с действующим законодательством.

     Ключи от металлических шкафов  и печати хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять   их в  условленных  местах, передавать посторонним лицам   либо  изготавливать неучтенные  дубликаты.  Учтенные  дубликаты   ключей в опечатанных кассирами  пакетах, шкатулках и др. хранятся  у руководителей организаций.  Не реже одного раза в квартал  проводится их проверка комиссией,  назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

     При обнаружении утраты ключа  руководитель организации сообщает  о происшествии в органы внутренних  дел и принимает меры к немедленной  замене замка металлического  шкафа.

     Хранение в кассе наличных  денег и других ценностей, не  принадлежащих  данной  организации,  запрещается.

     В  организации  должна регулярно  проводиться инвентаризация наличных  денег. Порядок и сроки проведения  инвентаризации определяет руководитель. Однако  есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.  Так,  в  обязательном  порядке  инвентаризация  проводится:

- перед  составлением годовой бухгалтерской  отчетности;

- при  смене кассира;

- если  были выявлены факты хищения  наличных денег;

- если  наличные деньги были частично  или  полностью уничтожены  из-за стихийного  бедствия,  пожара,  других   чрезвычайных   ситуаций.

Инвентаризацию  проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя[20, C 46].

В организации  могут также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна по инициативе руководителя организации; по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь), так же проводится ревизия кассы,  находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя  и главного бухгалтера  организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем организации. О результатах пересчета и передачи  ценностей составляют  акт за подписями указанных лиц.

  В  малых организациях, не имеющих  в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник  по письменному распоряжению  руководителя организации  при   условии заключения с ним   договора  о  материальной  ответственности.

     Денежные средства, хранящиеся в  кассе, учитывают на активном  синтетическом счете 50  “ Касса  “. В дебет его записывают  поступление денежных средств  в кассу, а в кредит- выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

50-1 «Касса  организации»;

50-2 «Операционная  касса»;

50-3 «Денежные  документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.  Если  организация  проводит  кассовые  операции  с  иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения   каждой   наличной   иностранной   валюты[28, C 28].

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают  наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах  портов,  вокзалов,  кассах  отделений  связи и т.п. Этот субсчет открывается  организациями  при  необходимости.

На  субсчете  50-3 «Денежные документы»  учитывают  находящиеся  в кассе  организации   почтовые  и вексельные марки,  оплаченные авиабилеты, марки  государственной  пошлины  и другие денежные  документы.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По  окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с  данными  книги движения  денежных  документов.

Регистрами  учета,  в которых отражают кассовые операции при журнально-ордерной  форме учета,  является журнал-ордер  № 1   по кредиту  счета 50 “Касса”  и  ведомость  № 1а  по  дебету счета 50 “Касса”. Записи в журнале  -ордере  производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами[40, C 69].

В ведомости  № 1а накапливаются в разрезе  корреспондирующих счетов дебетовые  обороты по счету 50  “Касса”. Записи в ведомость делают на основании  отчетов кассира с предварительной  группировкой документов по корреспондирующим  счетам.

Журнал-ордер  № 1 и ведомость № 1а являются регистрами годичного обращения.

Эти документы  единые (унифицированные) для всех предприятий  независимо  от  формы   собственности.

Журнал-ордер  №1 – регистр синтетического учета, состоящий из двух частей:  ведомость, которая  отражает  сальдо  начальное  и конечное, и дебетовые обороты  по всем корреспонденциям счетов; журнал-ордер, который отражает кредитовый оборот счёта 50 соответствующий корреспонденциям счетов.

 

 

                

 

 

 

 

Схема 1. Последовательность документального отражения

 записей  кассовых операций

 

Для  обеспечения пользователей бухгалтерской  информации данными об изменениях  денежных  средств предприятия и их эквивалентов в разрезе основных видов  его  деятельности  используется   «Отчет о движении денежных средств» форма № 4.  Отчёт отражает информацию по счетам: 50, 51, 52, 55, 57.  Показатели этой формы: остатки денежных средств; поступления по всем направлениям; выбытие  по всем направлениям; сальдо на конец периода. Эти сведения  отражаются   по  трём  видам  деятельности: текущей,  инвестиционной, финансовой.

