Документооборот в организации

      - осуществлять комплексный сутевой  контроль за ходом исполнения  организационно-распорядительных документов  Общества, по которым на руководителя  возложен контроль;

      - оперативно рассматривать (либо  выдавать соответствующие поручения)  в АСУД запросы (резолюции)  работников Группы контроля и Отдела ОРД касательно подтверждения качества исполнения выданного поручения и согласовывать возможность снятия с контроля документов (поручений), а также представлять комментарии о причине несогласования;

      - систематически рассматривать состояние  исполнительской дисциплины (в т.ч.  случаи нарушения исполнительской  дисциплины) по документам (поручениям), поступившим в адрес курируемого  Блока, направления, структурного  подразделения Общества, которые  требуют исполнения и подготовки  отчета (ответа);

      - неукоснительно выполнять требования, установленные настоящей Инструкцией по делопроизводству и принимать меры воздействия к исполнителям, нарушившим (периодически нарушающим) требования настоящей Инструкции по делопроизводству.

      3.2. Начальник ОУД и специалисты ОУД обязаны:

      - своевременно рассматривать, ставить  на централизованный «Контроль», а также создавать и рассылать резолюции в адрес ответственных исполнителей по поручениям ОАО «ФСК ЕЭС», Генерального директора МЭС Урала, его заместителей;

• обеспечивать постоянный общий контроль соблюдения сроков исполнения ОРД ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, протоколов совещаний и поручений Председателя Правления, Генерального директора МЭС Урала и его заместителей, поставленных на централизованный «Контроль»;
• ежемесячно, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, направлять в адрес первых заместителей Генерального директора сводные данные о нарушении исполнительской дисциплины за прошедший  месяц в подведомственных Блоках управления;
• информировать Генерального директора о состоянии исполнительской дисциплины в рамках ежеквартального отчета об исполнении поручений ОАО «ФСК ЕЭС» и МЭС Урала.

      3.3. Работники ОУД несут персональную ответственность и обязаны:

      - ставить на централизованный «Контроль», создавать и рассылать в АСУД резолюции по протоколам совещаний и поручениям Председателя Правления в адрес ответственных исполнителей в течение одного рабочего дня с даты получения в АСУД зарегистрированного документа; 

      - фиксировать изменения в АСУД  по документам (поручениям), поставленным на «Контроль» (включая изменение контрольных сроков) с внесением комментариев в течение одного рабочего дня с даты получения подтверждающей резолюции (информации) от автора поручения/начальника ОУД;

• осуществлять постоянный контроль, мониторинг и регулирование хода исполнения документов (поручений) в соответствии с установленными контрольными сроками;

      - рассматривать в течение одного  рабочего дня (в случае срочности  исполнения -  незамедлительно) в  АСУД проекты отчетов, служебных  записок о переносе срока исполнения  либо о переадресации поручений;

• рассматривать в АСУД представленный исполнителем на одобрение отчет, согласовывать, снимать с контроля либо вносить комментарии (замечания) и отклонять на доработку.

      - снимать с контроля поручение  в АСУД только при фактическом  исполнении поручения и одобрении  отчета автором поручения либо  в соответствии с указанием  начальника ОУД;

      - после фактического исполнения и снятия с контроля всех резолюций по входящему документу направить (списать) его в архив, сделав соответствующую запись о том, на основании чего документ снят с централизованного контроля в поле «отметки Канцелярии» регистрационной карточке документа;

      - сформировать и поддерживать  в актуальном состоянии внутренний  реестр по контролируемым работником  документам (поручениям);

      -  информировать ответственных исполнителей  устно, по электронной почте  или посредством резолюций в  рамках АСУД о просроченных (наступивших)  контрольных сроках по документам (поручениям) с указанием мер воздействия,  предусмотренных требованиями к контролю в Обществе;

      - ежемесячно до 1 числа месяца следующего  за отчетным представлять достоверную  и полную информацию заместителям генерального директора по направлениям о просроченных поручениях, находящихся на централизованном  контроле и  исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) за прошедший месяц для формирования сводных данных и направления Генеральному директору;

      - работники ОУД, контролирующие исполнение поручений, имеют право направлять в АСУД запросы (резолюции) в адрес руководителей МЭС Урала (на которых возложен контроль за исполнением документа или поручения) касательно подтверждения качества исполнения выданного поручения;

      - выполнять требования, установленные  разделом III настоящей Инструкции по делопроизводству, в рамках своей компетенции.

