Организация документооборота хозяйственных операций

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Основой процветания любой организации является бухгалтерский учёт, вне зависимости от организационно-правовой формы организации, её структуры, строения и рода деятельности, так как основная цель бухгалтерского учёта - обеспечение аналитиков информацией, необходимой для принятия решений. Говоря иначе, бухгалтерский учет представляет собой исключительно полезную сферу деятельности в любом обществе, оказывая влияние на многие стороны его повседневной жизни.

Не маловажную роль играют методы бухгалтерского учёта, а точнее документация, инвентаризация и счета. Начальным этапом бухгалтерского учета является сплошное документирование всех хозяйственных операций путем составления первичных учетных документов.

Неправильное оформление первичных документов, ошибки в организации документооборота зачастую приводят к неверным расчетам налогооблагаемой базы, занижению объектов налогообложения, что, в свою очередь, влечет за собой наложение штрафных санкций. Каждый профессиональный бухгалтер знает, что основой для внесения записи в регистры бухгалтерского учета может служить только первичный документ, оформленный в полном соответствии с требованиями действующего законодательства. При налоговой проверке правильно оформленные бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции либо о праве предприятия на ее совершение.

Материально-производственные запасы - это часть активов организации, представляющая собой один из важнейших факторов обеспечения постоянства и непрерывности воспроизводства. Эту важную роль играют все составные части совокупного материального запаса, в том числе товарно-материальные ценности, находящиеся у предприятия отраслей обращения.

Производственные запасы используются, как правило, в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на стоимость произведенной продукции, выполненных работ, оказанных услуг.

Материально-производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества организации, имеют достаточно высокую долю в себестоимости продукции.

Анализ бухгалтерской отчетности является неотъемлемой частью процесса контроля за принятыми и принимаемыми управленческими решениями финансовых менеджеров, основой анализа финансового состояния предприятия, составным элементом экономического анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Бухгалтерская (финансовая) отчетность — система показателей, отражающих имущественное и финансовое положение предприятия на отчетную дату, а также финансовые результаты деятельности предприятия за отчетный период.

Целью учебной практики является изучение и анализ бухгалтерского учета, учета материальных запасов и документооборота хозяйственных операций.

Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить ряд задач:

1.рассмотреть классификацию и  порядок их составления;

2.опредилить общие правила бухгалтерской  отчетности;

3.изучить порядок составления  бухгалтерской отчетности;

4.изучить понятие учета материальных затрат и бухгалтерский учет материальных затрат.

 

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

Первичные данные о хозяйственной деятельности предприятия являются входом в систему бухгалтерского учета, где происходит обработка полученных сведений, а выходом из нее – необходимая информация для лиц, принимающих решение. Иными словами, основой для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы.

Первичный документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

Документальное (подтвержденное документами) оформление хозяйственных операций позволяет бухгалтерской службе вести предварительный, текущий и последующий контроль за деятельностью материально-ответственных лиц, движением имущества и состоянием расчетно-платежной дисциплины.

Система документальной регистрации первичных данных о состоянии и движении имущества всех форм собственности должна отвечать следующим требованиям:

1)своевременное, точное и  обоснованное отражение всех  учитываемых объектов в документах;

2)простота регистрации  и обработки первичной информации, приспособленность носителей первичной  информации к способам ее последующей обработки;

3)рациональная организация  и минимальные затраты на ведение  первичного учета.

 Создание носителей  первичной учетной информации (документов)- это трудоемкий процесс, на который  затрачивается более половины  рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Внедрение в бухгалтерский учет автоматизации требует расширить представление о документе. В настоящее время допускается создавать документы на дискетах, но при этом должны соблюдаться требования. Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1)наименование документа;

2)дату составления документа;

3)наименование организации, от имени которой составлен документ;

4)содержание хозяйственной  операции;

5)измерители хозяйственной  операции в натуральном и денежном  выражении;

6)наименование должностей  лиц, ответственных за совершение  хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7)личные подписи указанных  лиц и их расшифровки (включая  случаи создания документов с  применением средств вычислительной  техники).

В зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

Ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе. В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем, или другим способом

и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

1)зачеркивается одной  тонкой чертой неправильный текст  или сумма так, чтобы можно  было прочитать исправленное;

2)надписывается над зачеркнутым авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования:

1)при ручной обработке – дату записи в учетный регистр;

2)при обработке на вычислительной  установке – оттиск штампа  контролера, ответственного за их  обработку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

1)по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

2)арифметически (подсчет  сумм);

3)по содержанию (законность  документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Арифметическая проверка определяет правильность расчетов, произведенных в документах.

При проверке по содержанию проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей.

Ошибки, выявленные в результате проверки, можно разделить на несколько групп:

1)по причинам возникновения  – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной  техники;

2)по месту возникновения  – в тексте или в цифрах  первичных документов, при разноске в регистры;

3)по значению – локальные  ошибки (например, в дате)исправленный текст или сумма;

3)на полях соответствующей  строки делается оговорка «исправлено»  за подписью лиц, подписавших  ранее документ, либо подтверждается  подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистрах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Первичные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией по делам, находящимся у них на рассмотрении.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

Документальное оформление материально-производственных запасов.

Операции по движению материально-производственных запасов оформляются первичными учетными документами.

На материалы, поступающие по договорам купли-продажи, поставки и другие аналогичные договоры организация получает от поставщика (грузоотправителя) расчетные документы и сопроводительные документы.

Доверенность (формы М-2 или М-2а) на получение материалов и соответствующие документы выдаются уполномоченному лицу для получения материалов со склада поставщика или от транспортной организации (организации). Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Поступившие в организацию счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, акты и другие сопроводительные документы на поступившие грузы передаются соответствующему подразделению организации (отделу материально-технического снабжения, складу и т. п.) как основание для приемки и оприходования материалов.

Приемка и оприходование поступающих материалов и тары (под материалы) оформляются соответствующими складами путем составления Приходного ордера (форма № М-4) при отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными (по количеству и качеству). Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления ценностей на склад.

При установлении несоответствия поступивших материалов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материалов не соответствует предъявляемым требованиям (вмятины, царапины, поломка, бой, течь жидких материалов и т. д.), приемку осуществляет комиссия, которая оформляет ее Актом о приемке материалов (форма № М-7). Акт в двух экземплярах составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации.