Организация документооборота на турфирмах

В архив организации передаются только дела постоянного, долговременного срока хранения и по личному составу. Документы сроком хранения до 10 лет, хранятся на рабочих местах. В архив организации дела передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

 

Передача дел в государственный архив. Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» определены сроки временного хранения документов в организациях, до их поступления в государственные архивы. В соответствии с ч. 1 статьи 22 федеральные организации передают на хранение дела постоянного хранения через 15 лет, ч. 2 ст. 22 государственные органы и организации субъектов Российской Федерации через 10 лет, ч. 3 ст. 22 органы местного самоуправления и муниципальные организации через 5 лет.

Дела в государственный архив передаются в соответствии с графиками, утвержденными руководителем организации и директором архива. Дела передаются по утвержденным описям, прием оформляется актом приема-передачи, составляемого в 2х экз.

 

Прием-передача документов при смене руководителя архива.

При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 4). Для приема-передачи дел заведующим архивом (ответственным за архив) приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3х человек. Прием-передача дел заведующим архивом (ответственным за архив), вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица, назначаемого руководителем организации.

При приеме-передаче дел необходимо проверить наличие и состояние:

• документов архива;
• учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архивов, описей дел, номенклатур дел, книг поступлений и выбытия документов);
• печатей и штампов архива;
• противопожарного и охранного оборудования;
• необходимо проверить также условия хранения документов.

Акт подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается руководителем организации.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи необходимо об этом немедленно информировать руководителя организации и принять меры к их розыску.

 

1.3. Оперативное хранение дел.

 В делопроизводстве очень большое значение имеет хранение и применение документов в деятельности компании. По сути, это означает, что, с одной стороны, документы должны быть постоянно доступны (то есть не законсервированы в удалённом архиве), а с другой - всегда быть на месте и быть защищены от порчи или утери.

 

Хранение документов во время их активного использования называется текущим или оперативным. Оперативное хранение документов обычно относится к документам в процессе исполнения и уже исполненным документам, но ещё не прошедшим архивную экспертизу.

 

Оперативное хранение документов на практике чаще всего осуществляется непосредственно в тех отделах компании, где с ними ведётся работа. Если документов много то их можно передать на оперативное хранение в специализированное архивохранилище. Обычно папки размечаются соответствующими надписями, указывающими на степень необходимости рассмотрения документа и его статус. Примерами могут быть специальные папки с метками "на подпись", "срочно", "на исполнение" и другие, позволяющие быстро ориентироваться в текущих бумагах. Также в крупных компаниях, имеющих достаточно большие объёмы документооборота нередко для оперативного хранения документов применяются специальные папки со сменными обложками, где указываются реквизиты документа: как правило это фамилия и имя исполнителя, а также его внутренний телефон. Документы, находящиеся на оперативном хранении в отделах, используются в течение рабочего дня, а вечером, в соответствии с требованиями безопасности и нормами документооборота, должны убираться в сейф.

 

Такая структура имеет смысл в малых и средних компаниях, но с линейным увеличением размера подразделений, наступает момент, когда децентрализация оперативного хранения документов становится проблемой при доступе к ним или же при поиске необходимой бумаги для сдачи в архив. В таких случаях организуется архивная служба, которая занимается не только вопросами хранения документов, уже прошедших экспертизу ценности, но и, фактически, является точкой диспетчеризации оперативных документов компании. Благодаря высокой ответственности архивиста и чёткому представлению, где какая бумага находится, именно таким способом достигается порядок и безопасность ведения дел.

 

Когда документы переходят в статус исполненных, их оперативное хранение заканчивается: они проходят экспертизу архивной ценности и подлежат хранению в течение какого-либо срока, сдаче в архив или же уничтожению.

 

Глава 2.

 

Турагентство - достаточно распространенный вид бизнеса в туризме. Конкуренция подталкивает туристические фирмы, к поиску своей ниши в турбизнесе при помощи приспособления к реальному спросу с учетом различий между отдельными группами потребителей. Значительная часть фирм действует как розничные турагентства, работая с клиентами напрямую.

Основные задачи турагентства:

• полное и широкое освещение возможностей отдыха и путешествий по всем имеющимся турам, курортам, туристическим центрам и т.д.
• продвижение этой информации с помощью рекламы;

 организация продажи туристического продукта в соответствии с современными методами торговли, а также используя специфику и особенности туристического бизнеса.

Туристические агентства могут иметь разнообразные формы:

• чисто туристические агентства по продаже туров, сформированных туроператорами, на условиях комиссионного вознаграждения;
• транспортно-туристические агентства по организации транстуров.

 

Здесь есть перспективы для создания совместных предприятий с транспортными организациями: авиационно-транзитными предприятиями, авиакомпаниями, железными дорогами. Вариантом взаимодействия с перевозчиками также являются агентские соглашения по реализации транспортных билетов.

С точки зрения специфики деятельности турагентства могут быть многопрофильными (наиболее распространены), то есть осуществляющими комплексное обслуживание любых клиентов, включая отпускников, командированных и пр. и специализированными, наиболее распространенными из которых являются коммерческие турагентства, организующие деловые поездки для крупных компаний, включая конгрессное обслуживание, а также специализирующиеся в организации отдыха.

