Организационное проектирование

Подготовка документов к архивному хранению

Документы предприятия, отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки  и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или  уничтожение является результатом  проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия.

Изо всего изложенного можно  привести пример графики изменения объема документооборота и диаграмму структуры документооборота.

 

Рисунок 8 – Структура документооборота за 2009 год

Рисунок 9 - Структура документооборота за 2010 год

Рисунок 10 - Структура документооборота за 2011 год

Рисунок 11 – Диаграмма структуры документооборота

2.4 Техническое  обеспечение предприятия

На предприятии используются:

• диспетчеры файлов (файловые менеджеры). С их помощью выполняется большинство операций по обслуживанию файловой структуры: копирование, перемещение, переименование файлов, создание каталогов (папок), уничтожение объектов, поиск файлов и навигация в файловой структуре. Базовые программные средства содержатся в составе программ системного уровня и устанавливаются вместе с операционной системой
• средства сжатия данных (архиваторы). Предназначены для создания архивов. Архивные файлы имеют повышенную плотность записи информации и соответственно, эффективнее используют носители информации.
• средства диагностики. Предназначены для автоматизации процессов диагностики программного и аппаратного обеспечения. Их используют для исправления ошибок и для оптимизации работы компьютерной системы.
• программы инсталляции (установки). Предназначены для контроля за добавлением в текущую программную конфигурацию нового программного обеспечения. Они следят за состоянием и изменением окружающей программной среды, отслеживают и протоколируют образование новых связей, утерянных во время уничтожения определенных программ. Простые средства управления установлением и уничтожением программ содержатся в составе операционной системы, но могут использоваться и дополнительные служебные программы.
• средства коммуникации. Разрешают устанавливать соединение с удаленными компьютерами, передают сообщения электронной почты, пересылают факсимильные сообщения и т.п..
• средства просмотра и воспроизведения. Преимущественно, для работы с файлами, их необходимо загрузить в «родную» прикладную программу и внести необходимые исправления. Но, если редактирование не нужно, существуют универсальные средства для просмотра (в случае текста) или воспроизведения (в случае звука или видео) данных.
• средства компьютерной безопасности. К ним относятся средства пассивной и активной защиты данных от повреждения, несанкционированного доступа, просмотра и изменения данных. Средства пассивной защиты - это служебные программы, предназначенные для резервного копирования. Средства активной защиты применяют антивирусное программное обеспечение. Для защиты данных от несанкционированного доступа, их просмотра и изменения используют специальные системы, базирующиеся на криптографии.
• текстовые редакторы. Основные функции - это ввод и редактирование текстовых данных. Для операций ввода, вывода и хранения данных текстовые редакторы используют системное программное обеспечение. С этого класса прикладных программ начинают знакомство с программным обеспечением и на нем приобретают первые привычки работы с компьютером.

Топология ЛВС организации

На предприятии используется топология  сети звезда.

Звезда — базовая топология  компьютерной сети, в которой все  компьютеры сети присоединены к центральному узлу (обычно коммутатор), образуя физический сегмент сети. Подобный сегмент сети может функционировать как отдельно, так и в составе сложной сетевой топологии (как правило, «дерево»).

Весь обмен информацией идет исключительно через центральный  компьютер, на который таким способом возлагается очень большая нагрузка, поэтому ничем другим, кроме сети, он заниматься не может.

Как правило, именно центральный компьютер  является самым мощным, и именно на него возлагаются все функции  по управлению обменом. Никакие конфликты в сети с топологией звезда в принципе не возможны, потому что управление полностью централизовано.

Рисунок 12 – Топология сети «звезда»

Таким образом, исходя из всего вышесказанного можно сделать вывод о том, что предприятию требуется совершенствование организационной системы правления. В существующей системе имеются незначительные недостатки связанные с организационной структурой, в управлении с персоналом, на генерального директора оказывается повышенная нагрузка.

В третей части будут проведены  мероприятия по устранению этих недостатков.

 

3ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ИЗМЕНЕНИЙ

При совершенствовании  организационной структуры управления ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС» важным является правильное соотношение полномочий и ответственности, четкая регламентация деятельности руководителей и исполнителей. Осуществим распределение управленческих решений по уровням, потому что это является наиболее важной и ответственной частью улучшения структуры.

Наиболее приоритетные направления совершенствования организационной структуры управления можно рассмотреть через следующие задачи и их содержание.

Основные мероприятия, направленные на совершенствование  организационной структуры ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС»:

• предприятие должно определить свои сферы деятельности, которые непосредственно и существенно влияют на достижение его стратегических целей;
• должен быть выполнен переход от традиционного оперативно-тактического к преимущественно стратегическому управлению предприятием;
• должно быть обеспечение высокой гибкости системы управления, способной отслеживать быстрые изменения внешней среды;
• коренное улучшение сферы работы с персоналом;

Рассмотрим и внесем изменения в верхний уровень  управления. Генеральный директор будет  выполнять только свои функции. Учитывая, что действующей структурой предусмотрен совет директоров, выведем из действующей линейной структуры главного бухгалтера с его структурными подразделениями и напрямую переподчиним совету директоров. Из линейной структуры выведем юридический отдел и подчиним непосредственно генеральному директору. В действующей структуре управления был предусмотрен директор по безопасности, которому подчинялись отдельные службы безопасности и одновременно, генеральному директору подчинялась военизированная охрана.

Следует ликвидировать должность директора по безопасности, и создать функциональное подразделение «Служба безопасности» (Приложение Г). Службу безопасности напрямую подчинить генеральному директору, что позволит более оперативно решать вопросы безопасности.

