Документооборот в организации

      2.18. Согласование исходящего документа руководителем в АСУД приравнивается к подписи (визированию).

      2.19. Задание «На согласование» приходит в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного этапа.

      2.20. Срок согласования проекта исходящего документа - восемь рабочих часов¹ с момента получения задания «На согласование» в АСУД.

      2.21. В случае несоблюдения сроков согласования проект документа (задание) переходит автоматически на следующий этап согласования и данному этапу

согласования (согласованию руководителя) присваивается статус - «Согласовано по умолчанию».

      2.22. Статус «Согласовано по умолчанию» в качестве визы на проектах исходящих документов за подписью Председателя Правления, первых заместителей Председателя Правления и заместителей Председателя Правления, Генерального директора МЭС Урала не принимается. В случае согласования «по умолчанию» инициатор документа обязан разместить сканированную визу руководителя в «Связанных документах» и сделать соответствующую отметку о наличии визы в «Комментариях». Либо отправить документ на повторное согласование.

      Решение о подписании писем Генеральным директором, заместителями Генерального директора, директорами ПМЭС, директорами МЭС в случае наличия у согласующих исходящий документ лиц статуса «Согласовано по умолчанию», осуществляется соответствующим директором - подписывающим лицом.

       2.23. При необходимости согласующее лицо может направить проект документа на дополнительное согласование в пределах своего функционального Блока управления либо структурного подразделения.

      Дополнительное  согласование осуществляется в пределах основного срока - восемь рабочих  часов² с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

      2.24. После завершения согласования документ поступает на проверку оформления: за подписью Генерального директора и его заместителей к закреплённым делопроизводителям, работникам ОУД.  За подписью руководителя структурного подразделения к делопроизводителю этого структурного подразделения.

      Проверяющий оформление проверяет документ, направленный в АСУД, на предмет отсутствия орфографических (пунктуационных) ошибок, соответствия правилам деловой переписки, соответствия заголовка письма содержанию текста документа, соответствия оформления документа установленным выше правилам, а также осуществляет проверку комплектности материалов к документу, проверяет наличие согласования всех согласующих лиц, адресатов, внутренних адресатов. После окончания рецензирования работник передаёт его на подпись.

      Документы, оформленные с нарушением правил подготовки и оформления исходящих  писем и подписанные руководителями, не регистрируются в АСУД и возвращаются исполнителю на доработку.

      2.25. После выполнения в АСУД операций «согласование», «проверка оформления» и «подпись» делопроизводитель регистрирует в АСУД исходящий документ. В случае если документ направляется внешним адресатам (сторонней организации (лицу) документ регистрируется только при наличии  подписанного оригинала документа.

      2.26. Исходящие письма за подписью Генерального директора, заместителей Генерального директора, директора по поддержанию состояния активов печатаются на бланке МЭС Урала установленного образца.

      Исходящие письма за подписью руководителей структурных  подразделений  печатаются без бланка,

      Исходящие письма за подписью руководителей ЦУС  печатаются на бланках ЦУС  установленного образца.

      Использование бланков другой формы запрещено.

      Документ, отправляемый только посредством факсимильной связи, может быть исполнен на копии  бланка.

      Письма  за подписью руководителей двух и  более организаций оформляются  на стандартном листе бумаги формата  А4 без бланка.

      Письма  зарубежным партнерам оформляются  на бланках для писем на английском языке и печатаются на английском языке. К такому письму обязательно прикладывается перевод, согласованный руководителем подразделения - исполнителя письма.

      Исходящие документы, направляемые в сторонние  организации (лицам) - внешним адресатам  оформляются на бланке организации.

      2.27. Исходящая корреспонденция после регистрации отправляется в сторонние организации инициатором письма, либо делопроизводителем структурного подразделения в день регистрации, а при позднем поступлении на следующий рабочий день до 12-00.

      2.28. Датой документа является дата его регистрации.

      2.29. Регистрационный исходящий номер документа состоит из индекса организации/делопроизводственного индекса структурного подразделения /порядкового номера.

      Пример: М4/1/1.

      Дата  регистрации - обязательный реквизит документа.

      При отправлении исходящему письму автоматически  присваивается номер. Присвоенный в АСУД номер является единым для исходящего и входящего документа.

      Например: исходящий документ из МЭС Урала  в Ю-УПМЭС с присвоенным в  АСУД номером М4/П1/1 в  Ю-УПМЭС будет  учитываться как входящий с номером  М4/П1/1.

      Запрещена вторичная регистрация документа  на бумажном носителе с присвоением  документу номера, отличного от номера, присвоенного в АСУД.

      2.30. Внутренняя переписка между исполнительным аппаратом ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС,  ДЗО Общества ведется в АСУД.

      2.31. Повторная рассылка в бумажном виде документов, ранее зарегистрированных и разосланных в АСУД, запрещена.

      2.32. Зарегистрированное исходящее письмо отправляется исполнителем внешнему адресату на бумажном носителе. В исключительных случаях при невозможности представления подписанного оригинала документа в режиме реального времени (например, если подписание документа произошло на удаленной территории) исполнитель должен представить делопроизводителю сканированную или факсимильную копию подписанного документа

      2.33. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений МЭС Урала в адрес директоров ПМЭС, подписываются Генеральным директором или заместителями Генерального директора. 
 

