Организация документооборота на предприятии

36

ФГОУ СПО «Московский колледж управления и новых технологий»

ОТЧЕТ

О прохождении практики по получению первичных умений и навыков

ТЕМА ЗАДАНИЯ

Организация документооборота на предприятии

Выполнила студентка

Максимова Лиана

группы ДМ 2-2

Москва

2011

Содержание.

    Введение………………………………………………………………….3

1.     Организационное построение службы документационного обеспечения управления……………………………………………6

2.     Должностные обязанности, функции и основные права работника службы документационного обеспечения управления…………………………………………………………...9

3.     Порядок прохождения документов внутри предприятия…….11

4.     Схема документопотоков…………………………………………13

5.     Номенклатура дел и порядок её составления………………….14

6.     Оформление взаимоотношений между работодателем и работником………………………………………………………….18

7.     Заключение…………………………………………………………21

8.     Список использованной литературы……………………………23

9. Приложения…………………………………………………………24

Введение.

Производственная практика - вид учебных занятий, в процессе которых учащийся (студент) самостоятельно выполняет в условиях действующего производства реальные производств, задачи, определённые учебной программой.
     В зависимости от проф. направленности подготовки производственная практика называется педагогической, технологической, эксплуатационной, сестринской, научно-исследовательской работой студентов и т. п. Производственная практика может совмещаться по времени с другими видами учебных занятий или для её проведения в учебном плане выделяется отдельный период.
      Производственная деятельность учащихся (студентов) в ходе  производственной практики должна нести учебную нагрузку и удовлетворять таким требованиям учебного процесса, как соответствие решаемых задач будущей профессиональной деятельности специалиста, постепенное усложнение выполняемых заданий по мере роста объёма получаемых знаний, выполнение предлагаемых производств, задач в сроки, определённые учебным планом.
     Производственная  практика является интегрирующим видом подготовки специалиста. При её прохождении учащиеся (студенты) изучают в действии средства производства и технологические процессы, организацию труда, экономику предприятия и т. д. Возможность применения полученных знаний в деятельности и во взаимодействии с коллегами по профессии позволяет выполнять важную воспитательную функцию, трудно реализуемую в других видах              учебных              занятий.
     Междисциплинарный характер производственной практики находится в противоречии с современным узкодисциплинарным подходом в организации профессиональной подготовки специалистов, что вызывает трудности методики, характера, и в результате роль производственная практика в учебном процессе              принижена.
    Базой производственной практики являются предприятия (организации, учреждения) с современными средствами производства, имеющие прямые связи с учебным заведением; такой базой может быть часть учебного заведения. В отдельных случаях базы производственной практики закрепляются за учебным заведением решением органов государственного управления. Распределение учащихся (студентов) по базам производственной практики производится учебным заведением с учётом профиля подготовки, места будущей работы и желания обучающегося.
    В процессе производственной практики учащийся (студент) выполняет задания в соответствии с планом (рабочей программой), разработанным преподавателем и руководителем практики от производства. Основные требования и объём заданий по производственной практике определяются учебным заведением в сквозной программе производственной практики. Как правило, задания на практике совмещаются с заданиями на курсовое и дипломное проектирование. Завершается производственная практика отчётом перед комиссией и получением дифференцированного зачёта.
    Учащиеся (студенты) во время производственной практики приравнены в правах, обязанностях и льготах к штатному персоналу предприятия — базы практики. Время работы на оплачиваемых должностях в период практики входит в их трудовой стаж. Руководители производственной практики от предприятия, назначаемые из числа высококвалифицированных специалистов, получают материальное вознаграждение из средств предприятия.
    Цель производственной практики студентов состоит главным образом в овладении определенной профессиональной деятельностью и методами ее совершенствования. Разные виды практики, решая частные учебные задачи, вносят свой вклад в достижение этой цели.

     Задачами производственной практики являются:

        освоение на практике методов предпроектного обследования объекта информатизации, проведение системного анализа результатов обследования при построении модели информационной системы;

        приобретение практического опыта разработки баз данных и баз знаний;

        изучение технологии регистрации, сбора и передачи информации в условиях экономической информационной системы, ознакомление с характеристиками периферийной, терминальной и вычислительной техники и особенностями их эксплуатации;

        приобретение навыков работы с локальными и глобальными вычислительными сетями;

        изучение экономической документации предприятия, получение знаний по оформлению технических и рабочих проектов экономических информационных систем;

        привитие навыка системного подхода при проектировании экономических информационных систем;

        ознакомление с системой классификации и кодирования информации в условиях экономических информационных систем;

        анализ характеристик информационных процессов и формирование исходных данных для их проектирования;

        приобретение навыков обслуживания вычислительной техники и вычислительных сетей и экономических информационных систем.