Предлагаются изменения  в перераспределении подразделений  между другими заместителями  генерального директора. Передать функцию  управления общими вопросами начальнику отдела кадров.

Таким образом, будет  создана более гибкая структура  управления предприятием (Приложение Д). Первый заместитель генерального директора выполняет свою прежнюю функцию управления, курирует производственные вопросы.

В заключение можно сделать  следующий вывод. При рассмотрении, предложенного подхода, совершенствования организационной структуры видны очевидные его преимущества. На ОАО «АСТРАХАНЬГАЗСЕРВИС», где разнообразны рынки сбыта и технологии производства, слабы внутрипроизводственные связи, где требуются различные рыночные стратегии, более целесообразна децентрализация в управлении. Она проявляется в более широкой самостоятельности подразделений и менее жестком контроле со стороны высшего руководства, который в основном осуществляется по финансовым результатам.

В процессе внесения изменений  в организационную структуру управления были выделены следующие её преимущества по сравнению с предыдущей. К преимуществам новой организационной структуры можно отнести:

• децентрализация в управлении и уменьшение контроля со стороны высшего руководства;
• снижение нагрузки на генерального директора;
• за счёт упрощения должности директора по безопасности и создания Службы безопасности, стало возможным более эффективно управлять безопасностью на предприятии и пресекать все возможные нарушения;
• за счёт передачи дополнительных полномочий отделу кадров, появилась возможность более эффективного управления персоналом, более эффективного использования его потенциала и снижения его текучести;
• за счёт подчинения бухгалтерии напрямую совету директоров, появилась возможность более детального изучения состояния предприятия и отслеживания негативных сторон в его работе, что очень важно в условиях кризиса;
• появилась также возможность дополнительного расширения сферы деятельности и освоения новых рынков за счёт освоения новых заказов, повышения качества продукции и более эффективного управления производством.

Для более удобного пользования  электронным документооборотом  следует установить программу 1С:Документооборот 8 (Приложение Ж,К):

Функциональные возможности программы  «1С:Документооборот 8»

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Программа поддерживает многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том числе и через веб-браузеры.

Работа с документами

«1С:Документооборот 8» позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ сопровождается учетно-регистрационной карточкой, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003, требованиям ГСДОУ и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной практике.

Хранение и права  доступа

В конфигурации программы «1С:Документооборот 8» внутренние документы и файлы хранятся в структуре папок с учетом прав доступа.

Структура папок может формироваться  в соответствии с организационной  структурой предприятия или по типам  документов. Каждой папке устанавливается  разрешение на выполнение пользователями или группами пользователей различных  операций: чтения, добавления, редактирования или удаления.

Дополнительно к этому все данные конфигурации программы «1С:Документооборот 8» ограничиваются правами доступа в зависимости от видов документов, грифов доступа к документам, групп корреспондентов и групп физических лиц.

Регистрация входящих и  исходящих документов

«1С:Документооборот 8» позволяет вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов производится в соответствии с ГОСТами, типовыми инструкциями и традициями отечественного делопроизводства.

Регистрация документа  сопровождается следующими процессами:

автоматизация процедуры рассмотрения документов и последующей постановки на контроль,

оповещение исполнителей,

поддержка регламентированных сроков исполнения документов,

последующее формирование отчетов  по поступлению и исполнению документов, по просроченным документам.

Сканирование

В «1С:Документообороте 8» предусмотрена возможность загрузки входящих, исходящих, внутренних документов и файлов со сканеров любых типов, поддерживающих интерфейс TWAIN.

Электронная почта

Любой документ или файл «1С:Документооборота 8» можно отправить по электронной почте непосредственно из программы. Предусмотрена также загрузка входящих и внутренних документов из электронной почты.

Просмотр, редактирование и контроль версий

Для просмотра и редактирования документов «1С:Документооборот 8» использует соответствующие приложения, установленные на локальных компьютерах пользователей.

Повседневная работа с документами  и файлами выполняется непосредственно  на «рабочем столе»; пользователь видит список редактируемых документов и список невыполненных задач, предусмотрена настройка «рабочего стола» с возможностью удалить, добавить или поменять местами элементы конкретного раздела.

«1С:Документооборот 8» обеспечивает доступ сотрудников к файлам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки файлов.

При сохранении изменений в информационной базе автоматически создается новая  версия файла с указанием автора, даты и времени создания.

Непосредственно из карточки файла  можно посмотреть список версий, удалить ненужные, сменить активную (текущую) версию. Для файлов популярных форматов (doc, rtf, html, txt, odt) поддерживается сравнение версий.

Бизнес-процессы и работа пользователей

В конфигурации программы «1С:Документооборот 8» коллективная работа с документами реализована в следующих бизнес-процессах:

Рассмотрение: документ попадает на рассмотрение к руководителю и с его резолюцией возвращается к автору документа.

Исполнение: документ передается на исполнение всем пользователям по списку и контролеру для соблюдения исполнительской дисциплины. Один из пользователей может быть назначен ответственным исполнителем.

Согласование: приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования или отправки на повторное согласование.

Утверждение: документ попадает на утверждение  к ответственному лицу и возвращается к автору документа для ознакомления с результатом утверждения.

Регистрация: документ попадает к секретарю для присвоения регистрационного номера, проставления печати организации и отправки корреспонденту.

Ознакомление: с помощью этого  бизнес-процесса нужный документ рассылается  всем пользователям по списку для  ознакомления.