Суть организационного проектирования

Федеральное государственное  образовательное  учреждение высшего

профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ

ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

Кафедра государственной  службы и кадровой политики 
 
 
 
 

Реферат по курсу: «Теория организации» 

  на тему:

«Суть организационного проектирования» 

                                                                                   
 

                                                                                  

                                                                                   Выполнил:

                                                                                   Ахмиев Р.Р.

                                                                                   студент факультета

                                                                                   основных образовательных 

                                                                                   программ   заочной

                                                                                   формы обучения

3 курса, 27 группы 
 
 

Оценка:___________________

Подпись преподавателя:_{_____________________________}

Оценка  рецензента:«_________________»«____» _______ 2006 г. 
 

Москва  – 2010

Содержание: 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….стр. 3 

ОСНОВНАЯ  ЧАСТЬ.…………………………………………………..стр.4-8 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………...стр.9-10 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ…………………...стр.11 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Научно  обоснованное формирование организационных  структур управления - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих  субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать принципы и методы проектирования организации управления на основе системного подхода.

     Без развития методов проектирования структур управления затрудняется совершенствование  управления и повышение эффективности  производства, так как:

     во-первых, в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;

     во-вторых, в сферу хозяйственного управления невозможно переносить закономерности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма во многом был подменен внедрением и использованием автоматизированных систем управления (АСУ) - работой исключительно важной, но не единственной в развитии управления на всех уровнях. Создание автоматизированных систем управления нередко ведется в отрыве от улучшения структуры управления, недостаточно связано с организационными факторами;

     в-третьих, создание структуры должно опираться  не только на опыт, аналогию, привычные схемы и, наконец, интуицию, но и на научные методы организационного проектирования;

     в-четвертых, проектирование сложнейшего механизма - механизма управления - должно возлагаться  на специалистов, владеющих методологией формирования организационных систем.

Основная  часть

     Создание  любой организации или подразделения  начинается с организационного проектирования.

     Суть  организационного проектирования состоит в определении будущей структуры и системы управления организации, технологических, административных, информационных взаимосвязей между элементами, правил и процедур выполнения тех или иных действий. Оно исходит из наиболее рационального варианта разделения труда, его последующей кооперации, и отражается в организационном  проекте.

     Если организация уже существует, то в соответствии с изменениями внешней и внутренней среды она и ее отдельные элементы должны постоянно совершенствоваться. Это совершенствование осуществляется в рамках развития организации, которое имеет форму периодической реорганизации и обосновывается в плане организационных мероприятий.

     В зависимости от масштабов необходимых  преобразований реорганизация бывает элементной, частичной и общей. Элементная может ограничиваться, например, изменением порядка приема посетителей: частичная — преобразованием отдельных подразделений; общая затрагивает все объекты и стороны деятельности организации, предполагает коренное обновление ее структуры, систему управления, функций подразделений, отдельных должностных лиц.

     Организационный проект и план организационных мероприятий во многом схожи. Во-первых, они состоят из одинаковых элементов: перечня намечаемых мероприятий, и технологических карт их осуществления (обязательны для исполнения); методических рекомендаций и конкретных примеров (имеют рекомендательный характер). Во-вторых, тот и другой имеют общий объект — организацию, хотя и находящуюся на разных стадиях своего жизненного цикла. В первом случае речь идет о создаваемой организации, а во втором — о существующей.

     Несмотря  на схожий характер организационного проекта и плана организационно-технических мероприятий существуют ряд существенных отличий.

     В рамках проекта организация рассматривается в общих чертах, идеальном состоянии, поэтому люди здесь присутствуют лишь абстрактно, как некие среднестатистические субъекты, которым предстоит заполнить пока еще свободные места.

     План  организационных  мероприятий относится к реальным структурам, в которых работают живые люди, обладающие определенными интересами, связями и пр., поэтому он должен быть более индивидуализированным и избирательным.

     Поскольку проектирование начинается «с нуля»  и охватывает все направления  деятельности организации, оно является весьма трудоемкой работой, выполняемой  специализированными фирмами, имеющими возможность привлечь к ней высококвалифицированных профессионалов.

     Общая последовательность организационного проектирования:

1. Осуществление деления организации по горизонтали, соответствующее важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.
2. Установление соотношений полномочий различных должностей.
3. Определение должностных обязанностей, как совокупность определенных задач и функций.

