Документооборот в организации

      2.1.17. При ссылках в проектах документов  на ОРД Общества, нормативно-правовые  и законодательные акты Российской  Федерации, отраслевые инструкции  и т.д. в обязательном порядке  должны указываться реквизиты  документа (дата регистрации,  номер и наименование).  

      Ссылка  в тексте на незарегистрированные документы (проекты) запрещена. 

2.2. Проверка оформления  проекта ОРД

      2.2.1. Проверка оформления проекта  ОРД осуществляется ОУД на первом этапе обработки документа после его размещения инициатором в АСУД.

      2.2.2. ОУД осуществляет:

• рецензирование текста документа в АСУД (на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок) путем внесения изменений в текст документа в режиме «правка» или, при необходимости, путем внесения комментариев, в т.ч. на соответствие проекта документа требованиям раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• проверку корректности ссылок на документы в распорядительной части проекта ОРД и наличие приложений;
• проверку сформированных этапов согласования проекта документа.

      Работники ОУД имеют право давать рекомендации по составу согласующих лиц путем добавления комментариев в карточку документа или корректировать карточку документа (состав согласующих лиц).

      Ответственность за формирование окончательного состава согласующих  лиц по проекту  ОРД возлагается  на инициатора выпуска  документа.

• направление (отклонение) проекта документа на доработку инициатору документа;
• направление проекта документа на согласование (при условии устранения инициатором всех высказанных замечаний).

      2.2.3. На согласование документ направляется  ОУД только при отсутствии или снятии разногласий на этапе проверки оформления. 
 

2.3. Согласование проекта  ОРД 

      2.3.1. Задание согласование приходит  в АСУД одновременно всем руководителям,  указанным в рамках одного  этапа.

      2.3.2. Срок согласования проекта ОРД  - восемь рабочих часов³ с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

      2.3.3. В случае несоблюдения сроков  согласования проект документа  (задание) переходит автоматически  на следующий этап согласования  и данному этапу согласования (согласованию руководителя) присваивается  статус - «Согласовано по умолчанию».

      2.3.4. Статус «Согласовано  по умолчанию»  в качестве визы  на проектах ОРД  не принимается.  В случае согласования  «по умолчанию»  инициатор документа  обязан разместить  сканированную визу  руководителя, полученную  на бумажном носителе, на закладке «Связанные  документы» проекта  ОРД и сделать  соответствующую  отметку о наличии  визы на закладке  «Комментарии». 

      2.3.5. Согласование проекта ОРД ОАО «ФСК ЕЭС» (приказ, распоряжение) осуществляется в следующем составе и порядке:  

I этап:

руководитель(-ли) структурного подразделения - инициатор(-ры) выпуска ОРД

II этап:

Все руководители, которым в проекте ОРД выдаются поручения (за исключением руководителей  филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС и  в случае формирования поручений  в адрес всех руководителей структурных  подразделений)

III этап:

Директор(-а), курирующий(-щие) по функциональной принадлежности, инициатора(-ов) выпуска ОРД и  лиц, которым выдаются в проекте  ОРД поручения

IV этап:

Заместитель(-ли) Председателя Правления, курирующий(-щие) функциональные направления деятельности, отражаемые в проекте ОРД 

V этап:

Первый заместитель  Председателя Правления, курирующий по функциональной принадлежности Блок инициатора выпуска ОРД

VI этап:

    Директор  по правовому обеспечению - начальник  Департамента правового обеспечения/Первый заместитель начальника Департамента правового обеспечения  

      2.3.6. Согласование проекта ОРД В МЭС Урала осуществляется в следующем порядке:

I этап:

  (начальник структурного подразделения - инициатор документа)

II этап:

      Руководители структурных подразделений,  в чью компетенцию входят решаемые  вопросы).

III этап:

    Заместитель Генерального директора, курирующий процесс,  в рамках которого осуществляется деятельность) 

IV этап:

    если  в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ,  если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)

    Юридический отдел – начальник, исполняющий обязанности начальника.  
 

      2.3.7. Руководителя Общества, МЭС Урала подписывающего проект ОРД, на согласование ставить запрещено. 

      2.3.8. Рекомендуется предварительно (до  размещения в АСУД) проработать  в проекте ОРД сутевые (спорные)  вопросы с заинтересованными  структурными подразделениями исполнительного  аппарата и МЭС Урала руководителями Общества.

      2.3.9. Резолюции руководителей  Общества, выданные  в рамках писем  в АСУД, в качестве  визы на проектах  ОРД не принимаются.

      2.3.10. В случае выпуска ОРД о создании  рабочей группы (комиссии, комитета  и т.д.) проект ОРД должен быть  согласован руководителем структурного  подразделения, курирующим Директором, Заместителем Председателя Правления  и Первым заместителем Председателя  Правления, по функциональной  принадлежности являющимися вышестоящим  по отношению к включаемому  в состав рабочей группы (комиссии) участнику.

