Документооборот в организации

    2.5. Процедура внесения  изменений (отмены) в ОРД МЭС Урала

      2.5.1. В случае необходимости внесения  изменений или отмены ранее  выпущенных ОРД МЭС Урала необходимо руководствоваться следующей схемой:

      - внесение изменений в ранее  выпущенные  (либо отмена) осуществляется  только подписантами документа

    Генеральный директор МЭС Урала  имеет право отменять любой ОРД МЭС Урала.

    2.5.2. В  соответствии с ГОСТ Р 6.30.-2003 (Организационно-распорядительная  документация. Требования к оформлению  документов) в случае, когда в  рамках выпускаемого ОРД взамен  утверждается новый (актуализированный)  документ, исключительно применяется формулировка «Считать утратившим силу…».

    В случае если в рамках выпускаемого ОРД не предполагается выпуск

(утверждение) нового (актуализированного) документа, исключительно применяется формулировка «Отменить действие…».

      2.5.3. Если сформированный проект ОРД  изменяет или отменяет ранее  изданный документ или какие-то  его положения, то один из  пунктов распорядительной части  должен содержать ссылку на  отменяемый (изменяемый) документ (пункт  документа) с указанием даты  его регистрации, номера и заголовка. 

    2.5.4. Внесение  изменений (либо их отмена) в  ранее выпущенные совместные  ОРД осуществляется аналогичными  совместными документами. 

2.6. Выпуск ОРД совместно  с ДЗО Общества  и сторонними организациями

      2.6.1. Приказы/распоряжения, выпускаемые  совместно с другими организациями,  оформляются на стандартном листе  бумаги формата А4 без бланка.

      2.6.2. Наименование организаций, издающих  документ, располагаются на одном  уровне.

      2.6.3. В совместных ОРД (только в  приказах) перед распорядительной  частью от нулевого положения  табулятора прописными буквами  пишется слово

ПРИКАЗЫВАЕМ:  

      2.6.4. Порядок формирования проекта  совместного ОРД, инициатором  которого выступает ОАО «ФСК  ЕЭС», соответствует требованиям,  приведенным в п. 2.1 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству.

      Пример  оформления совместного проекта  ОРД представлен в приложении 3 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

      2.6.5. Порядок формирования совместного  проекта ОРД, инициатором которого  выступает сторонняя организация,  соответствует внутренним документам  организации, регламентирующим выпуск  ОРД. 

      2.6.6. До момента размещения проекта  документа в АСУД инициатор  организует предварительную проработку  сутевых вопросов с представителями  сторонних организаций и/или ДЗО  Общества во избежание возникновения  разногласий в процессе подписания  документа. 

      2.6.7. Порядок согласования проекта  ОРД, инициатором которого выступает  ОАО «ФСК ЕЭС», со стороны Общества  должно соответствовать требованиям, установленным в п. 2.3.5, 2.3.6 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству.

      2.6.8. Дата регистрации совместного  ОРД единая и соответствует  дате более поздней подписи.  Подписи с указанием должности  и организации подписавшего располагаются  ниже текста на одном уровне. Регистрационный номер состоит  из регистрационных номеров документа  каждой организации, проставляемых  через косую черту в порядке  указания организаций в документе.

      После регистрации приказа/распоряжения документ рассылается в сторонние  организации инициатором - на бумажном носителе; в ДЗО Общества, подключенные к АСУД – ОУД посредством АСУД.  

2.7. Распределение ответственности  за выпуск ОРД  (приказов, распоряжений) по основной деятельности

      2.7.1. Инициатор выпуска ОРД несет персональную ответственность за подготовку проектов ОРД в части:

