«1С:Документооборот 8» – система
электронного документооборота (СЭД) -
решение, созданное на основе новой
платформы 1С:Предприятие 8.2, и обеспечивающее
полный цикл обработки документов
компании. Конфигурация является универсальной
и легко может быть настроена и адаптирована
под специфику конкретного коммерческого
предприятия или бюджетного учреждения.
Рисунок 13 - Ключевые возможности
«1С:Документооборот 8»
«1С:Документооборот 8» решает задачи
учета документов, автоматизации взаимодействия
сотрудников, контроля исполнительской
дисциплины и анализа документооборота:
- учет входящих, исходящих и внутренних
документов и обращений граждан;
- ведение договоров и сопроводительных
документов к ним;
- автоматизация ключевых бизнес-процессов
– рассмотрение, исполнение, согласование,
утверждение, регистрация, ознакомление;
- использование времени в сроках исполнения
процессов;
- контроль исполнительской дисциплины;
- хранение файлов, их коллективное
редактирование и контроль версий;
- разграничение прав доступа по видам
документов и ролям;
- возможность работы с электронной
цифровой подписью;
- автоматизированная загрузка документов
из электронной почты и со сканера;
- ведение архива организации;
- полнотекстовый поиск любых данных;
- ведение статистической отчетности;
- учет и анализ рабочего времени сотрудников.
Основная задача «1С:Документооборот
8» - это организация хранения электронных
документов, а также работы с ними.
Все документы в системе
хранятся в структуре папок с
учетом прав доступа.
Структура папок может формироваться
в соответствии с организационной
структурой предприятия или по
типам документов. Каждой папке
устанавливается разрешение на
выполнение пользователями или
группами пользователей различных
операций: чтения, добавления, редактирования
или удаления.
«1С:Документооборот 8» позволяет
вести учет и регистрацию входящей
и исходящей корреспонденции. При
этом осуществляется автоматическая генерация
сквозных регистрационных номеров.
Регистрация документа (например,
договоров) сопровождается следующими
процессами:
- автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль, оповещение исполнителей;
- поддержка регламентированных сроков исполнения документов;
- последующее формирование отчетов по поступлению
и исполнению документов, по просроченным
документам.
1С:Документооборот 8» позволяет
организовать единую информационную
систему, охватывающую основные
задачи по учету на предприятии
для различных категорий пользователей:
- для делопроизводителя
- для финансиста
- для государственных организаций
- для ИТ-специалиста
- для руководителя
Рисунок 14 - Цикл обработки документов
компании
Для делопроизводителя:
«1С:Документооборот 8» позволяет
автоматизировать задачи, которые обычно
ведутся в бумажных журналах с риском
потерять документы или пропустить сроки
исполнения.
Ключевые возможности и преимущества
«1С:Документооборот 8» для делопроизводителя:
- централизованное хранение документов
и учет входящих, исходящих и внутренних
документов;
- позволяет организовать централизованное
хранение и учет большого количества разнообразных
документов и файлов и осуществить быстрый
поиск необходимой информации при отсутствии
сотрудника на рабочем месте.
- учет обращений граждан;
В системе предусмотрена
возможность регистрации входящих документов,
как от юридических, так и от физических
лиц, что позволяет вести учет обращений
граждан и ответов на них, что соответствует
Федеральному закону Российской Федерации
от 02.05.2006г. №59-ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации».
- ведение договоров и сопроводительных
документов;
- позволяет контролировать сроки
согласования, исполнителей по договорам,
срок действия договора.
- полнотекстовый поиск любых данных;
- возможность быстрого поиска необходимого
документа по ключевому слову, что существенно
экономит время пользователя;
- использование штрихкодирования
документов;
- позволяет за секунды находить электронные
копии документов.
Рисунок 15 - Файловое хранилище
Рисунок 16 - Отчет по журналу передачи
Для финансиста:
«1С:Документооборот 8» позволяет
существенно снизить затраты
организации на хранение документов.
Ключевые возможности и преимущества
«1С:Документооборот 8» для финансиста:
- повышение управляемости;
- осуществляется благодаря автоматизации
ключевых бизнес-процессов – рассмотрение,
исполнение, согласование, утверждение,
регистрация, ознакомление, т.е. это упорядоченная
деятельность. Также в системе существует
механизм принятия задач к исполнению,
т.е. после того как задача получена исполнителем,
он ее может принять к исполнению, таким
образом все заинтересованные сотрудники
смогут увидеть – началось ли выполнение
данной задачи либо нет. Соответственно
можно построить и отчет о задачах принятых
к исполнению и среднем времени принятия
задач к исполнению. Снижение издержек
на расходные материалы;
- сокращаются расходы на приобретение
бумаги и комплектующих для копировальной
техники. Снижение расходов на хранение
документов; Снижение затрат и издержек
за счет того, что исчезает необходимость
в доставке документов в бумажном виде
(время сотрудников и деньги).
- сокращаются расходы на приобретение,
обновление и амортизация копировальной
и множительной техники. Управление договорами
и сопроводительными документами;
Контроль сумм, сроков действия и ответственных
лиц по договорам. Полнотекстовый поиск
любых данных;
- возможность быстрого поиска необходимого
документа по ключевому слову, что существенно
экономит время пользователя.