      2.3.11. Согласующее лицо в рамках  своего этапа согласования имеет  право:

      - согласовать проект документа.  Указанное действие доступно, если  согласующий не внес исправлений  в документ или комментарии  к документу; 

      - направить проект документа на  дополнительное согласование в  пределах своего Блока либо  структурного подразделения. Дополнительное  согласование осуществляется в  пределах основного срока - восемь  рабочих часов⁴ с момента получения задания «Согласование» в АСУД;

      - согласовать проект документа  с замечаниями. Указанное действие  доступно при внесении исправлений  в текст документа и записи  в хранилище АСУД, а также внесении  комментариев к документу и  завершении операции по несогласованию, используя в АСУД опцию «Не  согласовано» или «Согласовано  с замечаниями». Статус «Согласовано  с замечаниями» приравнивается  к статусу «Не согласовано». Задача  по согласованию автоматически  снимается с текущего этапа  согласования. Документу присваивается  статус «На доработке»; 

      - не согласовать проект документа.  Указанное действие доступно  при отказе согласующего лица  в согласовании. Согласующее лицо  обязано внести комментарии о  причинах отказа согласования  или разместить замечания на  закладе «Связанные документы». Запись версии в хранилище  не обязательна.

      2.3.12. Инициатор документа имеет право: 

• после получения замечаний от согласующего лица устранить все замечания и отправить документ на повторное согласование всем лицам с 1 этапа или на повторное согласование только тем лицам, которые не согласовали проект документа (согласовали с замечаниями), либо направить на следующий этап согласования - в этом случае необходимо учитывать следующее:

      - Отделу ОРД запрещено  передавать на  подпись проект  ОРД в случае, если  существуют сутевые  разногласия между  согласующим(-и) лицом(-ами), которые инициатором  ОРД не оформленные  протоколом разногласий  либо служебной  запиской в адрес  подписывающего лица  с указанием существующих  разногласий;

      - ответственность за качественную  проработку проекта документа  несет инициатор выпуска ОРД.

      При выявлении фактов некачественной подготовки проекта ОРД (в  т.ч., нарушения порядка  согласования, указанного в пп. 2.3.5, 2.3.6, 2.3.10 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству) после регистрации документа - инициатор выпуска проекта ОРД несет персональную ответственность.

• одобрять предоставление дополнительного времени на согласование проекта документа (перенос срока согласования) при обращении согласующего лица в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД;
• принять/не принять и отклонить поступающие замечания и дополнения, не пересогласовывая проект ОРД;
• инициировать созыв согласительной комиссии по проекту ОРД под руководством курирующего Директора, Заместителя Председателя Правления или Первого заместителя Председателя Правления.

 

2.4. Подписание, регистрация  и рассылка ОРД  на ознакомление

      2.4.1. После окончания процесса согласования  проект ОРД поступает в Отдел  ОРД для печати на бланке, передачи  подписывающему лицу, регистрации  после подписания и рассылки  в АСУД согласно сформированному  инициатором списку рассылки.

      2.4.2. ОРД печатаются на бланках  установленной формы и подписываются  руководителем Общества или заместителем  руководителя Общества в соответствии  с возложенными полномочиями  или лицами согласно выданным  доверенностям. 

      2.4.3. В рамках указанного этапа  Отдел ОРД осуществляет:

• проверку наличия виз согласующих лиц;
• проверку сроков исполнения поручений, указанных в проекте ОРД, до момента его подписания, так как при регистрации документа запрещается проставлять сроки исполнения поручений, предшествующие или совпадающие с датой регистрации;
• проверку комплектности материалов;
• печать документа на бланке;
• направление в АСУД на доработку документа инициатору в случае его отклонения руководителем организации, являющимся подписывающим лицом. Замечания подписывающего лица заносятся в форме комментария в карточке документа, размещаются в сканированном формате в связанных документах или передаются инициатору на бумажном носителе.

      2.4.4. Подписывающее лицо по документу  осуществляет:

• рассмотрение проекта ОРД;
• внесение замечаний (комментариев) к проекту документа;
• отклонение ОРД для дополнительного согласования проекта документа при необходимости;
• подписание документа.

      2.4.5. Инициатор документа несет ответственность  за оперативную доработку проекта  ОРД в соответствии с замечаниями  подписывающего лица, дополнительное  согласование (в случае требования) и завершение в АСУД задания  «доработка/исправление».

      2.4.6. При регистрации в АСУД документу  присваивается номер и дата  регистрации.

      2.4.7. При получении подписанного приказа/распоряжения  на исполнение и появления  разногласий по поручениям, зафиксированным  в ОРД, руководитель структурного  подразделения имеет право составить  протокол разногласий и обратиться  к Директору по направлению,  Заместителю Председателя Правления  или Первому заместителю Председателя  Правления, курирующему соответствующий  Блок, а также имеет право составить протокол разногласий к документу с объяснениями и представить его на решение Председателя Правления.

      2.4.8. В случае выявления фактов некачественной подготовки проекта ОРД в части нарушения порядка согласования, после регистрации документа - руководитель Общества имеет право проинформировать Первого заместителя Председателя Правления, который курирует соответствующий функциональный блок управления Обществом, в компетенции которого принять меры воздействия к инициатору выпуска ОРД.