Организационное проектирование

Поручение: с помощью этого бизнес-процесса можно выдавать поручения сотрудникам  и проверять их исполнение.

Предусмотрена возможность назначать  задачи не только конкретным исполнителям, но и ролям. Так, например, документ можно отправить на утверждении роли «Директор» и программа автоматически доставит соответствующую задачу тому, кто в данный момент выполняет эту роль - самому директору или его заместителю.

Для обеспечения жесткой маршрутизации  предусмотрена возможность настройки  шаблонов маршрутов бизнес-процессов по каждому виду документов.

Поиск

Электронный документ представляет собой  структурированный набор данных, содержащий реквизитную и содержательную часть. Реквизиты документа и  информация его содержательной части  могут быть использованы в процессе поиска конкретного документа.

В «1С:Документообороте 8» реализован полнотекстовый поиска любых данных (документов, файлов) не только по всем полям карточек, но и по содержимому версий файлов популярных форматов с учетом морфологии русского и украинского языков.

Учет рабочего времени  и контроль исполнения

Данные учета рабочего времени  и возможность его контроля обеспечивают руководителя информацией для принятия управленческих решений и позволяют  оптимизировать работу сотрудников.

В программе реализована ежедневная отчетность сотрудников, которая включает в себя данные о времени, проекте, содержании работы. На основании этих сведений можно построить различные отчеты о затратах времени сотрудников в разрезе видов работ, подразделений или периодов.

Организация распределенной информационной базы

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена работа в режиме распределенной информационной базы в том числе и для варианта хранения файлов не в информационной базе, а на диске.

Если учитывать все эти пункты то можно ускорить и облегчить процесс документооборота.

Вывод.

В ходе работы была изменена организационная  структура предприятия, она стала  более гибкой, в ней появился новый  отдел «Служба безопасности». Таким образом, можно сделать вывод о том, что внесённые в структуру управления изменения позволят значительно поменять процесс управления, сделать его более гибким и эффективным, позволит во время отслеживать негативные тенденции в работе предприятия и их эффективного устранения до появления более серьёзных проблем.

 Была внедрена программа  1С:Документооборот 8», которая позволила упростить работу с документооборотом предприятия.

Благодаря изменениям в структуре  предприятия появилась возможность  облегчить процесс работы и сделать  руководство персоналом более гибким.

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Не требует  доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой  весьма сложную в техническом  и экономическом плане структуру. И от выбора стратегии ее работы, от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Оргструктуры  управления – как раз тот связующий  элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

В последнее  время большое распространение  получили эксперименты с разработкой  и внедрением новых оргструктур, являющихся самыми разнообразными комбинациями уже известных видов и типов. При таком подходе каждая организация  стремится приспособить и совместить несколько структур, адаптируя их под свои конкретные нужды.

В процессе изучения структуры  управления организацией были изучены  основные понятия и принципы построения управленческих структур, типы организационных  структур управления.

Большое внимание было уделено  принципам и методам формирования структур, выбору типа и комбинациям  видов структур, и изучению принципов  их построения. Изучение разновидностей типов структур позволило отметить их основные достоинства и недостатки, которые нужно учитывать при совершенствовании организационных структур управления.

Анализ действующей  организационной структуры управления ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС» показал, что данная структура еще далека от совершенства. Она слишком централизована. А отсутствие гибкости не позволяет решать современные задачи.

Одним из путей совершенствования  организационной структуры была рассмотрена модель диверсифицированной  организации, ориентированной на стратегическое управление.

В результате упрощена деятельность генерального директора, при этом перераспределены функции управления на верхнем уровне между его заместителями, усилена координация деятельности на всех уровнях. Управление стало более четким, усилились процессы информационного обеспечения на всех ступенях управления.

