Организация документооборота на предприятии

5. Номенклатура дел и порядок её составления.

1.      Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

2.      Архив в целях качественного комплектования документами архивного фонда контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе документационного обеспечения управления в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации.

3.      Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

4.      Различаются три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

5.      Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики.

Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений.

6.      Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных ими с архивом и подписанных руководителями этих подразделений.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

7.      Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

8.      В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

9.      Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

10. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

6.Оформление взаимоотношений между работником и работодателем.

Взаимоотношения с наемными работниками включают в себя трудовые отношения, участие работников в выработке управленческих решений, в коммуникациях, а также содержание политики улучшения сотрудничества между администрацией и работниками, контроль за процедурой подачи и рассмотрения жалоб работников и минимизацию конфликтов в среде работников.

Трудовые отношения объединяют правила, традиции, соглашения и практику, управляющие взаимодействия между администрацией и рабочей силой организации, куда включаются коллективное представительство работников в руководящих структурах организации и коллективное заключение трудовых договоров. Правила трудовых отношений определяют порядок установления заработной платы и условий работы, разрешения споров и улаживания конфликтов, а также применения широкого спектра правил подачи и рассмотрения жалоб и дисциплинарных взысканий. Правила эти могут быть как устными, так и зафиксированными в письменном виде; они могут быть выработаны в самой организации, а могут быть введены извне, например, в виде государственного законодательного акта.

Профсоюз - это ассоциация рабочих, созданная для защиты их интересов в области занятости и трудоустройства. У профсоюзов свои специфические цели: они борются за более высокую заработную плату и лучшие условия работы для своих членов, за большую безопасность рабочих мест и дополнительные льготы.     Отсюда следует, что профсоюзы стремятся к ведению переговоров с администрацией организаций по многим вопросам; они могут также ставить перед собой и более широкие социальные цели: более высокий уровень социальной безопасности, законодательство, направленное за обеспечение безопасности рабочих мест, большее участие работников в процессе управления и проч.

         Заключение коллективного трудового договора представляет собой систему определения условий найма не в результате индивидуальных переговоров работника с работодателем, а путем согласования между администрацией компании и представителями трудового коллектива; при этом достигнутые условия распространяются на всех наемных работников компании. В странах ЕС эта процедура осуществляется на двух уровнях - национальном и на уровне конкретного предприятия; ее результатом являются соглашение, регламентирующее порядок и размер оплаты труда, часы работы и «процедурное» соглашение, определяющее методы разрешения трудовых споров, рассмотрения жалоб и т.д. Основная функция национального коллективного соглашения состоит в том, чтобы гарантировать наемным работникам минимальные нормы оплаты труда и отпуска и защитить работодателей от конкурентов, которые могут вознамериться сбить цены путем установления сверхнизкой оплаты труда своим работникам.

          Коллективное соглашение, заключенное на рабочем месте, обладает преимуществом прямого соответствия конкретным условиям работы и может быть изменено в оперативном порядке. Коллективные трудовые договоры, заключенные представителями местных профсоюзов, должны быть поддержаны местными наемными работниками, которые избирают этих местных представителей. Однако неформальный характер местных коллективных трудовых договоров может подтолкнуть договорившиеся стороны нарушить достигнутые договоренности. Могут возникнуть и другие проблемы заключения коллективного договора на местном уровне.

      Индивидуальный контракт - это результат индивидуального заключения трудового договора между работником и администрацией компании. В нем определяется размер оплаты труда, условия найма и работы данного конкретного работника. Очень часто условия работы и уровень оплаты существенно отличаются от аналогичных параметров других трудовых контрактов. Индивидуальные контракты распространены в среде менеджеров, в отличие от рабочих основных производственных специальностей, хотя в последнее время в нашем индустриализованном мире все большее распространение получают индивидуальные контракты о работе по найму, заключаемые с представителями рабочих профессий.

Заключение.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота ООО «ВЭБ-Инвест» я пришла к выводу, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также я пришла к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «ВЭБ-Инвест» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Список использованной литературы.

1. Андреева В. И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы

(На основе Гостов РФ). - М.: Бизнес -школа. Интел Синтез, 1994.

2. Васильев Д. В. Делопроизводство на компьютере. - М.: Приор, 1997.

3. Веселов П. В. Современное деловое письмо и промышленности. -- М.: 1999.

4. Головач А. С. Оформление документов. - Киев- Донецк: Вице школа, 1999.

5. Демидова А. К., Смирнов Э. Л. Русская коммерческая корреспонденция. - М.: Русский язык, 1985.

6. Денисов В. Word 97 c самого начала. - СПб: Питер, 1997.

7. Иритикова В. С. Приказ по личному составу//Секретарское дело. - 1997. - № 1 - С. 20-27

8. Кузнецова Т. В.. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003.