• формирования (подготовки) и загрузки проектов ОРД в соответствии с требованиями, установленными разделом II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• загрузки проектов ОРД во исполнение соответствующих поручений руководства МЭС Урала об их выпуске в сроки, необходимые для проверки оформления и согласования;
• качественной подготовки проекта ОРД (соответствие сформированного проекта ОРД выданному поручению, наполнение документа необходимыми ссылками, приложениями, дополнительными материалами, определение типа (уровня) документа (приказ/распоряжение), определение и формирование окончательного списка согласующих лиц в соответствии с требованиями (этапами), установленными пп. 2.3.5, 2.3.6, 2.3.10 раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству, определение подписывающего лица в соответствии с выданными полномочиями);
• снятия разногласий по проекту ОРД (путем переговоров, проведения согласительного совещания и др.), а также, при необходимости, проведения согласительного совещания под руководством курирующего Директора, заместителя Генерального директора оформлением, при необходимости, протокола разногласий по проекту ОРД по результатам проведения согласительного совещания, либо подготовкой и представлением служебной записки в адрес подписывающего лица с указанием существующих разногласий (в т.ч. при подготовке совместных ОРД);
• размещения в АСУД комментариев на закладке «Комментарии» и дополнительных материалов (либо размещение сканированной визы с отметкой о её наличии на закладке «Связанные документы»);
• представления по требованию ОУД всех необходимых дополнительных сведений и материалов по проекту ОРД;
• постоянного мониторинга процесса согласования проекта документа, своевременной организации и осуществления доработки проекта ОРД;
• формирования в проекте ОРД мероприятий (поручений) с реальными сроками, необходимыми на сутевое исполнение поручений, а также учитывая время, необходимое на согласование, подписание, регистрацию и рассылку документа;
• формирования в проекте ОРД списка рассылки документа;
• своевременности организации и осуществления доработки проекта ОРД на стадиях рецензирования и согласования;
• согласования, подписания ОРД со сторонними организациями и ДЗО Общества;
• дополнительной рассылки в АСУД или посредством других средств (электронная почта, направление почтой, доставка курьером и т.д.) выпущенных ОРД адресатам, ранее не включенным в список рассылки, по результатам получения запроса от структурных подразделений МЭС Урала, а также от сторонних организаций.

      2.7.2. Работники ОУД несут ответственность за:

• рецензирование текста документа (на предмет выявления орфографических и пунктуационных ошибок) в АСУД и своевременное отклонение проекта ОРД инициатору документа с замечаниями (предложениями) на доработку;
• проведение проверки комплектности материалов к документу;
• соответствие проекта ОРД требованиям раздела II настоящей Инструкции по делопроизводству;
• осуществление регистрации и рассылки (исключительно в рамках указанного исполнителем списка рассылки в ОРД) подписанного ОРД.
• надлежащую организацию хранения подписанного подлинника ОРД до момента передачи документов в Архив МЭС Урала;
• внесение изменений в ранее выпущенные приказы и распоряжения (по результатам выхода ОРД о внесении изменений) и поддержание базы ОРД в актуальном состоянии.

      2.7.3. Согласующие лица  несут персональную  ответственность  за:

• своевременное рассмотрение проектов ОРД в АСУД;
• своевременное формирование замечаний (комментариев) к проекту документа и его отклонение в АСУД на доработку;
• своевременную передачу другому работнику, исполняющему его обязанности, в системе АСУД все находящиеся и вновь поступающие задания согласования, используя механизм замещения;
• представление информации инициатору документа в части необходимого выделения дополнительного времени на согласование (формирование замечаний) в течение 8 рабочих часов с момента получения задания «Согласование» в АСУД.

 

2.8. Организация выпуска  приказов о командировании 

2.8.1. Командировочное удостоверение в МЭС Урала имеет силу приказа.

    2.8.2. Проект приказа о командировании готовится непосредственно делопроизводителем  в структурном подразделении на основании служебного задания и командировочного удостоверения.

    2.8.3. Приказы о командировании подписываются заместителями Генерального директора по направлениям, Директорами ПМЭС, директором по инвестициям и поддержанию состояния активов в соответствии с доверенностями, выданными Генеральным директором (в карточке командировочного удостоверения в АСУД подписант - Генеральный директор). Приказы о командировании заместителей Генерального директора, директора по инвестициям и поддержанию состояния активов, руководителя технической инспекции» подписываются Генеральным директором, в отсутствии Генерального директора – Первым заместителем Генерального директора – Главным инженером.

