Документооборот в организации

 
 
 

                                                          Приложение 3

            к разделу I Инструкции по    делопроизводству

            МЭС Урала

 
 

Перечень  индексов организаций*

 
 

1. Основные положения

      Единым  центром компетенции в части  организации и осуществления  выпуска ОРД, протоколов совещаний  руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

      Выпуск  ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений и руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в целях организации и регламентации деятельности структурных подразделений и филиалов.

      В ОАО «ФСК ЕЭС»:

      Приказы имеют право подписывать:

      - Председатель Правления, а в  его отсутствие лицо, назначенное  исполняющим его обязанности. 

      При оформлении приказов, представляемых на подпись  исполняющему обязанности  Председателя Правления (при  условии персонального  возложения обязанностей) в подписи необходимо указывать занимаемую должность подписывающегося согласно штатному расписанию.

      - первые заместители Председателя  Правления при наличии приказа  Председателя Правления, предоставляющего  такое право и/или доверенности (предоставляющей право подписания  ОРД).

      Распоряжения имеют право подписывать первые заместители Председателя Правления, Заместитель Председ Председателя Правления - главный инженер и заместители Председателя Правления.  

      В МЭС Урала:

     Приказы имеют право подписывать:

- Генеральный директор, а в его отсутствие лицо, назначенное исполняющим его обязанности.  

      Распоряжения имеют право подписывать Генеральный директор, заместители Генерального директора.

      Создание, обработка и выпуск ОРД, протоколов совещаний МЭС Урала осуществляются посредством АСУД. 

2. Выпуск ОРД (приказов, распоряжений) по  основной деятельности

      Процесс выпуска ОРД включает: разработку проекта документа, загрузку в АСУД, рецензирование (проверку оформления), согласование, подписание, регистрацию  и рассылку подписанного ОРД.

      Проекты ОРД формируются:

      - в инициативном порядке;

      - в соответствии с поручениями,  выданными руководством Общества, руководством МЭС Урала.  

2.1. Подготовка проекта  ОРД

      2.1.1. Формирование (подготовка) проекта  ОРД осуществляется инициатором  выпуска документа в сроки,  необходимые для выполнения мероприятий  (работ), запланированных в рамках  документа. 

      2.1.2. Проект ОРД начинается с заголовка  к тексту, который отражает краткое  содержание документа, отвечает  на вопрос «О чем?» и с отглагольного существительного в предложном падеже «О выполнении...», «Об организации работы...» и т.п. Заголовок печатается до основного текста документа с левой стороны (шрифт Times New Roman № 12). Точка в конце заголовка не ставится.

      2.1.3. Текст отделяется от заголовка  2-3-мя одинарными межстрочными  интервалами и выравнивается  по ширине текстового поля.

      2.1.4. При оформлении документов применяется  текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman № 14 (для документов большого объема допускается использование шрифта № 13, для таблиц - № 12).

      При оформлении текста документа на двух и более листах второй и последующие  листы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами  без слова «стр.».

      Каждый  лист документа должен иметь следующие  размеры полей: левое-  
3 см, правое - 1,25 см, верхнее - не менее 2 см, нижнее - не менее 2 см. Красная строка - 1,25 см от границы полей. Текст выравнивается по ширине текстового поля, перенос слов не допускается.

      2.1.5. Текст проекта ОРД и приложения к нему оформляются единым файлом со сквозной нумерацией страниц.

      2.1.6. Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

      В констатирующей части кратко излагаются (указываются) цели и задачи, факты  и события, послужившие основанием для издания приказа (распоряжения), дается ссылка на соответствующий документ, допускается приводить тексты отдельных  решений органов государственной  власти.

      После констатирующей части с абзаца излагается распорядительная часть.

      2.1.7. Перед распорядительной частью  приказа от нулевого положения  табулятора прописными буквами  пишется слово

ПРИКАЗЫВАЮ: 

      Распорядительная  часть делится на пункты и подпункты, которые обозначаются арабскими  цифрами.

      2.1.8. В каждом приложении в правом  верхнем углу (с использованием  шрифта Times New Roman № 12) пишется: 

Приложение

к приказу (распоряжению) МЭС Урала

от ________________ № __________ 

      2.1.9. В распорядительной части: 

• каждый пункт (подпункт) должен отражать только одно действие (например, утвердить План по реализации..., утвердить график…).
• мероприятия (поручения) и сроки их исполнения. Каждый пункт (подпункт) должен содержать только одно поручение по одному вопросу, с указанием исполнителя и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются руководители структурных подразделений, директора, заместители генерального директора, директора филиалов.

      В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю  несколько поручений, то ответственный  исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные подпункты.

• в последнем пункте проекта ОРД в обязательном порядке указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением ОРД.

      Пример  оформления проекта ОРД представлен  в приложениях 1, 2 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

      2.1.10. В проекте ОРД в обязательном  порядке указывается следующая  информация: список рассылки документа,  инициатор выпуска ОРД, непосредственный  исполнитель (Ф.И.О.) по документу  и его контактный телефон. Указанная  информация печатается на лицевой  стороне последнего листа проекта  документа.

      2.1.11. При формировании в проектах  ОРД поручений необходимо учитывать  следующую схему: 

      - при указании ответственных  за исполнение  поручения, если  ставится «,» либо  «и», то ответственность  за исполнение  поручения между  всеми перечисленными  исполнителями будет  равнозначна;

      - при указании ответственных  за исполнение  поручения, если  прописывается слово  «совместно», то  ответственность  за исполнение  поручения будет  возложена на первого в списке исполнителей.

      2.1.12. Контрольный срок исполнения  поручений, указываемый в проектах  ОРД должен учитывать время,  необходимое на согласование, подписание, регистрацию и рассылку документа,  а также соответствовать реальному  времени, необходимому на качественное  исполнение поручения и представление  результатов (отчета) об итогах исполнения.

      2.1.13. Категорически запрещено  в проектах документов  формировать поручения  (дублировать) ранее  уже выданные в  рамках других  ОРД и документах, отражающих управленческие  решения, в т.ч.  с новыми сроками  исполнения.

     2.1.14. При формировании в проектах  ОРД поручений, содержащих задания  «подготовить», «сформировать», «разработать»,  «утвердить» и т.д. какой-либо  документ (регламент, методику, инструкцию, положение, порядок, стандарт, план-график, концепцию, техзадание и т.д.) необходимо  указывать, что будет являться  итогом исполнения поручения  (что исполнитель(-ли) должен(ны) сделать  с разработанным документом).

      Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, планы-графики  и т.д. утверждаются в установленном  порядке (путем выпуска  ОРД). Указанный порядок  утверждения позволяет (при  наличии сроков) ставить  разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС Урала.

      2.1.15. Размещение проекта приказа/распоряжения  в АСУД осуществляется посредством  импорта/создания документа в  системе (через файл - импорт/создать  - приказ/распоряжение) при условии  обязательного заполнения следующих  полей (атрибутов, закладок) карточки  документа:

      - краткое содержание;

      - лица, осуществляющие проверку оформления  проекта документа: за подписью Председателя Правления, заместителей Председателя Правления необходимо выбирать работников всего Отдела ОРД ОАО «ФСК ЕЭС»; за подписью генерального директора и заместителей МЭС Урала сотрудника ОУД

      - этапы согласования;

      - подписывающее лицо.

      2.1.16. Наименование приложения ОРД  должно соответствовать наименованию, указанному в тексте ОРД.