 

 

1.2 Сущность бухгалтерского учета  денежных средств на расчетном  счете

 

Свободные денежные средства организаций хранятся на их расчетных  и других счетах в банках. Это  способствует ускорению денежного  оборота в народном хозяйстве,  предотвращению  инфляции,  эффективному  осуществлению кредитных, расчетных  и кассовых операций, обеспечению  сохранности денежных средств. Его  наличие свидетельствует о независимой  обособленности организации в распоряжении собственными денежными средствами. Количество расчетных счетов, необходимое  для осуществления расчетов, в  соответствии с  Указом  Президента  РФ  от  21 марта 1995  года         № 291 определяется  самим  предприятием.  По  своему  усмотрению  предприятие выбирает  и  банки  для  их  открытия.  С  любого  из них предприятие как владелец  счета  может  производить  все  виды  расчетных,  кредитных  и кассовых операций. Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного  счет  плательщика  насчет   получателя[30, C 63].                     

С  расчетного счета производятся безналичные платежи, выдаются наличные  деньги на выплату заработной платы, командировочные, хозяйственные и представительские расходы. Выдача наличных денег производится согласно  квартальному  кассовому  плану,  который  сдается  в банк.

Выдачу денег, а также  безналичные  перечисления  с  расчетного  счета  банк  осуществляет, как правило, на  основании  приказов  владельца  расчетного счета  или  с  его  согласия  на  оплату  (акцепта).

Операции  по  зачислению  сумм на расчетный счет или списания с него банк  производит  на  основании  письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных поручений)  или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков  и  подрядчиков).  Исключение  составляют платежи, взыскиваемые в  бесспорном  порядке  по решению Государственного арбитража, народного суда,  налоговых  или  финансовых  органов.

В исключительных случаях  банк производит принудительное списание денежных средств с расчетного счета. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи,  не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды,  фонды  социального  назначения,  за  таможенные процедуры,   платежи  по  исполнительным  и  приравненным  к  ним  документам[43, C 15].

В безакцептном порядке оплачивают счета энергоснабжающих, теплоснабжающих и водопроводно - канализационных организаций.

     Расходы по  оплате услуг банка относятся  на затраты предприятия, плата  банка за использование ими  временно  свободных средств предприятия – во внереализационные доходы.

     Денежные средства  предприятия, хранящиеся на расчетном  счете, учитывают  на  активном  синтетическом счете 51 “ Расчетный  счет “. В дебет этого   счета  записывают  поступления   денежных  средств  на  расчетный  счет,  а в   кредит  уменьшение  денежных  средств  на  расчетном   счете.  Основанием  для  записей  по расчетному счету служат  выписки банка с приложенными  к ним оправдательными документами.

 

 

                         Счет 51                                                Счет 50

                «Расчетные счета»                                       «Касса»

 

 

Схема 2. Снятие наличных с расчетного счета

 