 

Турагент - это организация-посредник, реализатор туристского продукта туроператора, работающий непосредственно на туристском рынке. Турагент получает за свою деятельность комиссионное вознаграждение (7-15 % от стоимости тура). В отличие от туроператора турагент не несет ответственности за качество тура.

 

Организационная структура туристического агентства состоит из следующих элементов: директор, управляющий отделом по разработке и формированию туров, отделом по продвижению туров, отделом по реализации туров, отделом по продаже авиабилетов, главной бухгалтерией.

В обязанности Директора входит: планирование и организация по всем направлениям деятельности турагентства, планирование и реализация стратегии, организация взаимодействия и осуществление полномочий, построение организации, координация работы, аналитическая отчетность, мотивация персонала, контроль за осуществлением деятельности турагентства. Директор также должен вести контроль за подготовкой и организацией работы офиса, организацию и проведение деловых переговоров, инструктаж работников. Документы, заполняемые на должности директора туристического агентства это обычно заявления и договора о приеме на работу, также все документы заполняемые в других отделах должны быть просмотрены и подписаны директором.

 

2.1.1. Бухгалтерия

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Регистры бухучета ведутся в специальных журналах, на отдельных листах и карточках, в виде компьютерных распечаток, на магнитных лентах, дисках, дискетах и т.д.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Бухгалтерский учет - упорядоченная система сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении о совершаемых хозяйственных операциях всех заинтересованных должностных лиц и служб.

 

2.1.2 Учетная политика туристской фирмы

Важную роль в финансовой деятельности туристской фирмы играет учетная политика. Учет является инструментом эффективного экономического управления предприятием. Он формирует информацию о производственных, экономических и финансовых показателях работы предприятия. Эта информация после ее обработки и анализа позволяет принимать эффективные управленческие решения и поддерживать финансовое равновесие туристской фирмы.

В России к публичной финансовой отчетности относятся бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Учетная политика утверждается приказом руководителя предприятия и подлежит обязательному раскрытию в пояснении к годовому отчету, представляемому в налоговые органы. Турагенту необходимо включать в учетную политику условие раздельного учета доходов и затрат, связанных с реализацией туристских путевок и дополнительных услуг.

 

2.1.3 Отдел по продвижению туров

Отдел по продвижению туров занимается рекламой туристического агентства, а конкретней владеет технологией маркетинговых исследований в туристической индустрии; проводит рекламные компании, презентации, включая работу на специализированных выставках; составляет и дизайн рекламных материалов; владеет техникой распространения рекламных материалов и методикой продвижения турпродукта; культура межличностного общения.

Реклама может быть определена как форма неличной коммуникации с клиентами по представлению товаров, идей и услуг, осуществляемого через платные средства распространения информации, с четко указанным источником финансирования. В туристском маркетинге эти обращения к путешествующей публике составляются для знакомства с определенным туристским направлением, чтобы таким образом привлечь покупателей. Подобные обращения передаются потенциальным покупателям при помощи основных средств информации, газеты, журналы, прямые почтовые отправления, телевидение, радио, а также наружная реклама. Документы, заполняемые в этом отделе это в основном договора о предоставление рекламных услуг данному туристическому агентству.

 

2.1.4 Отдел по разработке и формированию туров

Целью большинства туристических агентств является ведение прибыльного и продолжительного бизнеса. Для достижения данной цели необходимо производить тот товар, который удовлетворял бы нужды потенциальных покупателей и тем самым обеспечивал бы увеличение бизнеса. Планирование продукта - это важный компонент в развитии прибыльного и продолжительного бизнеса. Его часто называют планированием с соблюдением "пяти правил" - планирование с целью создания правильного продукта, доставки его в правильное место, в правильное время, по правильной цене и в надлежащем (правильном) количестве.

Как правило, сами туристические агентства не составляют туров, данные фирмы приобретают уже заранее разработанные туры у туроператоров, выпускают на эти туры путевки и реализуют их потребление. Заполняемые документы - генеральный договор купли-продажи туристических путевок, договор франчайзинг и другие договора между турагентами и туроператорами.

 

 

2.1.5 Отдел по реализации туров

Отдел по реализации туров занимается предоставлением информации клиентам: культура межличностного общения; маркетинговые исследования спроса на туристскую информацию; доведение достоверной информации до клиента; воспроизведение информации - распечатки, фотокопии; использование расписаний, ваучеров, программ, тарифов, путеводителей, профессиональных публикаций и рекламных материалов; рассылка информации; а также продажей туристического продукта: культура межличностного общения; использование каталогов и ценовых приложений как инструмента продаж; владение техникой и методикой продаж, включая продажи по телефону, через Интернет, по почте и др.; удовлетворение спроса потребителей туристических услуг; послепродажное обслуживание клиентов; взаимодействие с туроператорами. Отдел также занимается работой с жалобами клиентов: умение принять и проанализировать жалобу; культура межличностного общения; владение техникой работы с устными и письменными жалобами клиентов; принятие мер по предъявленным жалобам клиентов; ведение статистики; соблюдение протокола и этикета. Заполняемые документы - туристскую путевку утвержденной формы, туристскую путевку утвержденной формы, договор между туристской фирмой и туристом, договор на путешествие, транспортные документы и др.