Организационное проектирование

«1С:Документооборот 8» – система  электронного документооборота (СЭД) - решение, созданное на основе новой  платформы 1С:Предприятие 8.2, и обеспечивающее полный цикл обработки документов компании. Конфигурация является универсальной и легко может быть настроена и адаптирована под специфику конкретного коммерческого предприятия или бюджетного учреждения.

Рисунок 13 - Ключевые возможности «1С:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» решает задачи учета документов, автоматизации взаимодействия сотрудников, контроля исполнительской дисциплины и анализа документооборота:

• учет входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан;
• ведение договоров и сопроводительных документов к ним;
• автоматизация ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление;
• использование времени в сроках исполнения процессов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• разграничение прав доступа по видам документов и ролям;
• возможность работы с электронной цифровой подписью;
• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера;
• ведение архива организации;
• полнотекстовый поиск любых данных;
• ведение статистической отчетности;
• учет и анализ рабочего времени сотрудников.

Основная задача «1С:Документооборот 8» - это организация хранения электронных  документов, а также работы с ними.

 Все документы в системе  хранятся в структуре папок с учетом прав доступа. 

 Структура папок может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по  типам документов. Каждой папке  устанавливается разрешение на  выполнение пользователями или  группами пользователей различных операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

«1С:Документооборот 8» позволяет  вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При  этом осуществляется автоматическая генерация  сквозных регистрационных номеров.

 Регистрация документа (например, договоров) сопровождается следующими процессами:

• автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль, оповещение исполнителей;
• поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
• последующее формирование отчетов по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

1С:Документооборот 8» позволяет  организовать единую информационную  систему, охватывающую основные  задачи по учету на предприятии  для различных категорий пользователей:

• для делопроизводителя
• для финансиста
• для государственных организаций
• для ИТ-специалиста
• для руководителя

Рисунок 14 - Цикл обработки документов компании

Для делопроизводителя:

«1С:Документооборот 8» позволяет  автоматизировать задачи, которые обычно ведутся в бумажных журналах с риском потерять документы или пропустить сроки исполнения.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для делопроизводителя:

• централизованное хранение документов  и учет входящих, исходящих и внутренних документов;
• позволяет организовать централизованное хранение и учет большого количества разнообразных документов и файлов и осуществить быстрый поиск необходимой информации при отсутствии сотрудника на рабочем месте.
• учет обращений граждан;

 В системе предусмотрена возможность регистрации входящих документов, как от юридических, так и от физических лиц, что позволяет вести учет обращений граждан и ответов на них, что соответствует Федеральному закону Российской Федерации от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

• ведение договоров и сопроводительных документов;
• позволяет контролировать сроки согласования, исполнителей по договорам, срок действия договора.
• полнотекстовый поиск любых данных;
• возможность быстрого поиска необходимого документа по ключевому слову, что существенно экономит время пользователя;
• использование штрихкодирования документов;
• позволяет за секунды находить электронные копии документов.

Рисунок 15 - Файловое хранилище

Рисунок 16 - Отчет по журналу передачи

 

 

 

Для финансиста:

«1С:Документооборот 8» позволяет  существенно снизить затраты  организации на хранение документов.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для финансиста:

• повышение управляемости;
• осуществляется благодаря автоматизации ключевых бизнес-процессов – рассмотрение, исполнение, согласование, утверждение, регистрация, ознакомление, т.е. это упорядоченная деятельность. Также в системе существует механизм принятия задач к исполнению, т.е. после того как задача получена исполнителем, он ее может принять к исполнению, таким образом все заинтересованные сотрудники смогут увидеть – началось ли выполнение данной задачи либо нет. Соответственно можно построить и отчет о задачах принятых к исполнению и среднем времени принятия задач к исполнению. Снижение издержек на расходные материалы;
• сокращаются расходы на приобретение бумаги и комплектующих для копировальной техники. Снижение расходов на хранение документов; Снижение затрат и издержек за счет того, что исчезает необходимость в доставке документов в бумажном виде (время сотрудников и деньги).
• сокращаются расходы на приобретение, обновление и амортизация копировальной и множительной техники. Управление договорами и сопроводительными документами;  Контроль сумм, сроков действия и ответственных лиц по договорам. Полнотекстовый поиск любых данных;
• возможность быстрого поиска необходимого документа по ключевому слову, что существенно экономит время пользователя.

