Документооборот в организации

• действующими законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

• уставом ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (далее Общества);
• организационно-распорядительными документами Общества;
• приказами и распоряжениями Генерального  директора МЭС Урала;
• организационными документами МЭС Урала:
• - штатным расписанием подразделения;
• - настоящим Положением;
• - должностными инструкциями;
• - правилами внутреннего трудового распорядка;
• - действующими правилами и нормами охраны                            труда,техники
• безопасности, производственной санитарии и противопожарной
• безопасности, действующими в Обществе;
• - локальными нормативными актами по основной деятельности
• (программами, регламентами, процедурами, инструкциями,
• стандартами и т.д.);

2. Назначение  подразделения 
   

• Деятельность  подразделения  направлена на:

      2.1.1 . Повышение производительности  труда посредством разработки  и внедрения системы управления  человеческими ресурсами, направленной  на максимальную реализацию потенциала  персонала, повышение удовлетворенности  персонала условиями труда, выполняемой  работой;

      2.1.2.Формирование и совершенствование  системы рационального использования  человеческих ресурсов МЭС Урала  и ПМЭС.

      2.1.3. Оптимизацию организационной  структуры. Комплектование МЭС  Урала ПМЭС кадрами требуемых  специальностей и квалификации. Участие в работе по подбору,  отбору и расстановке кадров.

      2.1.4.  Формирование и развитие системы  профессионального обучения МЭС  и ПМЭС.

      2.1.5. Совершенствование корпоративной  культуры МЭС Урала и ПМЭС.

      2.1.6. Обеспечение юридически грамотного  кадрового документооборота МЭС  Урала и ПМЭС. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организационная структура

4. Описание  деятельности подразделения

 

• Входы деятельности подразделения:

• Поступление заявок на подбор персонала;
• Поступление заявок на обучение персонала;
• Постановка задач по психофизиологическому обследованию персонала;
• Проведение оценки персонала структурных подразделений;
• Организация процесса адаптации вновь принятых работников;
• Организация процесса целеполагания;
• Организация работы по военному учету работников;
• Отбор кандидатур в кадровый резерв;
• Проведение психофизиологического обследования  оперативного  персонала.

• Выходы  деятельности:

• Предоставление резюме кандидатов на должность руководителям структурных подразделений МЭС Урала и ПМЭС для окончательного отбора;
• Заключение договоров и организация  обучения с учебными центрами;
• Подготовка заключений по психофизиологическому обследованию персонала;
• Подготовка программ развития по оцениваемым сотрудникам;
• Быстрое вхождение вновь принятых работников в процесс деятельности подразделения;
• Постановка целей перед всеми структурными подразделениями;
• Создание кадрового резерва предприятия;
• Организация бронирования ключевого персонала.

• Поставщики  деятельности подразделения:

• Все подразделения МЭС Урала;
• Все подразделения Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.

• Потребители деятельности подразделения:

• ОАО «ФСК ЕЭС»
• Все подразделения МЭС Урала;
• Все подразделения Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.

• Функции подразделения:

• Участвует в составлении годовых и перспективных планов развития МЭС Урала и ПМЭС  в части работы с персоналом;
• Участвует в подготовке квартальной и годовой отчетности по МЭС Урала и ПМЭС в части работы с персоналом;
• Разрабатывает единые критерии и технологии привлечения и отбора персонала, ротации кадров;
• Создает единую базу по кадровому резерву;
• Проводит анализ квалификационных характеристик будущего специалиста и формирует профиль сотрудника на данной должности;
• Участвует совместно с руководителями структурных подразделений МЭС Урала и ПМЭС в подборе и отборе персонала на вакантные места по итогам собеседования, психофизиологического обследования, медицинского профосмотра;
• Проводит анализ эффективности источников привлечения нужных специалистов и получения информации о них по регионам;
• Ведение текущего и перспективного бюджетирования деятельности  отдела по управлению персоналом;
• Участвует в создании оптимальной системы деловой оценки персонала МЭС Урала и ПМЭС: определяет цели, критерии (характеристика, экспертная оценка, анализ трудовой дисциплины, анализ показателей личной эффективности, знания о компании);
• Разрабатывает план-график проведения оценки;
• Принимает участие в процедуре оценки сотрудников;
• По итогам оценки составляет индивидуальные  программы развития персонала.
• Ведет планирование и управление карьерой персонала (формирование кадрового резерва, подготовка предложений по   горизонтальным и вертикальным кадровым перемещениям;
• Формирует, анализирует и развивает систему профессионального обучения персонала МЭС Урала и ПМЭС;
• Участвует в формировании корпоративной культуры МЭС Урала и ПМЭС;
• Обеспечивает юридически грамотный кадровый документооборот МЭС Урала и ПМЭС;
• Оформляет необходимые документы для назначения работникам пенсий по возрасту, инвалидности, потери кормильца;
• Готовит необходимую документацию для получения работниками, увольняющимся из Общества негосударственного пенсионного обеспечения.
• Готовит информацию по поощрению работников к юбилейным датам, Дню образования ОАО «ФСК ЕЭС», Дню энергетика.
• Ведет расчет среднесписочной численности МЭС Урала,  Свердловского ПМЭС, Южно-Уральского ПМЭС, Пермского ПМЭС.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.3 Характеристика персонала  организации

