Организация документооборота

Собственно управленческие функции службы могут быть сформулированы следующим образом:

- организация, планирование, регулирование работ по документационному обеспечению управления, участие в формировании политики организации в сфере управления документами;

- контроль выполнения  установленных правил и технологий  создания, обработки, хранения и  использования документов в организации на всех этапах их жизненного цикла;

- контроль за формированием  документального фонда организации  в структурных подразделениях  организации;

- контроль за состоянием  организации работы с документами  в подведомственных организациях. ¹¹

К специфическим функциям службы ДОУ относятся следующие:

- разработка нормативных  и методических документов по  документационному обеспечению,  номенклатуры дел, административных  регламентов по процессам управления  документами, табеля форм документов и альбома форм и других документов), регламентирующих процессы создания, обработки, хранения и использования документов организации;

- проектирование образцов  бланков документов, разработка унифицированных форм документов, контроль их использования в структурных подразделениях организации;

- разработка маршрутных  и маршрутно-технологических схем  прохождения документов, блок-схем  административных и бизнес-процесов  по управлению документами;

- осуществление экспедиционной  обработки документов;

- организация предварительного рассмотрения документов, обеспечение своевременного представления документов на рассмотрение руководства организации;

- организация движения  поступающих, отправляемых, внутренних  документов (организация документооборота), в том числе с применением системы электронного документооборота;

- формирование, ведение  и использование баз данных, обеспечивающих  регистрацию, учет, контроль, ведение  информационно-справочной работы  по документам, создание, хранение, поиск и использование документов  в организации;

- организация контроля  за сроками исполнения документов (поручений), регулирование хода  исполнения документов;

- ведение аналитической  работы по результатам контроля  исполнения документов (поручений)  и информирование руководства  о результатах исполнения документов (поручений) и исполнительской дисциплине;

- обеспечение документирования  деятельности коллегиальных (совещательных,  координационных, методических и  др.) органов;

- организация оперативного  изготовления документов, копирования  и тиражирования документов;

- рассылка документов (копий документов) по структурным  подразделениям организации и  подведомственным организациям;

- разработка и согласование  номенклатур дел структурных  подразделений организации, формирование  сводной номенклатуры дел;

- проведение ежегодных  работ по экспертизе ценности  документов, подготовке документов  к передаче на архивное хранение (или в архив организации) и  отбору документов с истекшими  сроками хранения на уничтожение;

- подготовка предложений  о проведении работ по автоматизации процессов управления документами, предложений по совершенствованию и развитию функциональных возможностей используемой системы электронного документооборота;

- повышение квалификации  работников службы ДОУ, консультирование  работников организации по вопросам создания, обработки, хранения и использования документов.

2.2. Функции служб  документационного обеспечения  управления 

Основные службы ДОУ  выполняют следующие функции:

1. Секретариат – структурное  подразделение, создаваемое, как  правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение  и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию  руководителя проектов отдельных  документов и их согласование  с функциональными структурными  подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументное обслуживание  руководителей (организационно-техническое  обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием  посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа  создается в органах местного  самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет следующие функции:

- подготовка проектов  нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и  докладов структурных подразделений,  подготовка заключений по ним;

- организация и проведение  заседаний органа управления, документирование  их деятельности;

- прием, регистрация,  организация хранения и справочно-информационной  работы, рассылка принятых документов  и их доведение до управляемых  объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

- разработка и внедрение  мероприятий по совершенствованию  технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

- разработка сборников  типовых (трафаретных) текстов;

- разработка классификационных  справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

- организация и проведение  мероприятий по совершенствованию  квалификации работников службы  делопроизводства и специалистов  аппарата управления. ¹²

4. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

- прием поступающих  документов, их сортировку и распределение  по структурным подразделениям;

- доставку документов  в структурные подразделения;

- обработку, упаковку  и отправку отправляемых документов;

- количественный учет  поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по  учету и регистрации документов  выполняет:

- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение  справочно-информационного массива;

- контроль за оформлением  и составлением исходящих и  внутренних документов (в отношении  визирования, согласования, соответствия  принятым правилам, юридической  силы документов и т.д.). ¹³

6. Группа контроля (может  называться бюро, отдел, инспекция)  выполняет:

- контроль за сроками  исполнения документов;

- контроль за сроками  исполнения устных распоряжений  руководителя;

- анализ исполнительской  дисциплины;

- информирование руководства  о ходе выполнения документов и поручений.

7. Группа писем (бюро  жалоб, отдел обращений населения  и т.п.) ведет:

- прием и учет предложений,  заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений  к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками  подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей  о результатах рассмотрения их  обращений;

- формирование и хранение  дел с документами по обращениям;

- анализ и обобщение  результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организацию приема  граждан по личным вопросам  руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр  подготовки документов) выполняет:

- перепечатку документов  с черновиков;

- считку и правку  текстов документов;

- учет выполняемой работы.

9. Копировально-множительное  бюро выполняет:

- копирование текстов;

- тиражирование текстов  документов;

- подготовку рекламной  продукции, буклетов, брошюр и  т.п.

10. Архив осуществляет:

- прием от структурных  подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение  и организацию использования  документов;

- контроль за соблюдением  правил формирования, хранения и  использования дел в структурных  подразделениях;

- подготовку дел к  передаче на государственное  хранение. ¹⁴

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

Заключение

Подводя итоги проделанной работы можно заключить, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе – внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

Функция «совершенствование применяемых  форм и методов, использование средств  вычислительной и организационной  техники» постепенно заменяется на более  четкую формулировку «создание и  эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств).

Можно предположить, что в будущем  они будут создаваться, что изменит  организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

Список литературы

1. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство. Как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2010. – 288 с.
2. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления / М.И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009. – 416 с.
3. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / Под ред. Т.В. Кузнецовой. – [Электронный документ]. – Режим доступа: http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/index.htm
4. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2012. – 576 с.
5. Меркулова, Е.В. Практическое делопроизводство. Составление и оформление документов. Пособие для секретаря и кадровика /  
   Е.В. Меркулова. – М.: Омега-Л, 2010. – 192 с.
6. Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления / А.В. Пшенко. – М.: Академия, 2009. – 176 с.
7. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления /  
   Л.А. Румынина. – М.: Академия, 2011. – 224 с.
8. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2010. – 176 с.
9. Сологуб, И.Н. Практикум по документационному обеспечению управления / И.Н. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2011. – 128 с.
10. Янковская, В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковская. – [Электронный документ]. – Режим доступа: http://www.profiz.ru/sr/1_2006/1563