Организация документооборота на предприятии

9. Кудрявцев В. А. и коллектив авторов «Организация работы с документами»: учебник - М.: ИНФРА-М, 1998

10. Кузнецова Т. В. и др. Секретарское дело /Т. В. Кузнецова, Г. А. Серова, В. И. Андреева, Н. А. Литвинцева. - М.: журн. «Секретарское дело», 1996. - 490 с.: им. - (Специальный выпуск Журнала «Секретарское дело»).

11. Курицкий Б. Я. Организация делопроизводства и управления в офисе. - Санкт-Петербург: BVH, 1997.

12. Машинопись и основы делопроизводства./ Сост. А. П. Корнеева и А. М. Ашелина. - М.: Просвещение, 1999.

13. Самыкина И. В. «Практическое руководство для секретаря». - М.: БИНОМ, 1995

14. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2000.

Схема документооборота ООО «ВЭБ-Инвест»

Должностная инструкция секретаря-референта ООО «ВЭБ-Инвест»

              Должностная инструкция  -  документ,   в   котором   определяются функции,  права  и  обязанности  сотрудника  предприятия.  Должностная инструкция  необходима  в  случае  возникновения  споров,  конфликтных ситуаций   в   трудовых   правоотношениях.  На  основании  должностной инструкции составляется трудовой контракт с работником.

              Должностная инструкция    разрабатывается    кадровой    службой,

согласовывается   с   юрисконсультом   предприятия   и    утверждается

руководителем  предприятия.  Все  существенные изменения в должностную

инструкцию вносятся приказом директора (зам. директора) предприятия.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

        1.1. Секретарь-референт  относится   к   категории   специалистов

   предприятия, принимается и увольняется директором.

        1.2. Основными     задачами     секретаря-референта      являются

   организационные    и   документационное   обеспечение   управленческой

   деятельности.

        1.3. Секретарь-референт  подчиняется  непосредственно   директору

   предприятия.

        1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

        - законодательными актами РФ;

        - Уставом предприятия;

        - Положением о функциональных службах предприятия;

        - приказами (указаниями) руководства предприятия;

        - нормативно-методическими     материалами     по     организации

   делопроизводства;

        - настоящей должностной инструкцией.

        1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с  высшим,

   средним специальным  образованием  и стажем работы не менее 1 года или

   без стажа,   но   при   условии   прохождения   обучения   на   курсах

   секретарей-референтов.

        1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

        - перспектив  развития  предприятия,  его финансово-хозяйственной

   деятельности;

        - организации работы с документами, составления документации;

        - организации управленческого труда;

        - применение средств вычислительной и организационной техники;

        - перевода    служебной    документации   на   иностранный   язык

   коммерческого партнера;

        - культуры труда и служебной этики;

        - охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

                                 2. ФУНКЦИИ

        На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

        2.1. Информационно-справочное    обслуживание    по    документам

   предприятия.

        2.2. Методическое   руководство   и   контроль   за  организацией

   делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

        2.3. Документирование    деятельности    совещательных    органов

   предприятия.

        2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

        2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

   отсутствия инспектора по персоналу).

                         3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

        Секретарь-референт должен:

        3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

   финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

        3.2. Обеспечивать прием,  учет,  регистрацию, контроль исполнения

   документов,    информационно-справочное    обслуживание   и   хранение

   документной информации.

        3.3. Контролировать     качество     подготовки,     правильность

   составления,  согласования,  утверждения документов, представляемых на

   подпись руководству предприятия.

        3.4. Осуществлять  контроль  исполнения  документов  и  поручений

   руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

   и качественное их исполнение.

        3.5. Осуществлять  организацию  подготовки,  принятия  решения  и

   доведения  их  до  непосредственных  исполнителей.  Проводить   анализ

   справок   и  докладов,  предоставляемых  руководству,  давать  по  ним

   компетентные заключения.

        3.6. Осуществлять оперативную связь со  сторонними  организациями

   (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

   вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

        3.7. Вести прием посетителей.