     Реализация  организационного проекта происходит в несколько этапов:

1. Предпроектный этап, который включает следующие подэтапы:
• предварительное технико-экономическое обоснование (ПТЭО) и технико-экономическое обследование (ТЭО) – определяются цели, критерии эффективности и ограничения, существующие во внутренней и внешней среде;
• разработка технического задания (ТЗ) – описываются основные характеристики будущей системы управления, сроки разработки и эффективность затрат;
2. Проектный этап:
• технический проект (ТП) разработка технической документации: общесистемная документация, документация линейного руководства, функциональных подсистем, подсистем обеспечения и т.д.;
• рабочий проект (РП) – целью рабочего проекта является разработка рабочей документации, необходимой для внедрения системы управления и проведение приемо-сдаточных документов;
3. Внедрение проекта – его начало проводится после официального утверждения РП и включает в себя административные, мотивационные и организационные действия.

     Развитие  — процесс постоянный, в каждый данный момент касающийся лишь отдельных  сторон деятельности организации. Поэтому  разработка организационного плана значительно менее трудоемка и зачастую может осуществляться собственными силами.

     Развитие  организации и ее отдельных элементов  в соответствии с изменяющимися  требованиями среды восстанавливает  нарушающееся внутреннее и внешнее  равновесие, обеспечивает ее переход в новое качественное состояние и создает необходимые предпосылки нормального функционирования.

     Проектирование  и совершенствование организаций, ее подразделений, включает следующие  главные направления: структуризацию, композицию, регламентацию, ориентацию. Поскольку все они тесно взаимосвязаны, то чаще всего осуществляются параллельно.

     Композиция  заключается в разработке общей структурной схемы организации с учетом технологических, информационных и иных взаимосвязей между подразделениями и рабочими местами. В ее рамках формулируются общие требования к механизму функционирования и характеру взаимодействия отдельных элементов организации (кто кому подчиняется; кто кого контролирует; кто с кем согласовывает свою деятельность), принципы подбора и продвижения кадров, оплаты труда, материального и морального стимулирования.

     В процессе структуризации, исходя из организационных целей, определяется состав подразделений, их внутренняя структура, задачи, стоящие перед ними и объединяемыми ими рабочими местами и должностями.

     Под регламентациейпонимается разработка правил, процедур, инструкций, нормативов, которыми должны руководствоваться члены организации в повседневной деятельности; определение основных функций работников, круга их должностных обязанностей, нормативов выполнения тех или иных операций. Важным объектом регламентации является информация, ее содержание, периодичность поступления или предоставления. Регламентация обеспечивает единообразное осуществление повторяющихся управленческих действий, независимо от личных особенностей тех, кто их выполняет. Она может осуществляться централизованно или самостоятельно как саморегламентация на основе рекомендаций.

     Регламентацию можно рассматривать в статике  и в динамике. В первом случае речь идет об определении статуса звеньев управления целей, задач каждого звена, его места в общей системе, связей с другими, прав, обязанностей, ответственности, условий экономического стимулирования, порядка работы с кадрами и т.п.

     Регламентация в динамике — это определение затрат рабочего времени на осуществление тех или иных процессов, функций, процедур.

     Регламенты  бывают: организационными; экономическими, устанавливающими рамки хозяйственной деятельности; социальными, регулирующими трудовые отношения.

     Основными регламентирующими документами в организациях являются: устав, положения о самой организации, ее подразделениях, высших должностных лицах, графики их работы, приема посетителей, штатные расписания должностные инструкции и инструкции, регулирующие отдельные стороны и виды деятельности.

     Ориентация заключается в создании условий для упорядочения положения и движения субъектов и материальных объектов в рамках организации. Она бывает нумерационной (шифры папок в архиве), словесной (табличка на двери с именем сотрудника), словесно-нумерационной, представляющей собой комбинацию того и другого, символической (дорожный знак), графической (схемы эвакуации персонала в случае пожара), цветовой (различная окраска стен на разных этажах). 
 

Заключение

     В заключении можно сказать что, выработка решения об организационной структуре - весьма сложный процесс. Структура больших организаций стала необычайно запутанной из-за многочисленных изменений. Сделать выбор среди них бывает сложно, но еще труднее преодолеть сопротивление этим изменениям. Скорость изменений настолько повысилась, что ведется поиск не столько специфической, постоянной структуры, сколько временной, которая отражает определенный этап развития организации. И, наконец, структура, зафиксированная в схемах и уставах, занимает все меньше места в проектах организации. Потоки информации, процессы принятия решений, проектные графики или временные предписания становятся все более существенными источниками информации о ролях и распределении прав и ответственности. Организационную структуру можно выбрать только при комплексном подходе к изменениям предприятия и его внешней среды. Как показывает опыт, процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать: