Организация документооборота на турфирмах

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

Глава 1. Технологии работы с документами на предприятиях индустрии туризма.

1.1. Организация документооборота на турфирмах.

1.1.1. Перечень туристской документации.

1.1.2. Документооборот между туроператором и турагентом.

1.1.3. Документооборот между турагенством и туристом.

1.1.4. Основные документы, регулирующие туристическую отрасль в РФ.

1.2. Формирование и оформление дел.

1.2.1. Формирование дел.

1.2.1. Оформление дел.

1.3. Оперативное хранение дел.

Глава 2. Документирование деятельности ООО"Спланитур".

2.1. Организационная структура туристического агентства ООО"Спланитур".

2.1.1. Бухгалтерия.

2.1.2. Учетная политика туристской фирмы.

2.1.3. Отдел по продвижению туров.

2.1.4. Отдел по разработке и формированию туров.

2.1.5. Отдел по реализации туров.

2.1.6. Отдел по продаже авиабилетов.

2.2. Документационное обеспечение туристического агентства ООО"Спланитур".

2.2.1. Организационные документы турагентства.

2.2.2. Распорядительная документация турагентства.

2.2.3. Отраслевая туристская документация..

2.2.4. Генеральный договор купли-продажи туристских путевок.

2.3. Направления совершенствования документационного обеспечения управления на ООО"Спланитур».

Заключение

Список используемых источников и литературы

 

Глава 1.

1.1. Организация документооборота на турфирмах.

Организация работы с документами предполагает организацию 

документооборота учреждении, хранение документов и их 

использование влекущей деятельности учреждения. 

Документооборот учреждения-это совокупность

взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до 

завершения исполнения или отправки. В целях рациональной 

организации документооборота все документы распределяются по 

документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; 

документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих 

организаций, или документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком 

понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

 

Характеристикой документооборота является его объем. Под 

объемом документооборота понимается количество документов, 

поступивших в организацию и созданных ею в течение 

определенного периода времени, как правило года. Объем 

документооборота - важный показатель, используемый в качестве 

критерия при решении вопросов выбора организационной формы 

делопроизводства, организации информационно - поисковой системы по документам учреждения, структуры службы 

делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

 

1.1.1. Перечень туристской документации.

Созданный туроператором туристский продукт (тур) подразумевает 

его обязательное методическое обеспечение в фирме. Методическое 

обеспечение воплощается в виде подготовки специальной 

технологической документации, которая призвана полностью

описать сам тур, процессы его производства и услуги, 

предоставляемые туристам. Это необходимо для четкой, оперативнойи гибкой работы сотрудников фирмы, а также для возможности 

постоянного контроля за содержанием тура, его выполнением и для 

работы над его совершенствованием. Состав и содержание технологической документации туров 

предусмотрены нормативными документами Российской Федерации.Туры и их технологическая документация должны отвечать 

нормативным требованиям, направленным на защиту прав 

потребителей. Они контролируются в процессе проведения 

сертификации туристской продукции. Технологическая 

документация комплектуется в папки туров (или направлений).

 

В набор технологической документации для каждого тура 

обязательно включаются:

1. технологическая карта туристского путешествия по маршруту;

2. график загрузки туристского предприятия группами туристов на 

определенное время;

3. информационный листок к путевке туристского путешествия

4. бланки путевок типовой формы ТУР-1 «Туристская путевка» (утвержденной Минфином России);

5. лист бронирования;

6. бланки договоров С клиентами-турагентами  (в соответствии с Федеральным законом «Об основах туристской деятельности в 

Российской Федерации»);

7. договора с партнерами-поставщиками  услуг  (гостиницами, транспортными компаниями, экскурсионными бюро и т. д.);

8. калькуляция или расчет стоимости тура;

9. описание маршрута;

10. график движения по маршруту;

11. карта-схема маршрута;

12. текст путевой информации (для автобусных туров);

13. описание технологических особенностей - тура (памятка о сроках подачи заявок, заказов на транспорт, билеты, 

экскурсии и на бронирование в гостиничных предприятиях, 

предприятиях питания; бланки заявок; графики движения транспортапо маршруту; возможные пересадки, ожидания и пр.);

14. тексты памяток для туристов (в особых случаях, например для загранпоездок в карантинные страны, для 

специализированных спортивных или приключенческих туров по снаряжению и т. д.);

15. справочные материалы по маршруту;

16. варианты рекламных проспектов и буклетов;

17. прайс - листы (каталоги).

 

На автобусных турах заполняется «Паспорт автобусного маршрута» 

(в зарубежном варианте - «Листы поездки»), утвержденный Министерством транспорта России, отражающий не 

только схему маршрута и технологию обслуживания, но и 

технические данные автобуса, километраж и особенности автодорог, 

запреты и ограничения автодорожного движения, придорожные 

пункты отдыха и питания, санитарные стоянки и т. д.

 

Технологическая карта туристского путешествия - это документ, 

наглядно и лаконично дающий все необходимые для работы сведенияи данные по туру. В ряде случаев (в зависимости от специфики 

маршрута и обслуживания) некоторые пункты могут быть опущены.

График загрузки туристских предприятий по маршруту отражает

реальную загрузку туристских предприятий по маршруту и позволяетее отслеживать и контролировать.

 

Информационный листок к путевке туристского путешествия 

содержит разделы обязательной и дополнительной информации по 

маршруту, предназначенной для туристов, и является неотъемлемым 

приложением к туристской путевке или ваучеру.

