Организация документооборота на турфирмах

 

2.1.6. Отдел по продаже авиабилетов

Туристская фирма при организации туров может использовать следующие виды договоров с авиакомпаниями:

договор на квоту мест на регулярных рейсах;

агентское соглашение; чартер (аренда самолетов).

Договор на квоту мест на регулярных рейсах. Квота мест может быть жесткой или мягкой. При жесткой квоте турфирме на регулярных рейсах выделяется оговоренное квотой количество мест, которые она должна заполнить своими пассажирами. Вся ответственность за нереализацию мест ложится на турфирму. При мягкой квоте устанавливаются сроки возможного отказа туристской фирмы от квоты или части мест квоты для дальнейшей реализации этих мест самой авиакомпанией или ее агентствами.

Договор с авиакомпанией на квоту мест на регулярных рейсах включает:

• сроки выполнения туров в направлении "туда" и "обратно" с указанием мест назначения;
• количество туристов в каждой группе;
• сроки подачи заявок и выкупа авиабилетов;
• сроки снятия заказов на билеты без применения штрафных санкций (мягкая квота);
• виды тарифов на приобретаемые билеты, льготные тарифы, условия предоставления льготных тарифов;
• порядок и сроки возврата выкупленных, но неиспользованных билетов, материальную ответственность, вытекающую из сроков возврата (при мягкой квоте).

Агентское соглашение с авиакомпанией.

При наличии такого соглашения туристская фирма получает возможность самостоятельно выступать как агентство авиакомпании по продаже авиабилетов, что ускоряет и упрощает процедуру бронирования и оформления проездных документов. Туристская фирма в этом случае сама выписывает билеты и имеет соответствующее компьютерное оборудование и право доступа к сети бронирования данной авиакомпании.

Чартер (аренда самолета). При организации чартерных авиаперевозок заказчик и авиакомпания определяют маршрут, оговаривают обязанности сторон, выясняют соответствие арендного договора международным правилам и определяют стоимость рейса, включающую аренду самолета и стоимости топлива, работа экипажа, обслуживание в аэропорту.

 

2.2. Документационное обеспечение туристского агентства

 

2.2.1.Организационные документы турагентства

Комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия, называется организационными документами.

Организационные документы представлены уставами, положениями, в том числе о структурных подразделениях, инструкциями, в том числе должностными, правилами.

Формуляр организационного документа:

постоянные реквизиты "единого" бланка:

эмблема; наименование организации; наименование вида документа (УСТАВ или ПОЛОЖЕНИЕ или ИНСТРУКЦИЯ или ПРАВИЛА);

переменные реквизиты "единого" бланка:

дата; регистрационный номер; место составления или издания документа; заголовок; текст; отметка о наличии приложения;

подпись; гриф согласования или визы; гриф утверждения; печать.

Устав.

Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизация и ликвидация.

Положение.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (службы).

Положение об организации включает разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация.

Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например: Положение о документационном обеспечении управления.

Инструкция.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др.

Начинается инструкция, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера.

 

2.2.2. Распорядительная документация турагентства

Юридическими основаниями для создания распорядительных документов в деятельности организации являются:

нормативно-правовые акты, в том числе постановления Правительства РФ, решения органов власти;

конкретные поручения вышестоящих органов;

осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Состав распорядительной документации

К распорядительной документации относятся:

• постановления;
• решения;
• приказы;
• распоряжения;
• указания.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

Решение - правовой акт коллегиального или совещательного органа министерств, ведомств, комитетов, общественных организаций, ученых советов НИИ, вузов, а также cоветов директоров предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

 

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.

 

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций, должностных лиц и граждан.

 

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.

Проанализировав функциональные особенности каждого документа, входящего в комплекс распорядительной документации, можно заметить, что главные их различия касаются:

1) порядка разрешения рассматриваемых в них вопросов;

2) перечня рассматриваемых в них вопросов.

 

 

2.2.3 Отраслевая туристская документация

В соответствии с рекомендациями Всемирной туристической организации (ВТО), а также установившейся международной и отечественной практикой документация на продажу тура на туристское путешествие включает в себя:

• лист бронирования (booking form);
• договор на путешествие (туристские услуги);
• документы от туриста для оформления виз и разрешений;
• международный, служебный и именной ваучер;
• туристскую путевку утвержденной формы;
• транспортные документы;
• нотариально заверенную доверенность на детей;
• анкету туриста;
• договор между туристской фирмой и туристом;
• генеральный договор купли-продажи туристских путевок и др.

Данный набор документов может изменяться в зависимости от различных факторов (вида путешествия, страны, состава группы и т.д.), однако их структура и перечень должны отвечать Генеральным правилам продажи туров.

Туристская путевка

При реализации транспортных путешествий внутри страны вместо Международного туристского ваучера туристу выдается туристская путевка, являющаяся документом строгой отчетности. В 1996 году, в соответствии с письмом Министерства финансов Российской Федерации от 10.04.96, № 16-00-30-19, была введена новая форма туристской путевки (форма ТУР 1). Одновременно с ней введены в действие несколько иных форм туристских путевок, утвержденные письмом Министерства финансов РФ от 25.09.96, № 04-03-07.

Только такие формы признаются в органах учета, отчетности и налоговой службе. Иные формы туристских путевок не льготируются по налогу на добавленную стоимость. Данные формы содержат титул, отрывной корешок (талон) и обратную сторону, заполняемые в соответствии с имеющимися графами.

Нотариально заверенная доверенность на детей

Доверенность оформляется родителями, в том числе и бывшим супругом (супругой) при оформлении визы в некоторые страны, когда дети следуют без родителей в учебные, экскурсионные туры и туры для отдыха.

Лист бронирования. (booking form) фактически является предварительным договором (протоколом о намерениях) между туристом и организатором путешествия.

В листе бронирования должны быть указаны следующие сведения:

• референс-номер листа бронирования;
• наименование, адрес и реквизиты организатора путешествия;
• фамилия, имя и паспортные данные лица (лиц), заказывающего тур;
• реквизиты покупателя тура;
• наименование тура;
• стоимость тура, размер депозита, порядок оплаты;
• краткое описание тура и его особенности;
• дата и аэропорт отправления;
• наименование и класс отеля;
• класс размещения;
• вид питания;
• перечень экскурсий; трансфер;
• сведения о страховке;
• перечень дополнительных услуг;
• подпись покупателя и дата;
• подпись организатора путешествия (турагента) и печать (ставится после подтверждения бронирования услуг в указанном объеме).

 

Договор (контракт) на туристское путешествие

Обязательным документом, регламентирующим взаимоотношение туриста и организатора путешествия, является контракт (договор) о предоставление туристских услуг. Заключение его на территории России регламентируется ГК и Законом Российской Федерации "Об основах туристской деятельности в РФ".

 

В туристской практике на территории России и СНГ взаимоотношения сторон при предоставлении туристских услуг регулируются договором, а при иных международных сделках - контрактом (или агентские соглашением).

Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.

 

Ваучеры.

Ваучер - это документ, на основании которого производится обслуживание иностранных туристов и взаиморасчет с фирмой.

Туристский ваучер является неотъемлемой частью туристского договора, содержит всю информацию о предоставляемых в соответствии с ним туристских услугах и подтверждает оплату конкретных видов услуг, таких как: транспортные услуги, проживание в гостинице, питание, экскурсионное обслуживание и т.д., и является основанием для получения этих услуг.