Документооборот в организации

 

Отметили:

      1. Наличие у ФГУП «Всероссийский электротехнический институт  
им. В.И. Ленина» (далее - ВЭИ) большого количества наработок по КРУЭ  
220/110 кВ, а также возможность производства из комплектующих сторонних организаций около 10 ячеек в год.

      2. Необходимость заключения соглашения с российскими производителями электротехнического оборудования с целью расширения производственной базы.

      3. Существующие в ВЭИ разработки в области мобильных установок диагностики сети. 

РЕШИЛИ:

      1. Первому заместителю Председателя  Правления Чистякову В.Н.

      1.1. Согласовать с ВЭИ и представить  на утверждение Председателю  Правления планы на 2010 год совместной  реализации проектов:

• разработка и производство КРУЭ 220 кВ;
• разработка, испытание и производство мобильных установок диагностики сети;
• разработка новых типов вакуумных выключателей;
• создание токоограничивающих устройств;
• новые технологии обеспечения качества электроэнергии.

      Срок: 01.02.2010.

      1.2. Сформировать рабочие группы  по направлениям, указанным в  п. 1.1 настоящего протокола.

      Срок: 25.01.2010.

      1.3. Организовать проведение повторного  совещания на территории ФГУП  «Всероссийский электротехнический  институт им. В.И. Ленина».

      Срок: 05.02.2010.

      2. Контроль за исполнением настоящего  протокола оставляю за собой. 
 
 

Председатель  Правления                                                                           О.М. Бударгин 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Рассылается:

Фамилия И.О. исполнителя

номер телефона 

III. Контроль документов (поручений)

в МЭС Урала

 

Общие положения

      Настоящий раздел Инструкции по делопроизводству устанавливает порядок организации  и осуществления контроля в Обществе, а также определяет ответственность  и меры воздействия, предусмотренные  системой контроля.

      Центром компетенции в части организации  и осуществления контроля исполнения документов (поручений) в Обществе является ДДОиК (Группа контроля).

     Централизованному контролю в ОУД подлежат документы, зарегистрированные в АСУД с пометкой «Контроль», а в структурных подразделениях  («в Подразделении») все зарегистрированные документы, требующие исполнения или подготовки ответа.

      Контроль  исполнения документов (поручений) осуществляется по всей вертикали управления Общества до уровня непосредственного исполнителя.

      Лицами, ответственными за исполнение документов (поручений), поставленных на централизованный «Контроль» заместители Генерального директора, директора МЭС Урала, руководители структурных подразделений, руководители филиалов - МЭС, руководители ДЗО Общества, определенные в рамках выданного поручения.

     Поручение считается исполненным  и снимается с  централизованного  контроля ОУД только после фактического исполнения поручения, прикрепления отчета и завершения в установленном порядке задания «исполнение» в АСУД. 

     1. Работа с контрольными документами. 

     1.1. Контроль исполнения документов, поступивших в адрес МЭС Урала почтой, по АСУД из исполнительного аппарата ОАО «ФСК ЕЭС» и ОРД МЭС Урала  осуществляется специалистами ОУД МЭС Урала.  

     1.2. Контроль включает: постановку на контроль (создание резолюций со сроком исполнения в АСУД в течение 8 рабочих часов после подписания документа, либо получения документа (поручения) в МЭС Урала на исполнение, мониторинг и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в архив, информирование руководителей и ответственных исполнителей о наступлении контрольного срока в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах: за 5 дней и за 1 день до наступления контрольного срока исполнения.

     1.3. Ответственность за своевременное исполнение поручений, выданных по контрольным документам ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала и качество подготовленных документов несёт исполнитель поручения.

     1.4. Руководитель структурного подразделения обязан систематически рассматривать состояние исполнительской дисциплины по контрольным документам, а также по документам, поступившим в адрес структурного подразделения и требующим исполнения и подготовки ответа.

     1.5.Генеральный директор МЭС Урала имеет право принять решение о применении дисциплинарного взыскания к работникам, необоснованно нарушившим сроки исполнения документов и своевременно не принявшим меры к решению вопросов, поставленных в документе.

     1.6.В целях эффективного выполнения поручений и напоминания об исполнении контрольного документа исполнителю в АСУД приходит уведомление о приближении срока исполнения поручения по документу.

Если последний  день срока исполнения документа  приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

     1.7.Если по каким-либо объективным или субъективным причинам невозможно исполнение контрольных поручений в указанные сроки, исполнитель обязан не позднее, чем за 2 рабочих дня до наступления контрольного срока представить служебную записку на имя руководителя, выдавшего контрольное поручение, либо на имя руководителя, выполняющего контроль исполнения поручения. Если документ стоит на контроле в ОАО «ФСК ЕЭС», служебную записку необходимо согласовать с ОУД.

       В служебной записке необходимо  отразить причины невыполнения  в срок контрольного поручения  и определить конкретную дату (новый контрольный срок) исполнения  контрольного документа.

