Понятие и сущность организационного проектирования

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

Глава 1. Понятие  и сущность организационного проектирования….…5

1.1. Сущность организационного проектирования…………………….…….5

1.2. Подходы к организационному проектированию………………….…….6

Глава 2. Процесс  организационного проектирования……………….…11

2.1. Процесс проектирования  организационных систем………………..….11

2.2.  Предварительное согласование  и утверждение подготовленного  организационного проекта……..…………………………………………….12

2.3. Оценка методологии  и эффективности проектирования  организационных систем……………………………………………………..14

2.4.  Дальнейшее совершенствование  организационного проекта в процессе  работы группы организаций - устранение  ошибок, неточностей………….20

Глава 3. Расчетно-проектная  часть……………………………………….23

3.1 Содержание и трудоемкость  оргпроекта, управление его разработкой и внедрением на примере механического цеха машиностроительного предприятия…………………………………………………………………...23

3.2 Разработка комплекса  работ по проектированию……………………...26

Заключение…………………………………………………………………..31

Список литературы…………………………………………………………33

 

Введение

Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления – актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов в рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

Без развития методов проектирования управления затрудняются совершенствование управления и повышение эффективности производства в силу ряда причин: в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) — работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях.

Организационная структура управления — понятие  многостороннее. Оно прежде всего  включает систему целей и их распределение  между различными звеньями, поскольку  механизм управления должен быть ориентирован на достижение целей. Сюда же относятся состав подразделений, которые находятся в определенных связях и отношениях между собой; распределение задач и функций по всем звеньям; распределение ответственности, полномочий и прав внутри организации, отражающее соотношение централизации и децентрализации. Важными элементами структуры управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в организации. Наконец, организационная структура — это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.  
Такая многосторонность организационного механизма несовместима с использованием каких-либо однозначных методов — либо формальных, либо неформальных. Именно поэтому необходимо исходить из сочетания научных методов и принципов формирования структур (системного подхода, программно-целевого управления, организационного моделирования) с большой экспертно-аналитической работой, изучением отечественного и зарубежного опыта, тесным взаимодействием разработчиков и тех, кто практически будет внедрять и использовать проектируемый организационный механизм. В основу всей методологии проектирования структур должно быть положено четкое формулирование целей организации. При этом организация рассматривается как многоцелевая система, поскольку ориентация на одну цель не отражает ее многообразную роль в развитии экономики.

Организационное проектирование состоит в формировании системы управления организации, которая  еще только организовывается или  которая уже просуществовала  на рынке и требуется ее реорганизация.  
Факторы проектирования организации – это параметры внешней и внутренней среды, которые необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры.

Целью курсовой работы является описание основных подходов и методологических принципов построения организационных структур; а также приводится практический пример по созданию организационного проекта для механического цеха машиностроительного предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие  и сущность организационного проектирования

1.1Сущность организационного  проектирования

Набор одних  моделей и  работ в организации ещё не являет собой организации.  Для  того чтобы произошёл переход  от проектирования работ и деятельности людей в организации к проектированию или созданию организации, необходимо определённым образом соединить  работы (виды деятельности) и работников между собой. Это соединение  должно обеспечить взаимодействие между  работами и людьми, выполняющими эти работы.   Данное взаимодействие имеет как статическое проявление, в виде структуры организации, так и динамическое, выражающееся в процессах, происходящих в организации и делающих её «живым организмом», способным реагировать на изменения внешней среды. К такого рода процессам в организации относятся коммуникации, принятие решений, управление конфликтами, власть и влияние, руководство и т.п.

Существуют различные  точки зрения относительно понятия  «проектирование организационных систем». Организационное проектирование – это комплекс работ по созданию предприятия (организации), формированию структуры менеджмента, обеспечению его деятельности всем необходимым.

Мильнер Б.З.  в своей книге «Теория организаций» даёт следующее определение. «организационное проектирование как функция организации, состоит в разработке таких организационных элементов и отношений в создаваемой(моделируемой) системе, при реализации которых возникшее организационное целое обладало бы свойствами высокой надёжности, устойчивости и экономичности». Однако,  американский экономист Гелбрейт Д. определил проектирование организации как «постоянный поиск наиболее эффективного сочетания организационных переменных».  В методологическом плане данные определения не противоречат  друг другу, а дополняют и подчёркивают творческий, новаторский характер данной деятельности.

Целью организационного проектирования является обеспечение высокого уровня организованности деятельности организации.  Для этого необходимо,  чтобы она была спроектирована, нацелена, регламентирована, нормирована, снабжена  необходимыми инструкциями, информацией и ресурсами, осуществлялась по рациональной для данных условий технологии.

Организационное проектирование применяется на стадии создания новых  организаций или инвестиционных проектов, особенно связанных с реконструкцией предприятий, внедрением новой техники  и  технологий, выпуском новой продукции. Как функция менеджмента организационное  проектирование чаще всего применяется  в действующей организации с  целью её совершенствования. В этом случае проектированию предшествует анализ уже действующей системы.

