Организация документооборота

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Организация работы с документами  – это задача делопроизводства. По определению делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Из определения следует, что  в делопроизводстве выделяется два  достаточно самостоятельных аспекта: создание документов и организация  работы с документами. Первая часть  охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая – работу с уже созданными документами. Но если в создании документов заняты практически все сотрудники, то организация работы с документами – это задача службы документационного обеспечения (секретаря) организации, включая сотрудников, отвечающих за работу с документами в подразделениях.

Делопроизводство присутствует в  каждой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, характера  и направлений деятельности, хотя бы потому, что любая деятельность должна документироваться. Другое дело, что далеко не в каждой организации делопроизводство организовано – есть множество организаций, где, в лучшем случае один человек, секретарь, ведет работу с документами, а сама работа с документами чаще всего ограничивается регистрацией входящей и исходящей корреспонденции и передачей ее руководству и исполнителям.

Со временем любая организация  приходит к необходимости организовывать делопроизводство, выделять сотрудника для решения этих вопросов или создавать целое подразделение – канцелярию (отдел делопроизводства) и принимает решение об организации архивного хранения документов. Объясняется это просто: если организация развивается, расширяются ее взаимосвязи с другими организациями, ее товары или услуги занимают более прочное положение на рынке, увеличивается количество создаваемых и получаемых документов, усложняются ее информационные взаимосвязи. Следовательно, возникает необходимость организовывать работу с документами. Любая организация, даже не придававшая поначалу значения этим вопросам, со временем непременно приходит к необходимости их решать.

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной  работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия.

Цель моей работы состоит в рассмотрении типовых структур службы ДОУ.

В соответствии с поставленной целью  необходимо решить следующие задачи:

- осветить обеспечение документооборота;

- указать службы, обеспечивающие  документооборот;

- описать цели и задачи служб  документационного обеспечения управления ;

- выявить функции служб документационного  обеспечения управления.

Работа состоит из введения, двух глав основной части, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

Глава 1. Организация  документооборота

1.1. Обеспечение документооборота

Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в  дело. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. ¹

Установление порядка  движения документов или управление документацией организации заключается  в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Основными характеристиками документооборота являются маршрут  движения, который включает все инстанции  на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени.

Какая бы технология обработки  документов ни использовалась, организация  документооборота должна основываться на определенных принципах, или правилах, обеспечивающих оперативное прохождение  документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени. К таким принципам организации документооборота относятся следующие:

- централизация операций  по приему, первичной обработке  и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие  в организацию всеми способами  доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе документационного обеспечения управления);

- максимальное сокращение  числа инстанций прохождения  и исключение возвратных движений  документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку); ²

- маршрутизация отдельных  видов документов (разработка схем  прохождения документов);

- однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие - при создании; регистрация документов может осуществляться в службе документационного обеспечения управления учреждения или в структурном подразделении);

- организация предварительного  рассмотрения документов (распределение  документов, поступивших в организацию,  на документы, направляемые на  резолюцию руководителю, его заместителям  и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения; предварительное рассмотрение проводит специалист службы ДОУ (секретарь-референт или помощник руководителя);

- вынесение конкретных  резолюций, по возможности точно  определяющих исполнителя, поручение,  срок исполнения;

- исключение необоснованных  согласований, организация параллельного  согласования документов одновременно  несколькими работниками (копирование  проекта документа или передача  его по электронной почте одновременно  всем заинтересованным лицам);

- снижение уровня подписания документов;

- исключение или максимальное  ограничение возвратных движений  документов (при их обработке  – регистрация и доставка, при  их подготовке - визирование и  согласование и т.д.);

-максимальное единообразие  в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.

Соблюдение этих принципов  позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

- прямоточности направления  документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

- ритмичности движения  документов, которая обеспечивает  их равномерное поступление и  способствует пропорциональной  загрузке, как специалистов аппарата  управления, так и службы делопроизводства. ³

Объективные данные о  состоянии документооборота можно  получить из качественных и количественных характеристик его параметров.

К качественным характеристикам  документооборота относятся:

- характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);

- маршруты движения  документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута  движения документов);

- периодичность (стадии  документооборота);

- направленность движения.

Документооборот как  технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.). Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению  выделяют горизонтальные потоки, связывающие  организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. ⁴

По отношению к управленческому  объекту выделяют входящий, исходящий  и внутренний документопотоки. Они  тесно взаимосвязаны, так как  информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих компонентов:

- документов вышестоящих  организаций (органов власти и  управления, центральных аппаратов  министерств и др.). В состав  этих документов входят директивные  указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

- документов от подведомственных  организаций, содержащих сведения  о выполнении распорядительных  действий, запросы о путях выполнения  заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

- документов от несоподчиненных  организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

- обращений граждан  – предложений, заявлений, жалоб. ⁵

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых  в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) – письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые  и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его  пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами. ⁶