Рисунок 17 - Создание и хранение номенклатуры
дел организации
Рисунок 18 - Бизнес-процесс согласования
договора
Для государственных
организаций:
«1С:Документооборот 8» позволяет
централизованно хранить большой
объем документов и организовывать
коллективную работу с ними.
Ключевые возможности и преимущества
«1С:Документооборот 8» для государственных
организаций:
- централизованное хранение документов;
- позволяет организовать централизованное
хранение и учет большого количества разнообразных
документов и файлов и осуществить быстрый
поиск необходимой информации при отсутствии
сотрудника на рабочем месте.
- организация коллективной и групповой
работы;
- всю деятельность организация может
осуществлять, не выходя за пределы комнаты,
причем даже с учетом территориально-распределенной
структуры организации;
- современная отечественная платформа
«1С:Предприятие 8», сертифицированная
согласно требованиями ст.152 ФЗ;
- продукт создан на современной отечественной
платформе «1С:Предприятие 8.2», сертифицированный
по требованиям безопасности информации
№РОСС RU.0001.01БИ00;
- возможность создания СЭД как в небольших,
так и в крупных, территориально-распределенных
организациях;
- существуют различные варианты работы
прикладного решения: от персонального
однопользовательского, до работы в масштабах
больших рабочих групп и предприятий;
- небольшие затраты на внедрение и
владение системой;
- внедрение занимает от 1 месяца, затраты
на внедрение и сопровождение системы
снижаются благодаря большому количеству
специалистов по 1С, способных поддерживать
систему;
- возможность работы с электронной
цифровой подписью (ЭЦП);
- обеспечивает надежную защиту информации,
а также визирование и утверждение документов
в электронной форме с возможностью применения
электронной цифровой подписи (ЭЦП);
- использование штрихкодирования
документов;
- позволяет за секунды находить электронные
копии документов;
- налаженная система обучения пользователей,
включая очное, дистанционное и электронное
обучение. Возможность обучения без отрыва
от производства.
Рисунок 19 - Учет документов ведется
в разрезе видов документов в соответствии
с положением о документообороте предприятия.
Рисунок 20 - Списки видов документов
Для ИТ-специалиста:
«1С:Документооборот 8» является законченным
программным продуктом. Система
легко настраивается под структуру
и правила любой организации.
Легкая интеграция с другими продуктами
на платформе «1С:Предприятие 8» и системами
других вендоров.
Ключевые возможности и преимущества
«1С:Документооборот 8» для ИТ-специалиста:
Простота внедрения и администрирования;
Возможность легко и быстро
установить и настроить под
требования конкретной организации (в
том числе, силами самого заказчика). Полученное
решение в короткие сроки вводится в эксплуатацию.
Организация коллективной и групповой
работы;
- гибкие настройки параметров системы
(устанавливаемых как по умолчанию, так
и индивидуально для каждого пользователя),
а также удобный и понятный интерфейс
для настройки посредством заполнения
системных справочников;
- информационная безопасность организации;
- возможность резервного копирования
и восстановления данных, а также автоматическое
протоколирование работы пользователей
с документами;
- разграничение прав доступа по видам
документов и ролям;
- возможность настройки типовых наборов
прав (например, стандартных делопроизводственных
«ролей»: регистратора, контролера, исполнителя
и т.п.) и их копирования пользователям
для ускорения процесса настройки
системы;
- полнотекстовый поиск любых данных;
- возможность быстрого поиска необходимого
документа по ключевому слову, что существенно
экономит время пользователя.
Рисунок 21 - Карточка и типовая блок-схема
бизнес-процесса Согласование
Рисунок 22 - Настройка Прав доступа
к внутренним документам
Для руководителя:
«1С:Документооборот 8» предоставляет
возможность оперативного принятия
решений по документам и делегирования
полномочий.
Ключевые возможности и преимущества
«1С:Документооборот 8» для руководителя:
- укрепление и контроль исполнительской
дисциплины;
- повышение управляемости организацией
благодаря наличию актуальной информации
о состоянии работы «в реальном времени».
Возможность просмотра и утверждения
отчета исполнителя о результатах работ;
- возможность работы с электронной
цифровой подписью (ЭЦП);
- обеспечивает надежную защиту информации,
а также визирование и утверждение документов
в электронной форме с возможностью применения
электронной цифровой подписи (ЭЦП);
- хранение файлов, их коллективное
редактирование и контроль версий;
- возможность отслеживания всех перемещений
документа внутри организации на каждом
этапе его жизненного цикла, и, таким образом,
возможность в любой момент проследить
полную историю работы с ним;
- полнотекстовый поиск любых данных;
- возможность быстрого поиска необходимого
документа по ключевому слову, что существенно
экономит время пользователя;
- ведение статистической отчетности;
- получение и вывод на печать разнообразных
отчетных форм (сведения о документообороте,
об исполнении (просроченные задачи), о
работе должностных подразделений и лиц
с документами).
Рисунок 23 - Справка об исполнительской
дисциплине
Приложение
К
Форма приказа о внедрении «1С:Документооборот 8»
на предприятии
ОАО
«АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»
Приказ №51
о внедрении «1С:Документооборот
8» на предприятии
Г.Астрахань
12.07.2010
В связи с производственной необходимостью
ПРИКАЗЫВАЮ:
Для более удобного и полного пользования
электронным документооборотом внедрить
программу 1С:Документооборот 8.
Генеральный директор
А.И. Жидовинов
ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»