     3.4. Сотрудники ОУД,  делопроизводители Генерального директора, заместителей Генерального директора:

     - передавать непосредственным руководителям входящие документы, приказы Общества, протоколы совещаний и поручения Председателя Правления, поставленные на централизованный «Контроль», в день их поступления, а документы (поручения) с пометкой «СРОЧНО» - незамедлительно;

     - рассылать в АСУД резолюции/подрезолюции  по приказам, протоколам совещаний и поручениям в течение одного дня с даты их рассмотрения соответствующими руководителями;

     - ставить на контроль «В подразделении»  и рассылать резолюции в адрес  ответственных исполнителей по  протоколам совещаний (в т.ч.  протоколам технических совещаний,  заседаний рабочих групп, комитетов,  комиссий и т.д.) и поручениям  заместителей Генерального директора в течение одного дня с даты их рассмотрения соответствующими руководителями; 

     - передавать непосредственным руководителям на согласование проекты документов (ОРД, протоколы совещаний, поручения, технические задания, закупочную документацию, акты приемки законченных строительством объектов, договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ/накладные, а также проекты исходящих документов) в день их поступления, а документы (поручения), требующие срочного рассмотрения - незамедлительно;

     - в течение одного рабочего  дня с даты получения подтверждающей резолюции (комментария) от автора поручения/контролера фиксировать изменения в АСУД по документам (поручениям), поставленным на централизованный контроль, включая изменение контрольных сроков резолюций/подрезолюций руководителей, а также информировать о происшедших изменениях руководителей (непосредственных исполнителей);

     - своевременно вносить в карточку  документа на закладку «Комментарии» замечания (предложения) непосредственного руководителя (либо прикреплять замечания на закладку «Связанные документы» карточки) и отклонять в АСУД на доработку (исправление) проекты документов, поступившие на согласование;

     - постоянно (до момента фактического исполнения поручения) информировать ответственных исполнителей устно или по электронной почте о приближающихся сроках исполнения либо о просроченных (наступивших) контрольных сроках по документам (поручениям;

     - своевременно представлять достоверную  и полную информацию непосредственному  руководителю и в ОУД о просроченных поручениях и об исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) поставленным на централизованный контроль;

     - своевременно представлять достоверную и полную информацию непосредственному руководителю о просроченных поручениях и об исполнителях, нарушивших контрольные сроки исполнения по документам (поручениям) поставленным на контроль «В подразделении».

     3.5. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:

     - своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;

     - в случае невозможности исполнения  в срок документа (поручения), поставленного на централизованный  контроль в ОУД заранее информировать руководителя и контролера данного документа, а также инициировать в АСУД служебную записку о переносе срока исполнения, оформленную в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

     - своевременно инициировать (при  необходимости) служебную записку  об итогах исполнения поручения  и снятии с контроля;

     - своевременно и качественно исполнять  документы (поручения) выданные  непосредственным руководителем  и находящиеся на контроле  в рамках структурного подразделения,  функционального направления, Блока  управления. 

4. Завершение работы с контрольными документами (поручениями)

      4.1. Документ (поручение), поставленный на централизованный контроль, считается исполненным только в случае фактического исполнения поручения и/либо согласования (одобрения) отчета об исполнении автором поручения.

      4.2. Закрытие поручений, выданных в рамках входящей корреспонденции производится в соответствии со следующими требованиями:

      4.2.1. Ответственный исполнитель обязан при завершении работы (завершении исполнения) с контрольным документом, полученным на исполнение создать в АСУД отчет об исполнении поручения не позднее срока, установленного на карточке документа (поручения) (через графу «Отчет» кнопка «Создать»), вложив документальное подтверждение исполнения контрольного поручения на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

      4.2.2. Представленный отчет должен быть полным и изложен таким образом, чтобы автор поручения/контролер, к которому отчет направляется на одобрение или снятие с контроля, оперативно смогли принять решение о снятии с контроля или направлении поручения на доработку.

      4.2.2.1. Если в поручении требуется  утвердить новый порядок, регламент,  мероприятия или план-график –  отчёт ОРД, 

      4.2.2.2. Информацию по запросу, отчёт  о выполненных мероприятиях направляется  автору поручения, либо лицу, контролирующему  исполнение поручения.

      4.2.3.В случае, если автором поручения необходимость обязательного отчета в рамках АСУД не установлена - завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

      4.2.4. В случае если по контрольному документу было выдано поручение о необходимости доклада (совещания) - по итогам сформировать в АСУД отчет (через графу «Отчет» кнопка «Создать») в содержании которого должна быть отображена информация о факте проведения совещания (представлении доклада), а также дате его проведения. В случае, если составлялся протокол встречи, совещания - в обязательном порядке прикрепить его на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища / Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

      4.3. Завершение работы с поручениями, выданными в рамках организационно-распорядительных документов, протоколов совещаний и поручений руководства Общества.

      4.3.1. Ответственный исполнитель при завершении работы с контрольным поручением, выданным в рамках организационно-распорядительного документа, протокола совещаний и поручения руководства Общества обязан создать в АСУД отчет (через графу «Отчет» кнопка «Создать») об исполнении поручения не позднее срока, установленного в карточке документа на закладке «Контроль», выданной от руководителя Общества резолюции.

      Далее в обязательном порядке  прикрепить в карточку выданной резолюции используя опцию «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ» документы (материалы) фактически подтверждающие исполнение поручения и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»). 

5. Меры воздействия, предусмотренные системой контроля

      5.1. Должностное лицо Общества, выдавшее поручение (автор поручения) имеет право применить меры воздействия на руководителя - ответственного исполнителя поручения в следующих случаях: