Организация документооборота на турфирмах

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

 

1. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно.
2. Группировать в одно дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.
3. Объем дела не должен превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см).

 

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями, при этом обычно уточняют их авторскую принадлежность: приказы министра, распоряжения главы администрации и т.д., и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями. Не допускается формирование в одно дело разных видов распорядительных документов (например, приказов, распоряжений и указаний).

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, формируются в самостоятельные дела и имеют свою собственную регистрацию в соответствующей учетной форме (журнале).

 

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Протоколы следует формировать в дела с учетом авторского признака. Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, также, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

 

Личные карточки работников формируются в дела одного календарного года и располагаются в деле по алфавиту. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления, группируются совместно подлинники и копии документов.

 

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом, т.е. документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

 

Утвержденные планы, отчеты, сметы группируются в дела отдельно от их проектов и расчетов по ним. Их относят к тому году, к которому относится их содержание, независимо от времени составления, например: «Отчет за 2001 год», составленный в 2002 г., должен включаться в дела 2001 года.

 

1.2.2. Оформление дел.

 

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

 

Дела временного, до 10 лет включительно, срока хранения подлежат частичному оформлению. Дела допускается хранить в скоросшивателях, в них не проводить пересистематизацию документов внутри дел, листы дела не нумеровать, а заверительные записи не составлять.

 

Завершенные дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению.

 

Полное оформление дела предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• составление, в необходимых случаях внутренней описи дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление заверительной надписи дела;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

 

Документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются в прочную картонную обложку в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. Перед подшивкой документов удаляются все металлические скрепления. Запрещается подшивка (переплет) дел с использованием металлических скрепок. Личные документы (трудовые книжки, дипломы, удостоверения и т.д.), фотографии и другие документы, неудобные для подшивки, вкладываются в заранее вшитые в дело чистые конверты.

 

Обложка дела.

На обложку каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащих хранению в архиве следующие реквизиты:

1. название организации;
2. название структурного подразделения, где сформировалось дел;
3. делопроизводственный номер (индекс);
4. номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел;
5. заголовок дела;
6. дата дела (тома, части);
7. количество листов в деле;
8. срок хранения дела и номер статьи по перечню;
9. архивный шифр дела (ф.№, оп.№, д.№).

 

Реквизиты оформляются следующим образом:

 

• наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации или преобразовании в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке под старым названием пишется и новое наименование. Наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой (или штатным расписанием, если нет структуры).

 

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется в архиве организации чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных, согласованных ЭПМК Главного архивного управления при Кабинете Министров РТ и утвержденных руководителем организации. До утверждения и согласования описей шифр проставляется карандашом.

 

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово «последний».

 

Заголовок переносится полностью из номенклатуры дела согласованной с ЭПМК Главного архивного управления. В необходимых случаях в заголовок вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются номера приказов, протоколов и т.д.) Например: «Приказы директора туристической фирмы по основной деятельности с № 1 по № 157» или «Документы отдела труда и социальной защиты населения района о подготовке и проведению научно-практической конференции (программа, списки участников, тексты докладов)».

 

Дата дела.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

 

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом, число (двумя цифрами) и год обозначаются цифрами, название месяца пишется словами. Год пишется полностью - из четырех цифр.

 

Для протоколов датой является дата утверждения (если они утверждаются) или дата составления первого и последнего протокола. Если в деле сгруппированы протоколы с одинаковой датой, то дату можно указать так: Протоколы заседания директоров туристической фирмы от 25 мая 2013г.

 

Датой дел с личными карточками работников является год увольнения этих работников. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица на которого заведено личное дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

 

Реквизит «Срок хранения и номер статьи перечня» переносится на обложку из номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется «Хранить постоянно».

 

Нумерация листов.

Все листы дела, кроме внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом.

 

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

 

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.

 

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

 

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями) нумеруется как один лист. В нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка, например: На листе 10 наклеено 4 фотографии согласно описи на обороте листа».

 

Если документы наклеены на лист «елочкой», то сначала нумеруется лист основа, а затем все приклеенные документы.

 

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, причем вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные документы в историческом и художественном плане (рукописи) не подшиваются, а вкладываются в конверт.

 

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов старые номера зачеркиваются одной косой чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая зачеркивается, но сохраняется в деле. Также вносятся изменения во внутреннюю опись или опись составляется заново.

 

При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением литерных букв (а, б, …).

При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются литерные буквы соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.

 

Лист-заверитель дела.

В конце каждого дела составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе дела, запрещается составлять ее на обороте последнего листа дела и на самой обложке. Если дело уже подшито без листа заверителя, его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В листе-заверителе должны отмечаться следующие особенности дела:

 

• литерные и пропущенные номера листов;
• номера листов наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

 

Заверительная надпись подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

 

Внутренняя опись.

В начале дела - перед собственно документами, подшиваются листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима. Если дело переплетено без внутренней описи, то опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. В основном составляется на объемные дела, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указывается через арифметический знак плюс. Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: «Приказы по основной деятельности …». А также для специфической документации - личные, судебные, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.

 

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела: изъятие документов, копирование - эти изменения отражаются в последней графе «Примечание» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.

 

Передача дел в архив организации производится по описям. Передача должна осуществляться по графику, согласованному с руководителем структурного подразделения. Описи составляются в 2х экземплярах. В обоих экземплярах против каждого дела включенного в нее делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. Если в структурных подразделениях созданы ЭК, то описи составляются в трех экземплярах.