     Первичными  документами, на основе которых  производятся операции на расчетном счете, являются платежные поручения, чеки, объявления на взнос наличными. Денежный чек  является приказом банку, о  выдаче с расчетного счета указанной  в нем суммы наличных денег, в котором указываются цели данной операции:  выдача зарплаты, пособий, на хозяйственные нужды и др. Денежный чек подписывается руководителем организации и главным бухгалтером,  его  реквизиты полностью повторяются в корешке, который остаётся  для подтверждения записей по кассовым операциям в учётных регистрах. Чеки содержаться в специальной чековой книжке, которая выдается по заявлению владельца счёта.  Чековые книжки являются бланками строгой отчётности  и хранятся в сейфе предприятия.  Чтобы получить  чековую книжку, следует заполнить соответствующее заявление, в котором указывается фамилия, имя и отчество получателя и дается образец его подписи. Заявление  подписывается  руководителем  и  главным бухгалтером  и заверяется  печатью предприятия.  Чтобы  снять  наличные  деньги  со  своего расчетного счета в банке, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем  и  передает  кассиру.  Сумма  прописью  в  чеке  пишется  с  начала строки обязательно с большой буквы. Кассир предварительно (как правило,  за 1-2 дня)  заказывает  требуемую  сумму в банке, а затем получает ее по чеку.  Чеки  действительны  в  течение  10 дней  со дня их выписки, не учитывая день выписки, без исправлений даты. Различают чеки из лимитированных и не лимитированных чековых книжек. Расчеты чеками из лимитированных  книжек  производятся  за  товары  и  услуги  транспорта  и связи.  В  книжке  указывается  сумма  лимита и срок, на который она установлена [27, C 56] .

Чеки  из  не  лимитированных   книжек   получают  в  банке  те  предприятия, которые  используются  кредитом  под  расчетные  документы  в  пути. Сумма  по ним  не  лимитируется.  Они  выписываются по мере  сдачи  продукции  станции  железной  дороги  на  сумму железнодорожного тарифа за перевозку  грузов  от  станции   отправления   до  станции  назначения.

Для  получения  расчетной  чековой  книжки  оформляется  заявление той же   формы,  что  и  для   получения   денежной   чековой  книжки.

   Платежное  поручение   служит  для списания указанной  в нем суммы с расчетного  счета  предприятия  на  расчетный  счет получателя. Оно действительно   в течение  10-ти  дней  со  дня  его выписки  и   оформляется  в  трёх - пяти  экземпляра. 

     В  нем  указываются  реквизиты  плательщика   и  его  банка,  получателя  и  его банка,  сумма  и   назначение  платежа.  Работник  банка, принимая платежное   поручение  к  исполнению,  на  последний  экземпляр   его ставит штамп  и  возвращает  бухгалтеру  для  отражения   этой  операции  в  учете. 

     В соответствии  с Положением о бухгалтерском  учете и отчетности в Российской  Федерации, на предприятиях, не  имеющих в штате кассира, обязанности   кассира  может  выполнять   главный  бухгалтер  или  другой работник по письменному  распоряжению руководителя предприятия  и обязательным  заключением   договора  о  полной  материальной  ответственности.

     Наличные  деньги,  полученные  с  расчетного  счета в кассу, расходуются   по строго целевому назначению. Неизрасходованный остаток сдается   в  кассу банка. Сдаются   на  расчетный  счет деньги,  принятые  в  кассу   в  счет  взноса  в уставный капитал, выручка от реализации продукции, оплаченная   покупателем  наличными.

Для отражения оборотов по кредиту счета 51 служит журнал–ордер № 2. Обороты по дебиту этого счета  записываются в разных журналах –  ордерах и, кроме того, контролируется показателями ведомости № 2. Основанием для заполнения этих регистров являются проверенные и обработанные выписки  из расчетного счета.

Суммы  с  одноименными  корреспондирующими  счетами  каждой  выписки  складываются  и   записываются  в  журнал–ордер и в ведомость  итогами.

Обязательное условие  для заполнения регистров синтетического учёта – использование  одной  строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за  каждый  месяц  должно  быть  одинаковым  и  равно  количеству  полученных  за  этот  период  выписок  из банка. Как в журнале-ордере № 2, так  и в ведомости № 2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих  счетов с дебетом и кредитов счета 51. Наличие этих показателей  за каждый отчетный день и месяц позволяет  счетным работникам анализировать  источники  поступления  денежных  средств  на расчетный счет организации, контролировать целевое использование  средств, исполнение обязательств   перед  бюджетом   и   прочими  хозяйственными  органами  согласно утвержденному  календарному  графику  финансовых платежей, разрабатываемому организацией [22, C 54] .