Организация документооборота на турфирмах

 

Описание технологических особенностей тур - это памятка о сроках подачи заявок на транспорт, билеты, экскурсии в музеи,  бронирование мест в гостиницах, питание, а также напоминание о  сроках и правилах оформления виз и страховок, пересадках,  ожиданиях, о работе гидов на приеме или зарубежных  представителей, гидов сопровождения и т. п. Для удобства работы  изготавливаются специальные бланки заявок на перечисленные услуги все это необходимо для оперативной работы персонала, 

контролирующего проведение данного тура.

 

Тексты памяток для туристов составляются в особых, необходимых 

случаях, например при организации специализированных туров  (приключенческих, спортивных - по снаряжению, сохранению  здоровья и безопасности во время путешествия и т. д.) или в случае направления туристов в эндемические страны. Каждому туристу, 

выезжающему в страны, неблагополучные ввиду наличия там 

опасных инфекций (чумы, холеры, желтой лихорадки, ВИЧ-инфекции, малярии), необходимо выдать индивидуальные памятки, 

заверенные подписью туроператора и печатью фирмы. Наличие 

таких памяток у туристов в обязательном порядке проверяется при 

таможенном досмотре в аэропортах «Шереметьево», «Внуково» и 

др.

Справочные материалы по маршруту - это различные справочники,  буклеты, расписание движения транспорта, работы музеев, адреса 

гостиниц, пути проезда к ним и другие материалы, освещающие 

особенности тура.

 

Рекламные проспекты и буклеты предназначены для туристов с 

целью их ознакомления, информирования и рекламы возможностей 

туроператора по путешествиям (систематизированная рекламная 

информация по направлениям поездок с соответствующими 

реквизитами).

 

Прайс-листы. Для каждой туроператорской компании прайс - лист является одним из важнейших рабочих документов. От того, на сколько лаконично и грамотно изложена в нем информация, во

многом зависит успех сотрудничества с турагентами. Прайс -  листы могут иметь форму листовок, буклетов и каталогов 

(развернутые ценовые предложения). В любом случае - это информация о ценах на различные туристские услуги.

 

В листовках информация излагается сжато, а цены турпакетов 

указаны лишь на небольшой срок. В отдельных случаях -это специальные предложения турфирм на один или на несколько 

вылетов.

 

Развернутые ценовые предложения представляют собой объемные 

издания (каталоги, буклеты) и включают не только полный перечень 

сезонных расценок предлагаемых туров, но и дополнительную 

информацию рекомендательного и разъяснительного характера: 

перечни необходимых документов для оформления тура, правила 

оформления визы и бронирования (с приложением листа 

бронирования), расписание авиа перелетов, информацию о 

расценках, условиях аренды автомобилей и особенностях отелей.

 

Все технологические документы комплектуются в «папку тура» или в «папку маршрута» для обеспечения бесперебойной работы 

туроператора на данном участке и соблюдения принципа «гибкости» туристского продукта, чтобы каждый работник фирмы мог с 

легкостью и квалифицированно заменить отсутствующего по каким-либо причинам менеджера направления.

 

Хотя поставщики не входят в состав работников предприятий 

индустрии гостеприимства, они являются партнерами, так как 

предоставляют этим предприятиям качественные продукты и услуги. Поставщики должны иметь возможность оказывать эффективную 

поддержку предприятию. Успешная деятельность всей индустрии 

зависит от трех составляющих: качества, цены и доступности

(наличия). В некоторых случаях главным моментом является 

свежесть; в других - уникальность продукта; в третьих -  приобретаемая продукция разрабатывается и изготовляется 

специально для конкретных гостиниц и клубов. В эту же категорию 

входит и оформление крупных гостиниц. 

 

1.1.2 Документооборот между туроператором и турагентом.

Обычно между туроператором и турагентом заключается посреднический (агентский) договор, в рамках которого турагент осуществляет 

продвижение и реализацию туристского продукта от имени и по 

поручению туроператора либо от своего имени. Такой договор не 

предусматривает перехода права собственности на туристский 

продукт от туроператора к турагенту.

 

В соответствии с пунктом 1 статьи 1008 Гражданского кодекса РФ 

агент обязан представить принципалу отчет о выполнении договора. Сделать это нужно в порядке и в сроки, предусмотренные 

заключенным договором. Чаще всего отчеты представляются по меревыполнения договора либо по окончании срока его действия. Форма 

отчета не является унифицированной, поэтому ее можно разработать 

самостоятельно, утвердив в виде приложения к договору. Но при этомотчет должен содержать все обязательные реквизиты первичных 

документов, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона 

от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

Итак, отчет агента может содержать: название документа; дату его составления; название турфирмы - агента; содержание операции (оказание услуг клиенту, поступление выручки и т. п.); измерители 

хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; 

данные о состоянии расчетов между агентом и клиентами; сведения орасходах агента, которые принципал должен возместить; сумму 

посреднического вознаграждения; наименование должностей лиц, 

которые составили документ, и их личные подписи. 

 

К отчету агент должен приложить все необходимые доказательства 

расходов, произведенных им за счет туроператора (п. 2 ст. 1008 

Гражданского кодекса РФ). Если, конечно, туроператор возмещает

турагенту какие-то расходы.

