- отметка  о постановке на контроль;

- срок  исполнения;

- ответственный  исполнитель; 

- резолюция/подрезолюция;

- отчет  по документу. 

     После заполнения регистрационной карточки документа работник структурного подразделения, ответственного за документооборот, направляет адресату в АСУД на ознакомление или  исполнение документы, используя механизм создания резолюций в АСУД.

     4.6. Все имеющиеся приложения к  входящей корреспонденции от  сторонних организаций на бумажных  носителях передаются адресату  вместе с зарегистрированным  письмом.

     4.7. Все приложения к входящей  корреспонденции на бумажных  носителях, поступившей по АСУД, передаются адресату с сопроводительной  запиской с указанием входящего  № документа, при этом в  карточке документа в поле  «Отметки канцелярии» делается  отметка о том, куда и когда  переданы приложения.

      4.8. Поступившие в ОУД документы,  являющиеся приложениями к письмам,  поступившим в МЭС Урала по  АСУД, передаются  исполнителю, о  чём делается пометка в карточке  документа в поле «Отметки канцелярии» (указывается дата поступления и подразделение, куда переданы приложения).

      4.9. На документы, поступившие в  МЭС Урала повторно, ставится  уже существующий  регистрационный  номер и дата регистрации, а  также указывается  дата повторного  поступления и на бумажном  носителе и в карточке документа,  затем документ передаётся исполнителю. 

      4.10. Документы, поступившие в адрес МЭС Урала без указания подразделения и конкретного адресата регистрируются и рассылаются ОУД в АСУД в день поступления, либо при позднем поступлении (после 18.00) на следующий день (до 12.00).

      Все документы без указания адресата обязательно рассматриваются руководителем  Отдела управления делами, в его  отсутствие ведущим специалистом ОУД.

      4.11. Специалист ОУД не позднее окончания текущего рабочего дня направляет:

      4.11.1. В юридический отдел следующие документы:

      - судебные акты (решения, определения,  постановления) арбитражных судов,  судов общей юрисдикции, третейских  судов и иные документы, поступившие  из этих органов;

      - претензии, исковые заявления,  апелляционные и кассационные  жалобы, ходатайства и заявления  лиц, участвующих в деле;

      - документы, связанные с исполнительным  производством (судебные приказы,  исполнительные листы, постановления  судебных приставов, постановления  органов, уполномоченных рассматривать  дела об административных правонарушениях);

      - документы, связанные с привлечением  филиала или его должностных  лиц и работников к административной  ответственности (протоколы об  административном правонарушении, определения и постановления  органов, уполномоченных рассматривать  дела об административных правонарушениях). 

      Копии судебных актов, предусматривающих  взыскание с МЭС Урала денежных средств и (или) имущества, исполнительных документов направляются заместителю  генерального директора по экономике  и финансам.

      Указанный вид документов регистрируется и  отправляется в АСУД специалистом ОУД на имя заместителя генерального директора по корпоративным сервисам, а также передается на бумажном носителе.

      4.11.2. В Службу учета и отчетности документы, полученные из налоговых органов:

      - решения о привлечении к налоговой  ответственности за совершение  налогового правонарушения;

• требования об уплате налоговых санкций;
• требования о представлении документов (сведений).

      Указанный вид документов передается работником ОУД в структурное подразделение на бумажном носителе.

        Документы, поступившие в МЭС Урала без сопроводительного письма (кроме указанных в пункте 4.11.), регистрации в ОУД не подлежат. На данных документах проставляется дата поступления в МЭС Урала. Документы передаются в структурные подразделения по принадлежности в тот же день.  
 
 
 

5. Определение ответственности  в части организации  и осуществления 

делопроизводства  и документооборота в МЭС Урала

      5.1. Ответственность за организацию  и осуществление контроля выполнения  требований, установленных разделом  I настоящей Инструкции по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Группа экспедиции, Отдел делопроизводства (делопроизводители/секретари-референты).

      5.2. Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут персональную ответственность за:

      - формирование исходящих документов  в соответствии с требованиями  раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - сохранность документов. В случае  утраты документов работник обязан  немедленно сообщить об этом  факте своему непосредственному  руководителю, который назначает  служебное расследование;

      - разработку (подготовку) проекта исходящего  документа в сроки, необходимые  для согласования, подписания, регистрации  и доставки документа до адресата;

      - своевременное представление подписанных  документов для отправки почтой  или курьером в соответствии  с требованиями, установленными  
пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - качественную подготовку проекта  исходящего документа. Размещение  в АСУД проектов документов  без предварительной проработки  сутевых (спорных) вопросов с  заинтересованными структурными  подразделениями запрещено;

      - обеспечение согласования проекта  документа в соответствии с  требованиями, установленными п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - размещение проекта исходящего  документа в АСУД, с обязательным  заполнением закладок и полей,  предусмотренных в системе для  осуществления полного жизненного  цикла обработки документа (обязательно  заполняются поля, отмеченные в  системе знаком «*», а также  необходимо заполнение следующих  атрибутов (закладок):

      · проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

      · адресат (внешний/внутренний адресат);

      · подписывающее лицо.

      - отправку документа в сторонние  организации по факсу или электронной  почте, а также подготовку документа  для отправки почтой или курьером  в соответствии с требованиями, установленными п. 3. раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      5.3. Работники ОУД несут персональную ответственность за:

     - неукоснительное выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству;

     - своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);

     - прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей

     - проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;

     - проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

     - печать документа на бланке установленной формы;

     - осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);

     - оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

      5.4. Работники не вправе разглашать  содержащуюся в документах информацию, составляющую служебную, коммерческую  или государственную тайну.

      5.5. Работник обязан:

      - перед уходом в отпуск или  выездом в командировку немедленно  сообщить об этом факте непосредственному  руководителю и передать полномочия  по работе в АСУД работнику,  исполняющему во время отсутствия  его обязанности, используя механизм  замещения в АСУД;

      - в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи  исполняющему во время отсутствия его обязанности, ознакомить с документами и основными функциональными особенностями направления (группы, отдела);

     - в случае изменения организационной  структуры (увольнении/переводе  и др.) сдать все числящиеся  за ним документы непосредственному  руководителю;

     Руководитель  обязан:

     - организовать замену временно  отсутствующему работнику;

     - сообщить в службу поддержки  АСУД о необходимости наделить  исполняющего обязанности работника правом замещения в АСУД на период отсутствия работника.

     Исполняющий обязанности работник обязан:

     - осуществлять исполнение как  ранее направленных заданий (поручений)  в АСУДе, так и вновь поступающих  в контрольные сроки (в случае  наличия);

     - при выходе на работу отсутствовавшего  работника замещающий работник  обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее  выданных ему поручений и о  поручениях, полученных в период  его отсутствия.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                  

Приложение 1 к разделу I Инструкции по делопроизводству  МЭС Урала

ПЕРЕЧЕНЬ 

входящих документов, не подлежащих регистрации

 

1. Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, открытки.
2. Плакаты, карты, схемы, брошюры, справочники.
3. Печатные издания (газеты, журналы, книги).

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                          Приложение 2

            к разделу I Инструкции по    делопроизводству

                                                      МЭС Урала 
 
 

Перечень  цифровых индексов,

в зависимости от корреспондента и видов документов