     1.7.1. Руководитель, выдавший контрольное поручение, рассматривает служебную записку и назначает новый контрольный срок по поручению. О перенесении срока выполнения поручения исполнитель сообщает в ОУД.

     1.8. В случае если исполнитель, которому выдано контрольное поручение, считает, что поручение не относится к его компетенции, он обязан в течение 8 рабочих часов с момента получения документа сообщить об этом руководителю ОУД для перенаправления контрольного поручения по функциональной принадлежности (либо для согласования с руководителем, выдавшим поручение, о назначении другого ответственного исполнителя).

     Если  по истечении 8 рабочих часов информация о необходимости перенаправления  контрольного поручения не поступила  в ОУД, то оно считается принятым к исполнению и подлежит обязательному  исполнению тем исполнителем, которому первоначально было выдано поручение.

     В случае если контрольное поручение  необходимо выполнить немедленно (со сроком исполнения менее 8 часов), а  исполнитель считает, что поручение  не относится к его компетенции, то он обязан немедленно по получении  документа сообщить об этом начальнику ОУД.

      1.9. При завершении исполнения документа, полученного на исполнение:

• прикрепить в АСУД отчет об исполнении поручения не позднее срока, установленного на карточке документа (поручения) (через графу «Отчет» кнопка «Создать», при необходимости, вложив документальное подтверждение исполнения контрольного поручения на закладку «Связанные документы» в карточке «Резолюции» путем кнопки «Добавить из хранилища/Добавить внешний документ») и завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»);

      Представленный  отчет должен быть полным и изложен  таким образом, чтобы автор поручения и или контролер, к которому отчет направляется на одобрение или снятие с контроля, оперативно смогли принять решение о снятии с контроля, переносе срока или направлении поручения на доработку. 

• при условии, если не требуется отчет - завершить задание в АСУД (через кнопку «Завершить»).

     После этого документ поступает на снятие с контроля руководителю, выдавшему  контрольное поручение. Отчёты о выполнении контрольных поручений ОРД МЭС Урала, поступают в ОУД и снимаются с контроля либо направляются на «Доработку» после согласования представленного отчёта с автором поручения или заказчиком работ.

     1.10.Запрещено отправлять отчет по контрольному поручению отдельным исходящим письмом (во избежание дублирования отчета исходящим письмом).  

2. Cроки исполнения документов (поручений).

      2.1. Сроки исполнения входящих документов исчисляются в календарных днях, начиная с даты получения документа (поручения) или направления первого поручения.

      2.2. Поручения с фиксированной в АСУД датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

      2.3. Парламентские запросы, запросы членов Совета Федерации, депутатские запросы, поручения Правительства Российской Федерации, Минэнерго России и иных министерств и ведомств подлежат исполнению строго в соответствии со сроками, указанными в запросе, или не позднее, чем через 15 календарных дней с даты их получения.

      2.4. Остальные документы (поручения) подлежат исполнению в течение  
30 календарных дней с даты  получения документа.

     2.5. В целях обеспечения выполнения в срок контрольного документа (поручения) исполнителю в АСУД приходит уведомление о приближении срока исполнения за 5, 3 и 1 рабочий день до наступления контрольного срока исполнения.

       

3.Определение ответственности по документам (поручениям).

      3.1. Ответственные исполнители (заместители Генерального директора МЭС Урала, директора ПМЭС, руководители структурных подразделений) несут персональную ответственность и обязаны:

       - рассматривать документы, поставленные на контроль, в день их поступления или направления первого поручения, документы с пометкой «СРОЧНО» - незамедлительно;

       - строго соблюдать установленные  контрольные сроки исполнения  по документам (поручениям), поставленным  на централизованный контроль;

       - своевременно согласовывать (подписывать)  служебные записки о переносе  срока исполнения контрольных  поручений или отчетов об исполнении  поручений, поставленных на централизованный контроль;

       - по выданным поручениям, контролируемым  «в Подразделении» своевременно  устанавливать сроки исполнения  и назначать ответственных исполнителей, в т.ч. за свод, либо назначать  ответственного за контроль исполнения;

      - своевременно представлять отчет  об исполнении поручения и  завершать задания в АСУД;

      - строго соблюдать порядок переноса  срока исполнения поручений, находящихся  на централизованном контроле, установленный  в п. 1.7.раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - переадресовывать поручения, не  входящие в компетенцию, а также  перенаправлять их в соответствии  с установленными сроками и  порядком другому ответственному  исполнителю. согласно п. 1.8 раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - согласовывать проекты документов (ОРД, протоколы совещаний, поручения,  технические задания, закупочная  документация, акты приемки законченных  строительством объектов, договоры, дополнительные соглашения, акты  выполненных работ/накладные, а  также проекты исходящих документов) в установленные локальными нормативными  актами Общества сроки, а также  своевременно представлять инициаторам  замечания (предложения) по доработке  проекта документа на закладке «Комментарии», либо путем размещения предложений (замечаний) на закладке «Связанные документы»;