Встречаются ситуации, когда между туроператором и турагентом 

заключается договор купли-продажи туристского продукта. Однако если буквально трактовать Федеральный закон от 24 ноября 

1996 г. № 132-ФЗ «Об основах туристской деятельности в  Российской Федерации», то реализация туристского продукта 

возможна исключительно в рамках туроператорской или 

турагентской деятельности. Исходя из этого, можно сделать вывод, 

что если организация реализует туристский продукт, 

сформированный не самостоятельно, то данная организация 

выступает в роли агента. А значит, договор будет являться  посредническим. К такому выводу пришел ФАС Северо-Западного  округа в постановлении от 1 августа 2005 г. № А05-26155/04-26.

 

1.1.3. Документооборот между турагентством и туристом.

В связи с отменой лицензирования туристской деятельности 

Федеральный закон «Об основах туристской деятельности в 

Российской Федерации» в целях защиты прав туристов требует, 

чтобы туроператоры предоставляли покупателю туристского 

продукта финансовое обеспечение.

 

Виды финансового обеспечения.

Возможны два вида финансового обеспечения: либо страхование 

ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение 

туроператором обязательств по договору реализации туристского 

продукта, либо банковская гарантия. Причем договор страхования 

ответственности не исключает возможности оформления банковской гарантии как одного из видов обеспечения исполнения. 

 

Взаимные права и обязанности турфирмы и туриста определяются 

договором реализации туристского продукта. Неотъемлемой частью данного договора является туристская путевка, типовая форма 

которой утверждена приказом Минфина России от 9 июля 2007 г. 

№ 60н. Данная форма является бланком строгой отчетности и 

составляется в двух экземплярах: один отдается туристу, другой

остается в турфирме. 

 

Что касается применения ККТ, турфирмы могут не применять 

контрольно-кассовую технику при наличных расчетах с населением, применяя бланки строгой отчетности.  Если же расчет производился безналичным путем, возникает вопрос о применении бланков строгой отчетности и контрольно-кассовой техники.

 

1.1.4. Основные документы, регулирующие

туристическую отрасль в РФ.

В России федеральным органом исполнительной власти, 

осуществляющим государственное управление, межотраслевую и 

межрегиональную координацию в сфере туризма, реализацию гос. 

политики в области сохранения и развития курортного комплекса, 

является Государственный комитет РФ по физической культуре и 

туризму (ГКФТ России), который таким образом является национальной туристской администрацией (по терминологии ВТО).

 

 

Принцип государственного регулирования туристической 

деятельности заключается в том, что государство, признавая туризм 

как деятельность одной из приоритетных отраслей экономики 

России, содействует развитию туристской деятельности и создает 

благоприятные условия для ее функционирования, определяет и 

поддерживает приоритетные направления, формирует образ России 

как страны, благоприятной для туризма, и рекламирует его на 

международном уровне, а также осуществляет поддержку и защиту 

российских туристов, туроператоров и турагентов. 

 

ВТО в своих резолюциях и решениях подчеркивает роль 

гос-ва в осуществлении права каждого человека на отдых и досуг.

 

Ответственность государства за развитие туризма изложена в следующих документах:

1. «Манильской декларации по мировому туризму»;

2. в дектете «Акапулько»;

3. Гаагской декларации по туризму;

При этом, основными целями гос. регулирования тур. деятельности в РФ, согласно закону «Об основах турдеятельности в РФ » являются:

• обеспечение прав граждан на отдых, свободу передвижения и  иных прав при совершении путешествий;
• охрана окружающей природной среды;
• развитие тур. индустрии, создание новых рабочих мест,  увеличение доходов гос-ва и граждан России,  развитие  международных контактов.

 

А также: 

• создание условий для деятельности, направленной на воспитание, 

образование, оздоровление туристов;

• сохранение объектов туристического показа, рациональное  использование природного и культурного потенциала страны, тур.  ресурсов.

 

Приоритетными направлениями государственного регулирования 

признаются поддержка и развитие внутреннего и въездного туризма 

(путешествия граждан России и иностранных граждан в пределах 

РФ), а также социального и самодеятельного туризма.

 

Одной из главных задач государственного регулирования в сфере 

туризма является создание единой методической и правовой основы федеральной системы лицензирования, сертификации туристских и 

гостиничных услуг, предоставляемых в РФ в соответствии с 

принятыми международными нормами и правилами, а так же 

контроль за ее функционированием.

 

Государственное регулирование турдеятельности осуществляется 

следующим образом:

• создание нормативных и правовых актов, направленных на 

упорядочение и совершенствование отношений в сфере 

тур.индустрии;

• содействие в продвижении турпродукта на внутреннем и мировом 

туристском рынке;

• лицензирование, стандартизация в тур индустрии, сертификация 

тур. продукта;

• прямые бюджетные ассигнования на разработку и реализацию

федеральных целевых программ развития туризма;

• защита прав и интересов туристов, обеспечение их безопасности;
• налоговое и таможенное регулирование;
• предоставление льготных кредитов, установления налоговых и 

таможенных льгот туроператорам и турагентам, занимающимся 

турдеятельностью на территории РФ.

 

 

1.2. Формирование и оформление дел.

 

1.2.1. Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.