Информационный листок содержит следующие данные:

1. указание вида и типа туристского путешествия, основного 

содержания программы обслуживания в путешествии, 

протяженности и продолжительности всего маршрута, его походной части, категорийности походов и другой специфики;

2. описание трассы путешествия-пункты пребывания, продолжительность пребывания и условия размещения в каждом 

пункте обслуживания (тип здания, число мест в номере, 

его санитарно-техническое оборудование);

3. краткое описание района путешествия (достопримечательности, 

особенности рельефа местности и т. п.), программы обслуживания в 

каждом пункте тура;

4. перечень услуг, предоставляемых за дополнительную плату;

5. наличие и краткая характеристика спортивных сооружений и 

площадок, автостоянок, пассажирских канатных дорог, водоемов, 

аттракционов, детских игровых площадок (комнат), библиотек, 

кинозалов и т. д.;

6. адрес туристского предприятия, в котором начинается туристское 

путешествие, и проезд до него.

 

В перечень дополнительной информации входят сведения, зависящие от специфики тура:

1. информация о возрастных ограничениях, приеме родителей с

детьми, семейных пар;

2. специальная информация для туристских путешествий с походом;

3. прочая информация и рекомендации, вытекающие из особенностейи специфики конкретного тура или направления.

 

Туристская путевка формы ТУР1 разработана ГКФТ России 

совместно с Российской ассоциацией туристских агентств и Лигой 

защиты прав путешествующих, утверждена письмом Министерства 

финансов РФ от 10.04.96 г., представляет собой бланк строгой 

отчетности и содержит оптимальный набор 

реквизитов, дающих клиенту наиболее полную информацию о 

предстоящем туре. Эта форма путевки является типовой, что 

позволяет турпредприятиям при тиражировании путевок дополнять 

их и другими необходимыми данными. Данная форма путевки  используется как бланк строгой отчетности при расчетах с 

населением для учета наличных денежных средств без применения

контрольно-кассовых машин. Дата выписки (передачи) 

путевки и дата ее реализации отражаются на счетах бухгалтерского 

учета. При передаче путевки отрывной талон остается в качестве 

документа, подтверждающего факт и дату реализации туристского 

продукта, и служит основанием для применения льготы по НДС. При расчетах наличными корешки путевок хранятся 

вместе с другими кассовыми документами. При безналичных 

расчетах предприятию необходимо обеспечить учет и хранение 

корешков выданных путевок. Регистрация путевок в налоговой инспекции и порядок их нумерации законодательством не 

установлены.

 

Лист бронирования. Согласно Федеральному закону «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» - это  конкретный заказ туриста или лица, уполномоченного представлять 

группу туристов, туроператору на формирование туристского 

продукта. Оформляется в письменной форме как соглашение, 

имеющее характер предварительного договора.

 

Договор с клиентом на приобретение тура составляется согласно гл. 

ГУ ст. 10 Федерального закона «Об основах туристской деятельности в Российской Федерации» и на базе Типового договора о купле - продаже.

К существенным условиям договора относятся:

1. информация о туроператоре (продавце), включая данные о 

лицензии на право осуществления туристской деятельности, 

юридическом адресе предприятия и банковских реквизитах;

2. сведения о туристе (покупателе) в объеме, необходимом для 

реализации туристского продукта;

3. информация о туроператоре на приеме (партнере продавца), 

включая данные о лицензии, юридическом адресе, банковских 

реквизитах и контактных телефонах;

4. информация о потребительских свойствах туристского продукта, 

программе пребывания и маршруте путешествия, об условиях 

безопасности туристов и сертификации туристского продукта;

5. дата и время начала и окончания путешествия, его 

продолжительность;

6. порядок встречи, проводов и сопровождения туристов;

7. права, обязанности и ответственность сторон;

8. розничная цена туристского продукта и порядок его оплаты; 

9. минимальное количество туристов в группе;

10. срок информирования туриста о том, что путешествие не 

состоится по причине недобора группы;

11. условия изменения и расторжения договора, порядок 

урегулирования возникших в связи с этим споров и возмещения 

убытков сторон;

12. порядок и сроки предъявления претензий туристом (претензии к 

качеству туристского продукта предъявляются туристом 

туроператору или турагенту в письменной форме в течение 20 дней с момента окончания действия договора и подлежат удовлетворению в течение 10 дней после получения претензии).

Иные условия договора определяются по соглашению сторон.

 

Договора с партнерами - поставщиками услуг (с гостиницами, авиакомпаниями, автотранспортными предприятиями и др.)  подтверждают возможности предоставления соответствующих услуг.

 

Калькуляция, или расчет стоимости тура. Расчет стоимости тура производится суммированием себестоимостейкаждой отдельной услуги и нормативно заложенного процента 

прибыли (он обычно составляет для 

туроператора 15-20 % от себестоимости тура).

 

Описание маршрута составляется в свободной форме для удобства 

работы менеджеров или супервайзеров по маршруту (или 

направлению), гидов, а также для приложения к договору с 

турагентом для включения в текст информационного листка к 

путевке.

 

График движения по маршруту составляется в табличной форме с 

указанием дат и времени прибытия и отправления по каждому пунктумаршрута.

Карта - схема маршрута составляется для линейных и кольцевых  маршрутов с целью наглядности пути следования.