Организация документооборота

Автор: Пользователь скрыл имя, 14 Марта 2012 в 12:18, курсовая работа

Краткое описание

Данная курсовая работа представляет собой анализ проблем совершенствования документооборота и имеет своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.
Задачи курсовой работы:
- изучение теоретических основ построения документооборота на предприятии;
- анализ проблем совершенствования документооборота на предприятии;

Оглавление

Введение………………………………………………………………………………….3
I. Теоретические основы документирования на предприятии
1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация………………………………………………………………………………….5
1.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов
1.2.1.Прием и первичная обработка………………………………………………....11
1.2.2. Передача документов…………………………………………………………..14
1.3.Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами…………………………………………………………………………………..15
1.4. Правила обработки исходящих документов……………………………………20
1.5. Проблема совершенствования документооборота……………………………..21
II. Методы совершенствования документирования………………………………….25
Заключение……………………………………………………………………………42
Список литературы…………………………………………………………………….43
Приложения…………………………………………………………………………….45

Файлы: 1 файл

Курсовая.doc

— 205.50 Кб (Скачать)


35

 


СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………………….3

I. Теоретические основы документирования на предприятии

1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация………………………………………………………………………………….5

1.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

1.2.1.Прием и первичная обработка………………………………………………....11

1.2.2. Передача документов…………………………………………………………..14

1.3.Порядок направления на исполнение и работы исполнителя с документами…………………………………………………………………………………..15

1.4. Правила обработки исходящих документов……………………………………20

1.5. Проблема совершенствования документооборота……………………………..21

II. Методы совершенствования документирования………………………………….25

Заключение……………………………………………………………………………42

Список литературы…………………………………………………………………….43

Приложения…………………………………………………………………………….45

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

          В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.

Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

          К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования делопроизводства, накопленный в России за последние 175 лет.

Данная курсовая работа представляет собой анализ проблем совершенствования документооборота и имеет своей целью систематизацию, закрепление и расширение знаний о методах совершенствования документооборота на предприятии.

Задачи курсовой работы:

- изучение теоретических основ построения документооборота на предприятии;

- анализ проблем совершенствования документооборота на предприятии;

- исследование методов совершенствования документооборота на предприятии.

Цель и задачи курсовой работы обусловили выбор ее структуры. Курсовая работа состоит из введения, двух частей, заключения, списка использованной при написании работы литературы и приложений к работе.

В первой части работы «Теоретические основы документирования на предприятии» рассмотрены понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация, проанализированы основные правила организации документооборота на предприятии, проблема совершенствования документооборота.

Во второй части «Методы совершенствования документирования» непосредственно раскрывается тема курсовой работы и исследованы методы совершенствования документирования управленческой деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

1. Теоретические основы документирования на предприятии

1.1. Понятие «документооборот», его развитие и нормативно-государственная регламентация

 

Документооборотом называется «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков и т.д.). Пооперационно этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарат из одного структурного подразделения в другое, передачей технических исполнителей к специалистам, а затем — к руководителям. Следовательно,

скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-годы. В работах таких крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзелье, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев и др., сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов — распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания.

          Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В проекте изложены правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля, отправки документов, т.е. практически всех этапов обработки документов. В этом документе даны единые рекомендации по организации рационального документооборота, включающие централизацию операций по приему и отправке, разработке рациональных маршрутов движения, сокращению видов документов.

Последующие нормативные акты по регламентации работы с документами — Примерная инструкция о делопроизводстве в учреждениях РСФСР (1961 г.); Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов (1963г.) не имели в своем составе разделов по организации документооборота. В эти годы в литературе термин «документооборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки». Термин «документооборот» в эти годы обозначает и движение документов, и их объем (количество), поэтому в нормативных документах 1960-х годов

внимание уделяется не движению документов, а отдельным технологическим операциям, выполняемым в процессе этого движения: приему, отправке, регистрации и т.д.

В середине 1970-х годов период во всех прикладных разработках и исследованиях документационных процессов проводится углубленное изучение параметров документопотоков, разрабатывается методика обследования документооборота, его количественных и качественных характеристик. Проведение широких исследований такого плана связано как с документоведческими прикладными разработками, выполняемыми в рамках подготовки Основных положений ЕГСД, так и с разработкой и внедрением автоматизированных систем управления (АСУ). При разработке информационного обеспечения автоматизированных систем была создана методика изучения маршрутов движения документопотоков, их параметров с помощью математических методов. Комплексное исследование делопроизводства в аппаратах управления различных уровней в значительной части было посвящено проблемам организации движения документов. В результате этих исследований выявились типовые недостатки в организации движения документов:

- отсутствие регламентации путей прохождения одинаковых видов документов в организациях одинаковых уровней и направлений деятельности;

- наличие множества инстанций на пути прохождения документов в аппарате управления;

- неоднократные возвратные движения документа (в процессе регистрации, согласования, редактирования и др.);

- несовершенство технологии обработки документов, приводящее к повторным операциям, к передаче документа разным исполнителям в процессе выполнения одной и той же операции;

- отсутствие правил передачи документов, их доставки; курьерской связи.

            Материалы исследования позволили включить в Основные положения ЕГСД принципы организации движения документов, т.е. теоретические основы организации документооборота:

- оперативность движения;

- единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов;

- однократность операций одинакового целевого назначения;

- исключение лишних инстанций (каждое перемещение документа оправдывается только деловой необходимостью).

Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

Основные положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота — оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов работы с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Разработка Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами — совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

- объединение различных источников документной информации в единую сеть;

- организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной схемы;

- устранение дублирования информационных и документационных потоков;

- унификацию приемов работы с документами.

В основные положения ГСДОУ включены правила приема и обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов, которые включают все пункты обработки документов. Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение и инструкции по работе с документами или в виде приказа руководителя.

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. [6]


1.2. Прием, обработка и распределение поступающих документов

         1.2.1. Прием и первичная обработка

 

Как уже отмечено выше, организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизо­ванно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают создание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделе­ний службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее косому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до-ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Информация о работе Организация документооборота