1.     Организационное построение службы документационного обеспечения управления.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.                                    

В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник. Документационное обеспечение управленческой деятельности организации - важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.                                               Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются              главными              задачами              данной              службы.
Рассмотрим              основные операции, проводимые СДОУ:
Учётно-справочная              работа              и              регистрация              документов.
Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
Проверка              соблюдения              стандартов              на              документы.                                        Изготовление, размножение, копирование служебных документов.
Доставка документов исполнителям и их экспедиционная обработка.
Контроль              за              исполнением              документов.
Использование, формирование, оформление, хранение дел.

Функцию СДОУ выполняет в учреждениях, не имеющих данной службы, её секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.
В службах документационного обеспечения управления выделяют три категории работников                            СДОУ.
           К первой категории относятся руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, заведующий архивом, начальник протокольной части, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, начальник отдела писем,              начальник              инспекции.
          В категорию 2 входят специалисты, такие, как инспектор, помощник министра, секретарь министра, методист, архивист, референт, редактор.
          И, наконец, к третьей категории относятся технические исполнители: секретарь-машинистка,              секретарь-стенографистка,              экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1, 2 категории, корректор, стенографист 1, 2 категории.
         Выделяют следующие функции служб документационного обеспечения управления:
         Контроль за своевременным применением документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о процессе исполнения документа и поручения.
        Предварительный разбор и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее значимым вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства являются функциями секретаря-руководителя и              его              заместителей.
         Зачисление поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, разделение по структурным подразделениям учреждения; ведение количественный учёт документов; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам, отправка исходящей корреспонденции.
        Хранение, учёт, приём, использование дел, подлежащих сдаче в архив; подготовка дел к передаче в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях все это является функциями              архива.
        Приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
        Учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности              исходящих              и              внутренних              документов.
Формы              организации              работы              с              документами.

                  

2.Должностные обязанности, функции и основные права работника службы документационного обеспечения управления.

Должностная инструкция работника службы ДОУ состоит из следующих разделов: общие положения, функции, обязанности, права работников, взаимоотношения (связи по должности), ответственность работника, оценка работы.
    В общих положениях устанавливаются следующие основные задачи работника. Например:
основная задача делопроизводителя - прием, регистрация входящих и отправка исходящих              документов;
порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности              данный              работник;
профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в              своей              деятельности.
     В разделе "Функции работника" определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки,              выдача              справок              по              телефону              и              т.д.
    В разделе "Обязанности работника" указываются обязанности:
связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях,              проведение                            инструктажей              и              т.д.);
требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
порядок исполнения поручений; этические нормы, которые необходимо соблюдать              в              коллективе.
    В разделе "Права работника" определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.
В разделе "Взаимоотношения" указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, ее структура и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они              согласовываются                            и              т.д.
    В разделе "Оценка работы" перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

3.Порядок прохождения документов внутри предприятия.

Регистрация документов — фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем порядкового номера (начиная с начала календарного года) и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках. 
    Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в организации, так и поступающие из других организаций и от частных лиц. Регистрации подлежат как письменные,              так              и              печатные              документы. 
   Документы регистрируются в карточках учета (или при помощи технических средств). При регистрации обязательны следующие реквизиты: автор документа (корреспондент), название документа, дата, регистрационный номер, краткое содержание, резолюция руководителя, дата фактического исполнения документа, отметка о направлении документа в дело, подпись исполнителя, подтверждающая указание о наличии приложений, указание о промежуточных сроках исполнения, о переносе сроков исполнения, отметка о прохождении документа, оценка исполнения,              срок              хранения              документа. 
    Документы в организации регистрируются один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день утверждения или подписания, отправляемые —              в              день              их              отправления. 
   Отдельно регистрируются: постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, служебная переписка, решения коллегий              и              др. 
   Регистрация документов осуществляется службой ДОУ. 
   При карточной системе учета печатается четыре карточки: справочная, контрольная, по вопросам, по географии. При учете писем граждан необходима картотека по алфавиту. (Если регистрация ведется через персональный компьютер, то одна карточка выводится на бумажную основу).

4.Схема документопотоков.