Организация документооборота на турфирмах

Ваучеры подразделяются на именные, ваучеры-приглашения, служебные.

Именной ваучер. Это документ, удостоверяющий наличие договора между туристской организацией и туристом. По его предъявлению турист может получить услуги, указанные в ваучере. Одновременно в ваучере подтверждается факт оплаты услуг.

Ваучер-приглашение. Он предусмотрен как международное приглашение. Такой ваучер предъявляется на границе и служит наряду с проездными документами основанием для посещения страны.

Служебный. Выдается направляющей турфирмой сопровождающему туристскую группу. Такой документ является основанием для взаиморасчетов между турфирмами, а также вместе с листом отметок - основным документом в претензионной работе между организациями.

Ваучер, туристская путевка, курсовка, билет являются документами, подтверждающими наличие договора между туристом и организатором туризма (туроператором) о продаже туристского продукта (тура). Ваучер подтверждает бесспорное право его обладателя получение туристских услуг, указанных в ваучере, а также обязанности туриста в связи с этим продуктом.

В международной практике момент реализации наступает однозначно только лишь при выполнении обязательств по предоставлению услуг.

Ваучер выдается туристу вместе с паспортом, визой, авиабилетом и другими документами при окончательном расчете после оплаты стоимости туристского продукта.

Ваучер должен содержать:

• номер, поскольку является документом строгой отчетности;
• наименование туроператора и турагента, их полные реквизиты, номер лицензии, указание торговых марок, идентификационный номер;
• место и дату выдачи;
• атрибуты тура, позволяющие однозначно идентифицировать тур и маршрут: наименование маршрута, номер по каталогу;
• страна, город, место, дата, время начала и окончания поездки;
• информацию о сертификатах соответствия туристического продукта;
• Ф. И.О. туриста, номер паспорта (удостоверения личности) туриста и всех остальных клиентов по данному ваучеру. 

Если по ваучеру за границу следуют более 5 туристов, то к ваучеру прилагается

• заверенный туроператором (турагентом) список туристов;
• характеристику и стандарты услуг: перевозка, трансфер, размещение, питание, экскурсии и другие дополнительные услуги, при этом стандарты могут быть указаны в кодах;
• информацию о наличии и условиях страховки туриста, идентификационный номер;

если программа тура выдается дополнительно как приложение к ваучеру, то в нем должна иметься ссылка на эту программу. Последняя является неотъемлемой частью ваучера, и любые изменения в программе указываются в ваучере.

Применение туристского ваучера

1. Ваучер единого образца применяется при:

въездном туризме; выездном туризме; внутреннем туризме;

экскурсионном обслуживании.

на основании и в соответствии с заключенными договорами. Инструкции по заполнению Ваучера представлены в Приложении № 1 к настоящему положению.

2. Ваучер, применяемый при въездном туризме, используется при приеме и обслуживании иностранных туристов в РФ.

3. Ваучер, применяемый при выездном туризме используется, при обслуживании граждан РФ и лиц, не имеющих гражданства РФ, за пределами РФ.

4. Ваучер, применяемый при внутреннем туризме, используется при внутреннем обслуживании, а также при организации туристских маршрутов (пеших, конных, гужевых, велосипедных, водных, транспортных и т.д.), в том числе и маршрутов выходного дня, а также при организации отдыха на турбазах, в кемпингах, мотелях, независимо от форм собственности, ведомственной принадлежности и месторасположения объекта туристского профиля (имеется в виду собственность, находящаяся за пределами РФ).

5. Ваучер, применяемый при экскурсионном обслуживании на территории РФ, используется при организации экскурсионного обслуживания.

6. Ваучер может быть индивидуальным, семейным и групповым.

7. При индивидуальном путешествии (поездке, экскурсии) Ваучер оформляется индивидуально каждому лицу.

8. При семейном путешествии (поездке, экскурсии) оформляется один Ваучер на всю семью с указанием всех членов семьи, участвующих в путешествии.

9. При групповом путешествии (поездке, экскурсии) Ваучер оформляется на руководителя группы сотрудников одного и того же учреждения, предприятия, организации, учащихся одного и того же учреждения, спортсменов одного клуба или федерации, совершающих совместную и жестко спланированную по маршруту, сроку, набору, качеству и одинаковой стоимости услуг поездку. К групповому Ваучеру прилагается список всех членов группы с указанием количества туристов, который заверяется печатью хозяйствующего субъекта, оформившего Ваучер. Поездка считается групповой, если количество туристов 6 и более человек. По желанию любого члена группы ему оформляется Ваучер индивидуально.