Целью организационного проектирования в этих условиях становится разработка новых организационных систем или  предложений по изменению существующих систем, а результатом — комплект технической, организационной и  планово-экономической документации, необходимой для создания и осуществления  на практике организационной, производственной системы

 

1.2 Подходы к  организационному проектированию

Управление представляет целенаправленный, планируемый, координируемый и сознательно организованный процесс, способствующий достижению максимального  эффекта при затрате минимальных  ресурсов, усилий и времени. Главной задачей в проектировании организации является создание такой системы, которая смогла бы быстро перестроиться в случае изменения условий и адаптироваться к ним. Любые нововведения структурного и процессного характера требуют предварительного проектирования их организации.

Важными элементами структуры  управления являются коммуникации, потоки информации и документооборот в  организации. Наконец, организационная структура – это поведенческая система, это люди и их группы, постоянно вступающие в различные взаимоотношения для решения общих задач.

В данной ситуации невозможно использовать какие-либо однозначные  методы – формальные либо неформальные. Поэтому необходимо исходить их сочетания  научных методов и принципов  формирования структур.

Можно выделить четыре подхода  к решению задачи проектирования организационных структур: метод аналогий,  экспертный метод, метод структуризации  целей, метод организационного моделирования.

Метод аналогий представляет собой использование уже выработанных технологий и методов в аналогичных организациях. Типовые организационные структуры должны иметь вариантный характер с целью корректирования, отклонения в случае изменения условий в которой функционирует организация.

Применение аналогичного опыта это способ быстро внедрить прогрессивные, радикальные методы управления, стандартизировать и  унифицировать формы управления.

Типовые организационные  решения  должны быть:

- Вариантными, а не однозначными;

- Пересматриваемыми и корректируемыми с постоянной периодичностью.

Экспертный метод. Метод основан на использовании знаний, опыта, интуиции специалистов (экспертов), занимающихся изучением и прогнозированием, т.е. управленцев - практиков. Целью данного метода является выявление особенностей работы аппарата управления, возможные недостатки в деятельности различных звеньев в структурах и их совершенствование согласно выбранным рекомендациям. На основе опроса экспертов формируются научные принципы формирования организационных структур с учётом конкретных ситуаций и условий деятельности организации.

Данный метод является наиболее гибким и применяется совместно с другими (в особенности с методом аналогий и структуризацией целей). К экспертному методу следует отнести разработку и применение принципов формирования организационных структур управления. Под ними понимаются выведенные из передового опыта управления и научных обобщений руководящие правила, выполнение которых направляет специалистов при  выработке рекомендаций по проектированию и совершенствованию организационных систем управления.

Метод структуризации целей подразумевает выработку системы целей организации и её последующее совмещение с разрабатываемой организационной структурой. Реализация этого метода предполагает также увязку всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов деятельности по различным подразделениям организации. Метод структуризации целей предусматривает экспертный анализ предлагаемых вариантов организационных структур, составление таблиц полномочий и ответственности за достижение целей, как по подразделениям, так и по комплексным многофункциональным видам деятельности, где конкретизируются границы ответственности (материальные ресурсы, производственные, информационные процессы), определение конкретных итогов, за достижение которых устанавливается ответственность, полномочий, которыми наделяются соответствующие органы управления. Использование этого метода предполагает:

а) разработку системы («дерева») целей, представляющую собой структурную  основу для увязки всех видов организационной  деятельности исходя из конечных результатов, независимо от распределения этих видов  деятельности по организационным подразделениям и программно-целевым подсистемам  в организации;

б) экспертный анализ предлагаемых вариантов организационной структуры  с точки зрения организационной  обеспеченности достижения каждой из целей, соблюдения принципа однородности целей, устанавливаемых каждому  подразделению, определения отношений  руководства, подчинения, кооперации подразделений  исходя из взаимосвязей целей и т. п.;

в) составление карт прав и ответственности за достижение целей, как для отдельных подразделений, так и по комплексным межфункциональным видам деятельности, где регламентируется сфера ответственности; конкретные результаты, достижение которых устанавливает ответственность; права, которыми наделяется подразделение для достижения результатов.

Метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных. Данный метод позволяет четко сформулировать критерий оценки степени рациональности организационных решений. С помощью аналоговой модели-схемы организационной структуры можно, например, более наглядно представить себе цели прохождения команд и формальную зависимость между субъектами управления и должностными лицами, увидеть дублирующие управленческие звенья. В организационном проектировании часто применяют имитационные модели. Разработчики в лабораторных условиях имитируют спланированные организационные перестройки, проводят управленческие игры с участием работников с целью отработки конкретных ситуаций, сходных с реальными организационными условиями. После проведения подобных экспериментов осуществляются корректировка организационной модели и ее внедрение.

Процесс проектирования организационной  структуры управления должен быть основан  на совместном использовании охарактеризованных выше методов. На стадиях композиции и структуризации наибольшее значение имеют метод структуризации целей, экспертный метод, а также выявление  и анализ организационных прототипов. Более формализованные методы должны быть использованы для углубленной  проработки организационных форм и  механизмов отдельных подсистем  на стадии регламентации. Для проектирования организационных структур новых  организаций выше роль формально-аналитических  методов и моделей, для совершенствования  действующих - диагностического обследования и экспертного изучения организационной  системы. Выбор метода той или  иной организационной проблемы зависит  от ее характера, а также от возможностей для проведения соответствующих  исследований (наличия методики, необходимой  информации, а также квалификации разработчиков системы и сроков представления рекомендаций).