Рисунок 17 - Создание и хранение номенклатуры дел организации

Рисунок 18 - Бизнес-процесс согласования договора

Для государственных  организаций:

«1С:Документооборот 8» позволяет  централизованно хранить большой  объем документов и организовывать коллективную работу с ними.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для государственных организаций:

• централизованное хранение документов;
• позволяет организовать централизованное хранение и учет большого количества разнообразных документов и файлов и осуществить быстрый поиск необходимой информации при отсутствии сотрудника на рабочем месте.
• организация коллективной и групповой работы;
• всю деятельность организация может осуществлять, не выходя за пределы комнаты, причем даже с учетом территориально-распределенной структуры организации;
• современная отечественная платформа «1С:Предприятие 8», сертифицированная согласно требованиями ст.152 ФЗ;
• продукт создан на современной отечественной платформе «1С:Предприятие 8.2», сертифицированный по требованиям безопасности информации №РОСС RU.0001.01БИ00;
• возможность создания СЭД как в небольших, так и в крупных, территориально-распределенных организациях;
• существуют различные варианты работы прикладного решения: от персонального однопользовательского, до работы в масштабах больших рабочих групп и предприятий;
• небольшие затраты на внедрение и владение системой;
• внедрение занимает от 1 месяца, затраты на внедрение и сопровождение системы снижаются благодаря большому количеству специалистов по 1С, способных поддерживать систему;
• возможность работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• обеспечивает надежную защиту информации, а также визирование и утверждение документов в электронной форме с возможностью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• использование штрихкодирования документов;
• позволяет за секунды находить электронные копии документов;
• налаженная система обучения пользователей, включая очное, дистанционное и электронное обучение. Возможность обучения без отрыва от производства.

Рисунок 19 - Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.

Рисунок 20 - Списки видов документов

 Для ИТ-специалиста:

«1С:Документооборот 8» является законченным  программным продуктом. Система  легко настраивается под структуру  и правила  любой организации. Легкая интеграция с другими продуктами на платформе «1С:Предприятие 8» и системами других вендоров.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для ИТ-специалиста:

Простота внедрения и администрирования;

Возможность  легко и быстро установить и настроить  под требования конкретной организации (в том числе, силами самого заказчика). Полученное решение в короткие сроки вводится в эксплуатацию.

Организация коллективной и групповой  работы;

• гибкие настройки параметров системы (устанавливаемых как по умолчанию, так и индивидуально для каждого пользователя), а также удобный и понятный интерфейс для настройки посредством заполнения системных справочников;
• информационная безопасность организации;
• возможность резервного копирования и восстановления данных, а также автоматическое протоколирование работы пользователей с документами;
• разграничение прав доступа по видам документов и ролям;
• возможность настройки типовых наборов прав (например, стандартных делопроизводственных   «ролей»: регистратора, контролера, исполнителя и т.п.) и их копирования пользователям для ускорения    процесса настройки системы;
• полнотекстовый поиск любых данных;
• возможность быстрого поиска необходимого документа по ключевому слову, что существенно экономит время пользователя.

Рисунок 21 - Карточка и типовая блок-схема бизнес-процесса Согласование

Рисунок 22 - Настройка Прав доступа к внутренним документам

Для руководителя:

«1С:Документооборот 8» предоставляет  возможность оперативного принятия решений по документам и делегирования  полномочий.

Ключевые возможности и преимущества «1С:Документооборот 8» для руководителя:

• укрепление и контроль исполнительской дисциплины;
• повышение управляемости организацией благодаря наличию актуальной информации о состоянии работы «в реальном времени». Возможность просмотра и утверждения отчета исполнителя о результатах работ;
• возможность работы с электронной цифровой подписью (ЭЦП);
• обеспечивает надежную защиту информации, а также визирование и утверждение документов в электронной форме с возможностью применения электронной цифровой подписи (ЭЦП);
• хранение файлов, их коллективное редактирование и контроль версий;
• возможность отслеживания всех перемещений документа внутри организации на каждом этапе его жизненного цикла, и, таким образом, возможность в любой момент проследить полную историю работы с ним;
• полнотекстовый поиск любых данных;
• возможность быстрого поиска необходимого документа по ключевому слову, что существенно экономит время пользователя;
• ведение статистической отчетности;
• получение и вывод на печать разнообразных отчетных форм (сведения о документообороте, об исполнении (просроченные задачи), о работе должностных подразделений и лиц с документами).

Рисунок 23 - Справка об исполнительской дисциплине

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение  К

Форма приказа о внедрении «1С:Документооборот 8» на предприятии

ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»

 

Приказ №51

о внедрении «1С:Документооборот 8» на предприятии

 

 

Г.Астрахань                                                                                                                            12.07.2010              

 

В связи с производственной необходимостью

ПРИКАЗЫВАЮ:

Для более удобного и полного пользования электронным документооборотом внедрить программу 1С:Документооборот 8.

 

Генеральный директор                                                                                                 А.И. Жидовинов

ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»