      Общая численность персонала предприятия  составляет 2800 человек.

Из них - 224 женщины, остальные – мужчины.

      Схема 3 – Состав персонала по полу

      Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

      В организации работают 1600 человек  – в возрасте 45-60 лет, 1000 человек  – в возрасте от 22-27 лет, 200 человек  – в возрасте  20-30 лет.

      Схема 4 – Состав персонала по возрасту

      Итак, 57% сотрудников предприятия –  в возрасте от 45-60 лет, 36% сотрудников - 22-27 лет, 7% сотрудников - 20-30 лет.

      Схема 5 – Состав персонала по уровню образования 

 

      70% персонала имеют высшее образование, 30% имеют среднее техническое.

      Схема 6 – Состав персонала по стажу  работы на предприятии

      44% сотрудника имеют стаж работы  на предприятии 7-8 лет, 30% имеют  стаж работы на предприятии  5-7 лет, 26% имеют стаж 0-5 лет.

      Схема 7 – Состав персонала по общему стажу  работы 

      57% имеют общий стаж работы 20-40 лет, 36% имеют общий стаж 2-8 лет, 7% имеют общий стаж 10-15 лет 
 
 
 

2.4 Оценка состояния системы документационного обеспечения управления персоналом в МЭС Урала

  Общие положения  организации документооборота  и делопроизводства

      Документооборот и делопроизводство в исполнительном аппарате и филиалах Общества осуществляется в едином информационном пространстве – АСУД (Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС»).

    Автоматизированная  система управленческого документооборота (АСУД) входит в состав приоритетного  комплекса КИСУ ОАО «ФСК ЕЭС» и  предназначена для комплексной  автоматизации служб документационного  обеспечения управления ОАО «ФСК ЕЭС» (включая филиалы ФСК ЕЭС  – МЭС) в части обработки управленческой документации, а именно процессов  создания, согласования, утверждения, регистрации, хранения и рассылки управленческих документов, а также контроля исполнения связанных с ними резолюций и  поручений. При этом под управленческими  документами понимаются входящие, исходящие, внутренние распорядительные и внутренние информационно-справочные документы.

   По  видам автоматизированных комплексов система относится к многофункциональным  программно-техническим комплексам для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного  использования информации разными  специалистами.

В настоящее  время АСУД ФСК ЕЭС позволяет  обрабатывать следующие виды документов:

• Внутренние распорядительные документы уровня Компании (приказы, распоряжения, поручения, протоколы совещаний);
• Внутренние распорядительные документы уровня подразделений (указания);
• Приказы о командировании;
• Входящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внешняя исходящая корреспонденция уровня Компании и подразделений;
• Внутренняя исходящая корреспонденция уровня подразделений.

Выполняемые функции

Основные функции, реализованные в АСУД, перечислены  ниже.

1. Создание документов (см. глава 3. «Разработка документов в АСУД»). В АСУД можно создавать документы одним из следующих способов:
• с помощью хранимых в АСУД шаблонов с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы;
• путем импорта в систему документов, подготовленных традиционными офисными приложениями, в т.ч. путем сканирования;
• “с нуля” – т.е., создание документов произвольной формы с использованием традиционных офисных приложений, вызываемых непосредственно из системы.
2. Коллективная разработка документов (рецензирование). На стадии разработки документа обеспечиваются следующие функциональные возможности, связанные с рецензированием документов:

• формирование списка рецензентов черновика;
• ввод в систему замечаний от рецензентов;
• ввод в систему версий документа рецензентами;
• ведение пометок об исправлении замечаний.

3. Проверка оформления документов (см. пункт 3.3.5. «Проверка оформления»). Система обеспечивает возможности для делопроизводителя по проверке соответствия документов корпоративным стандартам.