Организация документооборота

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

1.2. Службы, обеспечивающие  документооборот

При создании службы ДОУ  необходимо решить следующие вопросы:

- выбор оптимальной  организационной формы делопроизводства;

- разработка организационно-функциональной  структуры службы делопроизводства и выбор ее конкретного наименования;

- разграничение функций,  обязанностей, прав и ответственности  между отдельными структурными  подразделениями службы делопроизводства  и работниками и их закрепление  в соответствующих организационно-правовых  документах;

- нормирование труда  работников службы делопроизводства;

- определение численного  и должностного состава службы  делопроизводства;

- выбор оптимальной  технологии работы с документами  и закрепление её в инструкции  по делопроизводству;

- рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

- повышение квалификации  работников и культуры работы  с документами.

Организационная форма  делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной. ⁷

Централизованная форма  – это выполнение всех технологических  операций по работе с документами  одним специализированным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел) или секретарем фирмы. В этом случае полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте: приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, составление и ведение номенклатуры дел, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив организации.

К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Полную централизованную обработку документов возможно осуществить  лишь в небольших организациях, объем  документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма  организации документационного  обслуживания предполагает создание в  каждом структурном подразделении  организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центральной службы делопроизводства выполняет всю работу с документами: регистрирует, систематизирует и хранит документы данного структурного подразделения. Эта форма используется в организациях, аппарат которых территориально разобщён. Её рекомендуется применять в организациях, документирование деятельности которых требует особенно тщательной защиты информации. При децентрализованной форме структурные подразделения получают корреспонденцию в запечатанных конвертах, распечатывают их, регистрируют и выполняют все действия по обработке поступающей, отправляемой и внутренней документации, заканчивая все действия подготовкой и передачей документов в архив организации. ⁸

Самая распространенная форма организации работы с документами  – смешанная. При этом часть операций (например, прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их обработке перед сдачей в архив.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в службе ДОУ), а для других – децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных  подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость  делопроизводственных операций;

- улучшить организацию  труда делопроизводственного персонала  и, в частности, внедрить его  нормирование;

- обеспечить специализацию  и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные  и производительные технические  средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства. ⁹

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных  учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В каждой конкретной организации выбор той или иной организационной формы работы с документами осуществляется ее руководством и самой службой ДОУ. Выбранная форма работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

– структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

– требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

– существующие в организации делопроизводственные традиции.

Например, в Государственной  системе документационного обеспечения  управления рекомендуется использовать следующие наименования:

- в министерствах и ведомствах – управление делами, в состав которого, как правило, включаются:

- секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты  заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро), –  инспекция при министре (руководителе  ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

– отдел писем (жалоб);

– отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;

– центральный архив;

На государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях существует отдел документационного обеспечения управления или канцелярия, в состав которого, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, копировально-множительное бюро, архив.

Глава 2. Основные аспекты деятельности служб документационного обеспечения управления

2.1. Цели и  задачи служб документационного  обеспечения управления 

В регламентации деятельности службы ДОУ большое значение имеет  определение ее целей и задач. В примерном положении цель службы ДОУ сформулирована следующим образом: «Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления». На наш взгляд, данную формулировку («организация, руководство, координация, контроль и реализация работ») можно отнести практически к любой деятельности, тем более что это даже и не цель, а выполняемые подразделением управленческие функции.

Представляется, что при  формулировании цели службы ДОУ нужно исходить из того, что на практике является результатом документационного обеспечения. В результате документационного обеспечения в каждой организации создается ее документальный фонд – совокупность всех документов, образовавшихся в деятельности организации, как созданных в ней, так и поступивших из других организаций. Документальный фонд создается по определенным правилам, формироваться он начинает еще на стадии регистрации документов, используется документальный фонд в текущей деятельности организации, являясь источником информации для принятия управленческих решений.

Жизнь документа в  делопроизводстве заканчивается тогда, когда документ по истечении срока  хранения уничтожается или, если он подлежит длительному или постоянному  хранению, передается из документального фонда в состав архивного фонда, т.е. в архив организации. Следовательно, цель деятельности службы ДОУ можно сформулировать таким образом: формирование полноценного документального фонда организации и создание условий для его эффективного использования в текущей деятельности организации.

Это утверждение можно  воспринять как вполне очевидное, однако нужно отметить, что само понятие  «документального фонда» – это новое  понятие. Ни в одном словаре или  стандарте, содержащем делопроизводственную терминологию, оно не зафиксировано. До самого последнего времени оно использовалось без соответствующего четкого определения. Единственный нормативный документ, в котором этот термин употребляется с пояснениями, раскрывающими его содержание, – это Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 447.

В пунктах 26 и 27 этого  документа говорится: «Федеральный орган исполнительной власти: а) формирует  свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов <...> Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти».

Задачи, решаемые в деятельности подразделения, вытекают из цели или  определяются целью. В свою очередь, цели и задачи службы ДОУ определяют функциональное содержание деятельности этого подразделения.

Для того чтобы сформулировать задачи службы ДОУ, нужно ответить на вопрос: что необходимо сделать для  того, чтобы сформировать полноценный документальный фонд организации?

В примерном положении  о службе ДОУ задачи подразделения  сформулированы следующим образом: «...Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. совершенствование  форм и методов работы с  документами;

2.1.2. обеспечение единого  порядка документирования, организации  работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами;

2.1.3. сокращение документооборота, количества форм документов и  документов;

2.1.4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации». ¹⁰

Исходя из сформулированной нами цели службы ДОУ, формирование полноценного документального фонда организации  и создание условий для его  эффективного использования в текущей деятельности организации, – мы можем задачи службы ДОУ выстроить следующим образом:

- обеспечение единой  технологии создания, обработки,  хранения и использования документов  организации на протяжении всего  их жизненного цикла;

- разработка нормативных  и методических документов, регламентирующих  процессы создания, обработки, хранения  и использования документов в  деятельности организации, их  внедрение в практику работы  с документами и контроль за применением;

- совершенствование форм и методов работы с документами на основе применения информационных технологий, унификации и стандартизации документов и процессов управления документами;

- организационно-методическое  руководство и контроль за  ведением делопроизводства в  структурных подразделениях и подведомственных организациях. Задачи службы ДОУ позволяют вывести функции, выполняемые данным подразделением.

Функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно разделить на две группы: общие управленческие функции (функции, присущие любому подразделению) и специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности) и в конечном счете обеспечивающие достижение поставленных задач. К общим управленческим функциям относятся: организация, планирование, регулирование (координация) и контроль за деятельностью. Функции, вытекающие непосредственно из сформулированных выше задач, относятся к специфическим функциям службы ДОУ. Таким образом, в составе функциональной деятельности службы ДОУ также должны присутствовать функции общие управленческие и функции специфические, обеспечивающие реализацию целей и задач службы ДОУ.