10. При формировании хозяйствующим субъектом сборной группы туристов (клиенты, не относящиеся к вышеуказанной группе лиц, пришедшие по рекламному объявлению на конкретную поездку, по заранее сформированному маршруту) каждому туристу или семье туристов оформляется индивидуальный или семейный Ваучер, так как Ваучер является единственным сопроводительным документом для туриста, который содержит всю информацию о количестве и качестве предоставляемых услуг.

11. Ваучер оформляется на все виды организованного туризма (включая шоп-тур). Исключением является, когда группы учащихся выезжают за рубеж (согласно официальному приглашению для участия в торжествах, конкурсах, соревнованиях и т.д.) в случаях, когда организаторы берут на себя расходы, связанные с туристской поездкой.

12. Ваучер является основанием для обслуживания туристов и принимается к обслуживанию всеми хозяйствующими субъектами, осуществляющими туристскую деятельность, без взимания дополнительной платы с туриста. Все взаиморасчеты по услугам, указанным в Ваучере, осуществляются между хозяйствующими субъектами самостоятельно в соответствии с действующим законодательством.

13. Хозяйствующие субъекты, осуществляющие туристскую деятельность, при подписании договора с иностранными партнерами обмениваются образцами Ваучеров. При предъявлении Ваучера принимающая сторона обязана обеспечить уровень обслуживания и комплекс услуг, указанных в Ваучере, без взимания дополнительной платы с туриста. Дополнительная плата с туриста взимается, если по просьбе самого туриста ему были предоставлены дополнительные услуги, не указанные в Ваучере (например, смена номера “standard" на “superior”, завтрак в номер, стирка белья, телефонные переговоры из гостиницы, дополнительная экскурсия, предоставление сопровождающего и т.д.).

14. Хозяйствующие субъекты, оказывающие туристские услуги, принимают к обслуживанию Ваучеры, выданные другими хозяйствующими субъектами.

При выдаче ваучера туристу работники турфирмы подтверждают его действительность надлежащими печатями, штампами организатора туризма.

Ваучер изготовляется в 3-4 экземплярах. Один экземпляр выдается туристу, второй - передается встречающей фирме, третий - после постановки печатей встречающей фирмой передается отправляющей фирме. Копии ваучера должны храниться у туроператора.

Транспортные документы

Транспортные документы включают в себя проездные документы (билеты установленного образца), багажные квитанции, квитанции доплат за сверхнормативный багаж, транзитные билетные купоны, санитарные сертификаты и др.

 

Страхование туриста производится по его поручению отправляющей фирмой или самостоятельно. В России страхование туриста является добровольным (за исключением ряда стран, которые не выдадут визы без предоставления страховки). Страховой полис может включать как амбулаторное обслуживание, так и другие виды услуг.

Страхование транспортного путешествия является обязательным, а сумма страхового сбора включена в стоимость билета.

 

Договор на туристическое обслуживание.

Оформляя туристскую путевку, Фирма и Клиент тем самым заключают между собой договор о туристском обслуживании. При этом Фирма принимает на себя обязательства по бронированию авиаперевозок, гостиничных, транспортных и экскурсионных услуг, оказываемых зарубежными туристскими Фирмами, и по оформлению соответствующих перевозочных документов и документов, подтверждающих бронирование и оплату туристских услуг, составляющих заказанный Клиентом Тур. Клиент, со своей стороны, принимает на себя обязательства по оплате полной стоимости туристской путевки, включая возможные штрафы за отказ от Тура.

Компания предоставляет Клиенту туристские услуги согласно своим типовым программам и индивидуальным заявкам Клиента в соответствии с условиями и объемом, указанными в путевке.

 

Виза

Для въезда в другое государство при наличии действительного заграничного паспорта, если с этим государством нет соглашения о безвизовых поездках, требуется соответствующее разрешение страны въезда - виза. Для получения визы российские граждане обращаются в посольства соответствующих государств в Москве или в консульское учреждение страны въезда при условии, что место жительства выезжающего входит в консульский округ этого консульства.

Туристская виза - это отметка в паспорте дипломатическими представительствами иностранных государств, дающая право его владельцу на временный въезд на территорию государства, выдавшего ему визу, с целью туризма и отдыха.

 

2.2.5. Генеральный договор купли-продажи туристских путевок

Продавец продает, а Покупатель покупает туры на условиях, определяемых настоящим Договором для реализации своим Клиентам. После бронирования и оплаты тур является собственностью Покупателя.

Покупатель осуществляет свою деятельность по реализации туров, купленных у Продавца, в условиях полной финансовой самостоятельности.

Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но включает целый комплекс методических, технических, психологических аспектов, знание которых необходимо любому.