     2.8.4.Приказ о командировании должен быть подготовлен на специальном бланке и передан на подпись руководителю не позднее, чем за 1 рабочий день до планируемой даты командирования.

     2.8.5. Приказы о командировании согласуются:

     –  с руководителем структурного подразделения,

     – с начальником отдела планирования и бюджетирования

     Приказы о командировании руководителей  структурных подразделений согласуются

       – с заместителем Генерального  директора, в чьем подчинении, находится командируемый,

       –   с начальником отдела планирования и бюджетирования

     Приказы о командировании Генерального директора, заместителей Генерального директора  согласуются

     – с начальником отдела планирования и бюджетирования

     2.8.6. Приказы о командировании согласуются и регистрируются в АСУД.  
 

3. Выпуск документов, отражающих управленческие  решения

(протоколы  и поручения руководства  Общества) 

3.1. Выпуск протоколов  совещаний

     ОУД осуществляет проверку оформления и регистрацию протоколов Генерального директора, заместителей Генерального директора только по основной деятельности.

     Организация совещаний у Генерального директора, заместителей Генерального директора в части подготовки материалов к совещанию, приглашения участников возлагается на профильное структурное подразделение.

     Председательствующий  на совещании принимает решение  о целесообразности оформления итогов совещания протоколом или его  поручением.

     3.1.1. Протоколы совещаний по основной  деятельности, а также переговоров  с представителями сторонних  организаций оформляются в течение одного рабочего дня с даты проведения совещания.

      3.1.2. В проекте протокола печатается  название документа «ПРОТОКОЛ» прописными буквами с выравниванием по центру. Указывается должность руководителя, у которого проведено совещание, рассматриваемый вопрос, дата и место проведения.

      К протоколам совещаний по нескольким вопросам печатается ПОВЕСТКА ДНЯ (выравнивание по центру). Текст отделяется от заголовка 2-3-мя межстрочными интервалами и  выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

      Оформление  проектов протоколов аналогично оформлению ОРД Общества по основной деятельности.

      Пример  оформления протокола совещания  представлен в приложении 4 к разделу II настоящей Инструкции по делопроизводству.

      3.1.3. Текст протокола состоит из  двух частей: вводной и постановляющей. При перечислении присутствующих  лиц после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ»  в табличной форме (см. образец  в разделе II к настоящей Инструкции по делопроизводству) указывается фамилия, имя, отчество, должность, наименование подразделения. 

      Текст протокола по каждому рассматриваемому вопросу строится по следующей схеме:

      СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ.

      3.1.4. Постановляющая часть делится  на пункты и подпункты, которые  обозначаются арабскими цифрами.  Каждый пункт (подпункт) должен  содержать только одно поручение  по одному вопросу, с указанием  исполнителя и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются  конкретные должностные лица  ОАО «ФСК ЕЭС», МЭС Урала, ПМЭС, ДЗО Общества.

      В тех случаях, когда необходимо записать одному ответственному исполнителю  несколько поручений, то ответственный  исполнитель указывается в основном пункте один раз, а поручения выделяются в отдельные подпункты.

      Если  к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая  запись в тексте протокола.

      3.1.5. На последнем листе протокола  в обязательном порядке указывается  список рассылки, фамилия исполнителя  и номер его телефона.

      3.1.6. Размещение проекта протокола  в АСУД не должно превышать  двух рабочих дней с фактической даты проведения совещания.

      3.1.7. Согласование в  АСУД проектов  протоколов совещаний   осуществляется  со всеми заинтересованными  и задействованными  лицами, которым в  рамках протокола  выданы поручения  как ответственным  исполнителям.

      3.1.8. Состав согласующих лиц протоколов первых заместителей Председателя Правления, заместителей Председателя Правления и директоров Общества определяет подписывающее лицо.

      3.1.9. Задание согласование по протоколу приходит в АСУД одновременно всем руководителям, указанным в рамках одного этапа.