В результате было произведено  частичное сокращение административно-управленческого  персонала. Все подразделения, входящие в структуру ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС» стали более приспособленными к динамичным изменениям и требованиям производства.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Михайлов, Ю. М. Самые востребованные должностные инструкции. Издательство «Альфа-Пресс», 2010, 317 с.
2. Грядов, С.И. Оценка и контроль предпринимательской деятельности. М.: Издательство МСХА, 2010, 125 с.
3. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство. Образцы документов с комментариями. Издательство «Омега-Л», 2010, 127с.
4. О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации. Издательство «КноРус», 2010, 240с.
5. Кабашов, С. Ю., Асфандиярова И. Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. Издательство «Флинта», 2009, 238 с.
6. Андреева, В. И. Делопроизводство: организация и ведение. «КноРус», 2010, 197 с.
7. Исаев, З. Э. Управление трудовыми ресурсами. Издательство « Издательство РАГС», 2010, 247 с.
8. Михайлов, Ю. М. Секретарь руководителя: универсальный справочник. Издательство «Альфа-Пресс», 2010, 145 с.
9. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство. «ИНФРА-М», 2010,  254 с.
10. Горбачев, Н.Н., Гринберг А.С., Мухаметшина О.А. Документационное обеспечение управления. Издательство: Юнити, 2010, 125 с.
11. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело. 2-е изд., «Вышэйшая школа» , 2010, 354 с.
12. Поршнев, А. Г. Управление организацией. – М. : ИНФРА, 2008, 317 с.
13. Катков, В.М. Рекомендации по разработке положений о подразделениях. — Муром: ВлГУ, 2009, 124 с.
14. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство).  Издательство: Питер, 2010, 126 с.
15. Михайлина, Г. И., Матраева Л. В. Управление персоналом. Издательство « Издательский дом Дашков и К», 2009, 275 с.
16. Ленкевич, Л. А. Делопроизводство: учебник для начального профессионального образования. Издательство «Академия», 2009, 214 с.
17. Басаков, М. И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления). Издательство «Феникс», 2009 Басаков М. И., Замыцкова О. И. , 137 с.
18. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Издательство «Феникс», 2009, 248 с.
19. Борискин, В. В., Поликарпова Н. М. Официальное делопроизводство: виды и формы документов: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2009, 324 с.
20. Панасенко, Ю. А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления. Издательство «РИОР», 2009, 347 с.
21. Фатхутдинов, Р.А., Организация производства: Учебник. - М.:ИНФРА-М, 2009, 129 с.
22. Туровец, О.Г., Родионова В.Н. Теория организации: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008, 312 с.
23. Шеремет, А.Д., Суйц В.П. Аудит: учебное пособие — М.: Инфра-М, 1995, 124 с.
24. Волкова, К.А. и др. Структура производственного объединения, положения об отделах и службах, должностные инструкции: справочное пособие. — М.: Экономика, 1987, 345 с.
25. Кузнецов, И. Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие. Издательство «Издательский дом Дашков и К», 2010, 312 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

Приложение  А

Форма должностной инструкции

 

ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»

 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

___генерального директора___                                                                            УТВЕРЖДАЮ 
Генеральный директор 
________    _____________

                                                                                                                                                    (подпись)      (фамилия, инициалы)   
                                                                                                             «___»__________ 20____ г.

 

I. Общие положения

Генеральный директор Агентства относится  к категории руководителей.

Генеральный директор Агентства назначается  на должность и освобождается  от должности по решению Учредителей.

На время отсутствия Директор Агентства (командировка, отпуск, болезнь) его  обязанности выполняет Заместитель Директор Агентства и приобретающий на срок замещения соответствующие права и обязанности.

Сотрудники Агентства уведомляются о замещении Директора согласно общим правилам уведомления о  вступлении в действие приказов и  распоряжений.

На должность Директор Агентства  назначается лицо, имеющее высшее управленческое, экономическое, инженерно-техническое  образование и стаж работы на руководящих  должностях в коммерческих компаниях  не менее 3 лет.

Директор Агентства должен знать:

• законодательство России .
• порядок составления и согласования бизнес-планов производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности Компании .
• рыночные методы хозяйствования и управления Компанией .
• систему экономических индикаторов, позволяющих телекомпании определять свое положение на рынке и разрабатывать программы выхода на новые рынки сбыта .
• порядок заключения и исполнения хозяйственных и финансовых договоров .
• научно-технические достижения и передовой опыт в телевизионной (радийной) отрасли экономики .
• управление экономикой и финансами Агентства .
• методы организации и законодательное регулирование производства и труда .
• конъюнктуру рынка .
• перспективы технического, экономического и социального развития отрасли и Компании.
• профиль, специализацию и особенности структуры Компании .
• творческие, производственные, научные, технологические мощности и кадровые ресурсы Компании .

II. Должностные обязанности

Директор руководит в соответствии с действующим законодательством  производственно-хозяйственной, коммерческой и финансово-экономической деятельностью Агентства.

Обеспечивает выполнение Агентством всех обязательств перед Учредителями, органами власти, поставщиками, заказчиками  и кредиторами, включая учреждения банков, а также обеспечивает выполнение Агентством хозяйственных и трудовых договоров.

Решает вопросы, касающиеся коммерческой, финансово-экономической и производственно-хозяйственной  деятельности Агентства в пределах предоставленных Учредителями полномочий, поручает ведение отдельных направлений  деятельности другим должностным лицам - руководителям структурных подразделений.

Организует работу и эффективное  взаимодействие всех подразделений  Агентства, направляет их деятельность на развитие и совершенствование  с учетом рыночных приоритетов, достигая повышения эффективности работы, роста объемов продаж и увеличения прибыли, качества и конкурентоспособности Агентства, соответствия результатов ее деятельности мировым стандартам.

Организует деятельность Агентства  на основе широкого использования прогрессивных форм управления, новейшей техники и технологии, организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта в целях всемерного повышения экономической эффективности Агентства.

Принимает меры по обеспечению Агентства  квалифицированными кадрами, рациональному  использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, соблюдению требований Трудового кодекса.

Обеспечивает единоначалие в обсуждении и решении вопросов Агентства, внедрение материальных и материальных стимулов повышения эффективности работы Компании, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело.

Обеспечивает соблюдение законности в деятельности Агентства и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности Агентства в целях поддержания и расширения масштабов коммерческой деятельности.

Руководит разработкой и согласованием  с Учредителями бизнес-планов, стратегических планов развития, коммерческих планов Агентства.