Организация документооборота

В наши дни стоит задача определить пути сокращения числа бумажных документов в условиях новой информационной технологии. Такая технология предполагает замену бумажного документа машинным носителем информации. Это позволит формировать локальные банки данных, сокращая тем самым количество обращающейся документации. [10].

Сущность вышеизложенного сводится к следующему.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объёмов упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, чётко трактовать сущность решения и определить реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решён вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован. Имея задачу сокращения расходов ресурсов, в том числе экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счёт значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замена её экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Реальным методом сокращения объёмов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобится этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадёжный, а главное длительный поиск. В результате объёмы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своём рабочим столе по сети. Бумажный документооборот в ряде случаев может быть заменён использованием телефонной связи и личной договорённости. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обстоятельство, обещание, высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, демонстрирующего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции крепости "честного купеческого слова", заимствование международных традиций и обычаев высокого доверия к документу.

Уменьшение физического размера документов — существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, среди руководителей бытует мнение, что "наверх" нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов и с полем подшивки 2 см менее "солиден", чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора, и т.п. Согласно современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени уважения к адресату. Объём текста может сокращаться за счёт применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%.0бъёмные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливают с заменяемыми страницами, что позволит внести значительную экономию средств при их переработке. При подготовке документов оперативного характера уместно вспомнить опыт работы с документами в русских приказах, писать ответы на самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения без их дублирования распорядительными документами, всячески уменьшать информационный шум в текстах документов и т.п.

          Важное современное средство совершенствование документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны уменьшаться на тех участках и такой производительности, которые позволяют получить экономический эффект, окупить затраты на приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоёмко. При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и всё большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы "машинным" документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

В итоге хотелось бы подвести итоги исследования методов совершенствования документооборота на предприятии.

Одним из центральных вопросов в организации информационно-документационного обслуживания деятельности любого учреждения, фирмы, предприятия является создание службы ДОУ (документационного обеспечения управления). Сегодня уже никому не надо доказывать значение информации в сфере управления и каждый управленец понимает, что принять решение по любому вопросу он может только располагая соответствующей информацией по вопросу. Чем быстрее он получит информацию и чем она будет полнее, тем больше у него шансов разработать наилучшее решение в кратчайший срок и опередить своих конкурентов.

Носителем информации выступает документ на различных основах.

Рост объёмов информации и соответственно документов потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объёмов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. За рубежом они всё больше получают название – служба управления информационно-документационными ресурсами. В документоведческой литературе России об этом впервые стал писать директор ВНИИДАД д.и.н. М.В.Ларин.

Рациональная организация службы документационного обеспечения управления требует решения, на наш взгляд, четырёх проблем.

Первой проблемой остаётся определение статуса службы в структуре организации. Это обязательно должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчинённое непосредственно руководителю. И хотя об этом много писалось и говорилось, осознание, что служба, руководящая всем информационно-документационным ресурсом фирмы, организации, предприятия – одна из важнейших, происходит в стране очень медленно. Вместе с тем именно в плохой работе этой службы кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов, посылки запросов, плохая подготовленность командировок руководителя, неграмотный ответ по телефону, неэффективное и неоперативное проведение совещаний и т.д.

Кроме того, место службы ДОУ коренным образом меняется с внедрением компьютерных технологий, созданием баз данных. Чаще всего внедрением компьютерных систем в организации занимается специально созданный отдел (служба информационного обеспечения). На наш взгляд, это должна быть единая с ДОУ служба, имеющая соответствующую структуру.

Второй проблемой является комплектование службы ДОУ только высококвалифицированными, профессионально подготовленными кадрами, имеющими высшее и среднее специальное образование.

Подготовка кадров высшей квалификации по делопроизводству началась в стране в 1960 г. в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ). В 1964 г. постановлением Совета Министров РСФСР “Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству” в МГИАИ открыт самостоятельный факультет государственного делопроизводства. Затем аналогичный факультет открывается в Донецком государственном университете. В 1987 г. подготовка кадров по специальности “Документоведение и документационное обеспечение управления” была открыта в Московском институте управления им. С.Орджоникидзе (ныне – Государственный университет управления) и в Уральском (ныне – Екатеринбургском) государственном университете.

С середины 1960-х гг. начинается подготовка специалистов в средних специальных учебных заведениях по специальности “Организация делопроизводства”.