3. Отправка документов

     3.1. Документы для отправки по  почте, а также экспресс - почте передаются в ОУД зарегистрированными, полностью оформленными, с указанием полного почтового адреса получателя в незапечатанном конверте, с указанием адресата, структурного подразделения - отправителя, способа и сроков отправки корреспонденции.

     3.2. Специалист ОУД проверяет правильность  оформления документов, готовит  корреспонденцию к отправке в  соответствии с указанием исполнителя.  Неправильно оформленная в структурных  подразделениях корреспонденция  не принимается к отправке и возвращается в соответствующее подразделение на доработку.

     3.3. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются ОУД и отправляются  не позднее следующего рабочего  дня.

     3.4. Документы с фиксированной датой  отправки (объемная отправка - более 10 штук) обрабатываются ОУД в течение 2-х рабочих дней.

     3.5. При объёмной отправке (более 10 штук)  корреспонденция принимается в ОУД оформленная согласно п 3.1., с реестром отправки данной корреспонденции.

     3.6. Срочные документы исполнитель  отправляет посредством факсимильной  связи, по электронной почте  или экспресс-почтой. Досылка оригинала  документа производится через  ОУД в соответствии с п. 3.1 настоящей  Инструкции.

     3.7. Для учета отправляемых документов  по почте, экспресс -почте или курьером исполнитель документа должен делать соответствующие пометки в исходящей карточке документа, в которой указывает, каким образом был отправлен документ (почта - простое, заказное, ценное, DHL, ЕМС), а также дату отправки документа.

      3.8. В целях оказания консультационной  поддержки работники ОУД осуществляют  проверку доставки отправляемой  документации. 

 

      4. Организация работы с входящей корреспонденцией 

     4.1. Прием и первичная обработка  поступающей в МЭС Урала корреспонденции осуществляется в ОУД.

     В процессе первоначальной обработки  поступающей корреспонденции проверяется  правильность доставки и целостность  вложений, проверяется комплектность. Ошибочно присланные документы возвращаются на почту.

     Все конверты (бандероли), за исключением  имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения, при  отсутствии документов или приложений к ним при регистрации документа в АСУД в поле «отметки канцелярии» делается соответствующая запись об отсутствии указанных в письме документов, приложений.

     4.2. Входящие письма, поступившие в  адрес организации и зарегистрированные  в АСУД, не подлежат вторичной  регистрации, в том числе в других структурных подразделениях.

     4.3. Вся входящая корреспонденция  регистрируется в АСУД и представляется  адресатам в форме электронных  копий документов.

     Зарегистрированные  подлинники входящих документов, оформленные  в бумажной форме, хранятся в подразделениях и сдаются в архив принятым порядком, за исключением следующих  документов:

      - решений, определений, постановлений  арбитражных, третейских судов  и судов общей юрисдикции, копий  решений, постановлений судебных  приставов, исполнительных документов  на взыскание с МЭС Урала  денежных средств или имущества,  определений судов о немедленном  вступлении в законную силу  судебных актов, а также исковых  заявлений и жалоб третьих  лиц, которые передаются как  в форме электронных копий,  так и в исходной бумажной  форме не позднее окончания  текущего рабочего дня Генеральному  директору, в его отсутствие - заместителю Генерального директора  по корпоративным сервисам, курирующему  правовые вопросы. 

      В исключительных случаях (по запросам) могут представляться дополнительно в бумажной форме и другие входящие документы.

      4.4. Не подлежат регистрации в АСУД документы, носящие личный, рекламный и информационно-справочный характер. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 1 к настоящей Инструкции.

     4.5. Работники, ответственные за документооборот, на всех регистрируемых документах в АСУД проставляют идентичный номеру и дате регистрации в АСУД входящий номер документа: (индекс организации / делопроизводственный индекс структурного подразделения / порядковый номер) и дату его  регистрации.

     Пример: М4/12/21.

     4.5.1. С целью обеспечения учета  и сохранности документов входящие  документы подлежат регистрации  в день поступления.

     При регистрации входящего документа  в АСУД создается электронная  копия документа, содержащая:

      - регистрационную карточку документа;

      - отсканированный образ или машиночитаемый  текст.

     В регистрационную  карточку обязательно заносятся  следующие идентифицирующие и учетные  реквизиты документа:

      - вид документа;

      - регистрационный номер и дата  документа;

      - адресат;

      - сведения об авторе (корреспонденте, подписавшем документ): Ф.И.О., должность;

      - наименование организации;

      - исходящий (регистрационный) номер (при наличии) и дата документа у корреспондента;

      - заголовок документа или его  краткое содержание;

      - рубрики, исходя из тематики  документа;

      - отметки ОУД.

     4.5.2. Если в регистрируемом документе  имеется ссылка на другой документ  по данному вопросу, то в  поле «Отметки канцелярии» делается  соответствующая запись о наличии  указанных документов, которые прикрепляются  на закладке «Связанные документы».

     В дальнейшем в карточке могут быть заполнены или изменены следующие  графы: