Организационное проектирование

• документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.
• документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое ( приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)
• документопоток исходящих документов - информация направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Схемы движения документов (по потокам)

Рисунок 5 – Схема работы с исходящими документами

Так же для более точного представления  о работе с исходящими документами  имеется оперограмма исходящего документа.

 

Рисунок 6 – Оперограмма исходящего документа

Из данной оперограммы видно, что  проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется менеджером оперативного отдела, который отвечает за делопроизводство в организации.

Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись  руководителю организации. Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается менеджеру оперативного отдела для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов».

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, документ в тот же день конвертуются и отправляются.

Так же на предприятии представлена схема работы с входящими документами.

Рисунок 7 – Схема работы с входящими документами

Так же для более точного представления  о работе с исходящими документами  имеется оперограмма входящего  документа (Приложение В).

Для более удобного анализа производительности документооборота ниже приведена таблица по расчету численности работников.

Таблица №1 «Расчет численности работников ДОУ»

№ п/п	Вид выполняемой работы	Содержание работы	Единица измерения объема  работ	Годовой объем работ	№ таблицы нормативов	Норма времени, час	Затраты времени, час	Примечание
1	Обработка поступающих  документов	Прием корреспонденции проверка целостности  упаковки  вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые	15 документов	3000	32	0,65	130	Выполняется для документов, поступающих по почте

 

Продолжение таблицы №1

№ п/п	Вид выполняемой  работы	Содержание  работы	Единица измерения  объема  работ	Годовой объем  работ	№ таблицы  нормативов	Норма времени, час	Затраты времени, час	Примечание
2	Автоматизированная регистрация  поступающих документов	Вызов на экран РКФ, ввод информации о документе: о его  дате, авторе, о содержании документа  и др., присвоение регистрационного номера	15 документов	12300	54	0,4	328
3	Отправка документов по электронной почте, факсу	Сохранение вложений в рабочей папке, создание формы  электронного сообщения, заполнение полей, прикрепление вложенных файлов, отправка адресату	15 документов	14900	нет	0,33	327,8	Данный вид работ  не нормирован, получен экспертным путем
4	Отправка документов курьерской связью	Связь курьерской службой, выяснение сроков стоимости доставки, согласование условий доставки.	Отправка пяти документов	180	нет	0,5	18	Данный вид работ  не нормирован, получен экспертным путем
5	Обработка отправляемых документов по почте	Получение исполненных  документов, проставление адреса на конверте, вложение документов в конверты, маркировка, составление реестра на заказную почту.	20 документов	1000	36	0,8	40	Выполняется для документов, отправляемых по почте
6	Брошюрование	Работа с брошюровочным  аппаратом	2 брошюры в 100 листов	1200	нет	0,275	165

 

Продолжение таблицы №1

№ п/п	Вид выполняемой  работы	Содержание  работы	Единица измерения  объема  работ	Годовой объем  работ	№ таблицы  нормативов	Норма времени, час	Затраты времени, час	Примечание
7	Ведение клиентской базы	Обновление регистрационных  данных, ввод новых данных	1 обновление (ввод)	250	нет	0,1	25	Данный вид работ  не нормирован, получен экспертным путем
8	Ведение телефонных переговоров	Прием звонка, представление, выяснение цели звонка, переадресация	1 разговор	30000	49	0,025	750
9	Контроль исполнения документов	Составление РК, если она не передается из службы регистрации, проставление отметки "К" (контроль) на документе и  на РК и т.д.	15 документов	180	3.1.3 п.1	0,8	9,6
10	Составление и ведение  контрольно- справочной картотеки	Систематизация, расстановка  РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают и т.д.	15 документов	180	3.1.4 п.1	0,8	9,6

 

Продолжение таблицы №1

№ п/п	Вид выполняемой  работы	Содержание  работы	Единица измерения  объема  работ	Годовой объем  работ	№ таблицы нормативов	Норма времени, час	Затраты времени, час	Примечание
11	Формирование дел постоянного  хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация)	Группировка исполненных  документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела	3 дела	44	3.1.5 п.1	0,75	11
12	Передача дел в архив  организации из структурного подразделения	Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур  дел, контрольно-справочных и тематических картотек согласно графику, оформление передачи по установленной форме	15 дел	30	3.1.5 п.8	3,25	6,5
	Итого	7146

 

Документы, поступающие на предприятие  проходят:

• регистрацию;
• контроль исполнения документов;
• рассмотрение руководством;
• подготовку документов к архивному хранению.

Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта  создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

При регистрации документы делятся  на несколько групп, каждая из которых  регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные  журналы или регистрационно-контрольные  карточки (РКК). Журналы удобны при  сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• автор (корреспондент);
• название документа;
• дата документа;
• индекс документа;
• дата поступления документа (для входящих документов);
• индекс поступления документа (для входящих документов;
• заголовок документа или его краткое содержание;
• резолюция (исполнитель .содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения;
• отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
• номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

• исполнители;
• расписка исполнителя в получении документа;
• ход исполнения;
• приложения и др.

Регистрация документов - ответов  ведется на регистрационных  формах инициативных документов. Документу - ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители и  ответственные исполнители. Исполнители  контролируют организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются  по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока  в следующем порядке: заданий  последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев  текущего года - не реже одного раза в  месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Из всего вышесказанного можно  составить таблицу объема документов.

Таблица №2 «Анализ динамики документооборота»