Решением коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР от 09.07.1987 № 23/3 “Для улучшения координации деятельности вузов и техникумов, совершенствования учебной, учебно-воспитательной и научной работы, создания современных технологий работы с документами, в том числе безбумажной…” на базе МГИАИ создано учебно-методическое объединение. И сегодня Российский государственный гуманитарный университет (созданный на основе МГИАИ) возглавляет Учебно-методический совет по специальности 350800 Документоведение (Документационное обеспечение управления).

С середины 1990-х гг. с развитием новых экономических отношений меняются требования к специалистам, занимающимся информационно-документационным обслуживанием. На рынке труда резко возрастает спрос на специалистов – документоведов с высшим образованием. Учитывая потребность в таких специалистах, вузы многих городов страны открывают подготовку кадров по специальности Документоведение и документационное обеспечение управления. Сегодня их готовят около 50 вузов страны в различных городах: в Москве, Астрахани, Биробиджане, Волгограде, Екатеринбурге, Ижевске, Иркутске, Нижнем Новгороде, Оренбурге, Орле, Перми, Ростове, Самаре, Таганроге, Томске, Твери, Тюмени, Челябинске и других городах.

Подготовка специалистов ведётся с 2000 г. на базе второго поколения образовательных стандартов по специальности. Подготовлены и утверждены в министерстве примерные программы по всем общепрофессиональным и специальным дисциплинам, включённым в образовательный стандарт.

Однако не всё обстоит благополучно в кадровом вопросе. По-прежнему и в новых квалификационных характеристиках должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденных постановлением Минтруда России 21.08.1998 № 37 для заведующего канцелярией в требованиях к квалификации стоит не высшее, а “среднее профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет”. Секретарь, в том числе секретарь руководителя, в этом же справочнике отнесён к категории не специалистов, а технических исполнителей и для секретаря по требованиям к квалификации достаточно “начальное профессиональное образование без предъявлений требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы”. Такие квалификационные характеристики не учитывают ни изменившиеся взгляды на информационные ресурсы и организацию информационно-документационного обслуживания, ни потребности рынка, ни развернувшуюся широкую профессиональную подготовку специалистов. Наличие таких официально утверждённых должностных характеристик принижает значение специалистов, подготавливаемых как вузами, так и техникумами.

Третья проблема, решаемая при организации службы ДОУ – это разработка полного пакета нормативно-правовых актов и методических документов, определяющих порядок документирования (создания) документов и организации работы с ними в конкретной организации.

К ним относятся:

Положение о службе ДОУ – основной правовой акт, в котором закрепляется место службы ДОУ в структуре организации, её цели, задачи, функции, права и ответственность. Какие права будут записаны в Положение о службе ДОУ – те она и будет иметь. Разработка Положения – ответственейший момент в организации работы службы ДОУ и закреплении её высокого статуса в структуре организации, учреждения или фирмы.

Должностные инструкции на каждого работника службы ДОУ, закрепляющие распределение обязанностей и права каждого работника.

Инструкция по делопроизводству, устанавливающая в организации рациональный, на базе новейших технологий, порядок создания документов и работы с ними.

Это минимальный пакет документов, наличие которых, если они составлены качественно, гарантирует порядок и оперативность в информационно-документационном обеспечении деятельности организации.

Все эти документы разрабатываются на базе общегосударственных, о которых уже много писалось и говорилось. Их составление требует высокой профессиональной квалификации и больших временных затрат. Очень редко в составе учреждения имеются работники, которые могли бы разработать весь пакет документов на должном уровне, поэтому их лучше заказать в организациях, занимающихся оргпроектными работами.

Четвёртая проблема, решаемая при организации службы ДОУ сегодня – это внедрение компьютерных технологий и их постоянная модернизация. Именно поэтому сегодня службы ДОУ должны быть объединены в единую структуру со службами, занимающимися автоматизацией или в крайнем случае они должны работать в теснейшем контакте. Компьютерные технологии развиваются очень быстро. Их ведение требует постоянно обучающегося специалиста, периодической модернизации компьютерной техники и программного обеспечения.

Только комплексное решение всех указанных проблем позволяет поставить работу по информационно-документационному обеспечению деятельности фирмы, предприятия, организации или учреждения на уровень потребностей XXI века.

Заключение

В заключении подведем основные итоги курсовой работы.

В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.