        3.8. Выполнять работу по документационному  обеспечению  кадровой

   деятельности предприятия:

        - оформление приказов по личному составу;

        - оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

        - оформление трудовых книжек;

        - оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

        - оформление командировочных документов;

        - оформление листов нетрудоспособности;

        - ведение табеля учета рабочего времени;

        - выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

        3.9. Обеспечивать         выполнение        машинописных        и

   копировально-множительных работ.

        3.10. Использовать     ПЭВМ     как     средство    автоматизации

   документационного обеспечения предприятия.

        3.11. Проводить  ежегодный  отбор документов на архивное хранение

   или на уничтожение.

        3.12. Выполнять   отдельные   поручения  руководства  по  профилю

   финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

                                  4. ПРАВА

        Секретарь-референт имеет право:

        4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

   также объяснения  о  причинах  задержки выполнения заданий и поручений

   руководства.

        4.2. Рассматривать  документы  и  направлять  их  на   исполнение

   руководителям и специалистам предприятия.

        4.3. Требовать    от    исполнителей    доработки     документов,

   подготовленных  с  нарушением  установленных  правил  их составления и

   оформления (ГОСТ 6.38-90),  международных правил оформления документов

   (ISO).

        4.4 Визировать документы  управленческой  деятельности  в  рамках

   своей компетенции.

        4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

   документационного      обеспечения      деятельности      предприятия,

   совершенствованию форм  и  методов  управленческого  труда  на  основе

   применения электронной техники.

        4.6. Требовать от руководства  создания  нормальных  условий  для

   выполнения  служебных  обязанностей  и  сохранности  всех  документов,

   образующихся в деятельности предприятия.

        4.7. Работать    с    документами,    имеющих   гриф   "КТ"   или

   "Конфиденциально".

        4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

        4.9. Взаимодействовать   со   всеми    службами    (сотрудниками)

   предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

   необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов,  предоставляемых на подпись руководству

предприятия.

5.2. Небрежное,  халатное  отношение  к  регистрации  и   ведению

документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

"Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое   и    несвоевременное    выполнение    должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

        Генеральный директор

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

        Юрисконсульт

                             ________________  __________________________

                                 (подпись)          (Фамилия, и.о.)

        "__"_________ 2011_ г.

УСТАВ

ОБЩЕСТВА С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

"ВЭБ-Инвест"

                            1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

        1. Общество с ограниченной ответственностью «ВЭБ-Инвест»(далее по тексту ООО) создано на основе Учредительного договора между  юридическими  лицами  и  гражданами,  подписавшими упомянутый договор "04"декабря 2008г. в гор. Москве, и действует в соответствии с Гражданским кодексом РФ и действующим  Законом об обществах  с   ограниченной   ответственностью, другими   нормами действующего законодательства.

        2. Участниками-учредителями ООО являются: Иванов Кирилл Игоревич.

        3.  Упомянутые  в   п.  2  настоящего   Устава  предприятия  и

    организации  являются   юридическими  лицами   и  также   как  уже

    упомянутые   в    п.   2    граждане    сохраняют   свою    полную

    самостоятельность.

        4. Деятельность  ООО  основывается  на  принципах  хозрасчета,

    самофинансирования и самоокупаемости, в том числе валютной.

        5. Предметом деятельности ООО являются: девелопмент объектов недвижимости различного класса на территории Москвы и в регионах России, строительство объектов недвижимости различного класса на территории Москвы и в регионах России, кризисное управление (менеджмент) предприятий различного профиля деятельности. ООО  вправе   осуществлять  и любые  другие  виды деятельности, не запрещенные законом.

        6. С  момента регистрации  настоящего Устава  и Учредительного

    договора между упомянутыми в п. 2  участниками ООО в установленном

    порядке, ООО  наделяется  правами  юридического  лица,  оно  имеет

    самостоятельный баланс, печать  со своим  фирменным наименованием,

    выступает  от  своего   имени  истцом   или  ответчиком   в  суде,

    арбитражном  или  третейском  суде,  приобретает  имущественные  и

    личные неимущественные права.