Документооборот в организации

4. Согласование документов (см. пункт 3.1.4. «Заполнение закладок»). Система обеспечивает следующие основные возможности по согласованию документов:

• формирование списка согласующих лиц;
• наложение визы (согласование);
• доработка документа по замечаниям согласующих лиц.

5. Утверждение документов.  Система обеспечивает следующие основные возможности по утверждению документов:

• печать документа на бланке;
• ввод отсканированной копии подписанного документа;
• утверждение с использованием ЭЦП (в будущих версиях АСУД).

6. Регистрация документов. Система обеспечивает основные возможности по регистрации документов:

• автоматическое формирование уникального регистрационного номера по заданным правилам (в зависимости от вида документа);
• автоматическое формирование даты регистрации.

7. Утверждение документов (см. глава 5. «Исполнение контрольных поручений по документам»). Система обеспечивает основные возможности по контролю исполнения документов:

• формирование контрольных поручений по документу;
• контроль исполнения поручений;
• формирование автоматических уведомлений о приближении контрольных сроков по документу.

8. Рассылка внутренних исходящих документов адресатам из Компании (см. пункт 3.1. и пункт 3.2.)

      Поддерживающие  функции, реализованные в АСУД, перечислены  ниже.

1. Поиск документов
2. Поддержка версионности документов
3. Формирование статистических отчетов
4. Формирование задач и уведомлений

 

      Работники и руководители структурных подразделений  осуществляют работу с документами  в АСУД самостоятельно.

      Начальник каждого структурного подразделения  назначает делопроизводителей (Специалисты ОУД, работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в отделе, службе), которые обеспечивают проверку оформления и регистрацию документов, а также методологическую и консультационную поддержку работников соответствующего структурного подразделения в части делопроизводства и документооборота в МЭС Урала.

      Документооборот руководителей структурных подразделений  организуют и обеспечивают делопроизводители  структурных подразделений.

      Единым  центром компетенции в части  организации и осуществления  выпуска ОРД, протоколов совещаний  руководства МЭС Урала (по основной деятельности) и поручений является ОУД.

      Выпуск  ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и  руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в  целях организации и регламентации  деятельности структурных подразделений  и филиалов.

      Выпуск  ОРД (приказы, распоряжения) инициируется руководителями МЭС Урала, руководителями структурных подразделений  и  руководителями сторонних организаций, в рамках основной деятельности в  целях организации и регламентации  деятельности структурных подразделений  и филиалов.

      Регламенты, методики, инструкции, положения, порядки, стандарты, планы-графики и т.д. утверждаются в установленном порядке (путем  выпуска ОРД). Указанный порядок  утверждения позволяет (при наличии  сроков) ставить разработанный документ (например: план-график) на централизованный контроль в ОУД, придает документу  юридическую силу, а также обеспечивает централизованное оперативное хранение утвержденного документа в АСУД и постоянное хранение в Архиве МЭС  Урала.

      Согласование  проекта ОРД  В МЭС Урала  осуществляется в следующем порядке:

I этап:

  (начальник структурного подразделения - инициатор документа)

II этап:

      Руководители структурных подразделений,  в чью компетенцию входят решаемые  вопросы).

III этап:

    Заместитель Генерального директора, курирующий процесс,  в рамках которого осуществляется деятельность) 

IV этап:

    если  в тексте документа есть ссылки на конкретные нормы нормативных правовых актов РФ,  если ОРД утверждает Стандарты, Регламенты, Методики, Инструкции, Положения, Порядки и т.д., содержащие необходимость взаимодействия с  юридическим отделом, а так же приказы о применении дисциплинарного  взыскания или невыплаты премии (установлении премии в меньшем размере)

    Юридический отдел – начальник, исполняющий  обязанности начальника.  

      Ответственность за организацию и осуществление  контроля выполнения требований, установленных  Инструкцией по делопроизводству правил и порядка работы с документами, а также представление методологической и консультационной поддержки в части документооборота возлагается на ДДОиК (Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.). 

Работники МЭС Урала разработчики (исполнители) документов несут  персональную ответственность  за:

      - формирование исходящих документов  в соответствии с требованиями  раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - сохранность документов. В случае  утраты документов работник обязан  немедленно сообщить об этом  факте своему непосредственному  руководителю, который назначает  служебное расследование;

      - разработку (подготовку) проекта исходящего  документа в сроки, необходимые  для согласования, подписания, регистрации  и доставки документа до адресата;

      - своевременное представление подписанных  документов для отправки почтой  или курьером в соответствии  с требованиями, установленными  
пп. 3.1, 3.4, 3.8 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - качественную подготовку проекта  исходящего документа. Размещение  в АСУД проектов документов  без предварительной проработки  сутевых (спорных) вопросов с  заинтересованными структурными  подразделениями запрещено;

      - обеспечение согласования проекта  документа в соответствии с  требованиями, установленными п. 2.16 раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

      - размещение проекта исходящего  документа в АСУД, с обязательным  заполнением закладок и полей,  предусмотренных в системе для  осуществления полного жизненного  цикла обработки документа (обязательно  заполняются поля, отмеченные в  системе знаком «*», а также  необходимо заполнение следующих  атрибутов (закладок):

      · проверяющие оформление (рецензенты - работники Группы экспедиции / делопроизводители/секретари-референты в зависимости от подписывающего лица);

      · адресат (внешний/внутренний адресат);

      · подписывающее лицо.

      - отправку документа в сторонние  организации по факсу или электронной  почте, а также подготовку документа  для отправки почтой или курьером  в соответствии с требованиями, установленными п. 3. раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству; 

      Работники ОУД несут персональную ответственность  за: 

     - своевременное, качественное (полное) рецензирование текста исходящего документа в системе и своевременное направление инициатору документа замечаний (предложений);

     - прием, регистрацию в АСУД входящей корреспонденции и направление в адрес указанных руководителей

     - проведение проверки комплектности материалов к входящему/ исходящему документу;

     - проверку соответствия проекта исходящего документа требованиям раздела I настоящей Инструкции по делопроизводству;

     - печать документа на бланке установленной формы;

     - осуществление регистрации подписанного исходящего документа (в т.ч. осуществление регистрации и последующей рассылки «утвержденных» исходящих документов);

     - оперативное внесение (секретари-референты) в АСУД решений (комментариев, замечаний), принятых руководителями по проекту документа и отклонение на доработку.

      Работники не вправе разглашать содержащуюся в  документах информацию, составляющую служебную, коммерческую или государственную тайну.

      Работник  обязан:

      - перед уходом в отпуск или  выездом в командировку немедленно  сообщить об этом факте непосредственному  руководителю и передать полномочия  по работе в АСУД работнику,  исполняющему во время отсутствия  его обязанности, используя механизм  замещения в АСУД;

      - в течение пяти рабочих дней до ухода (отпуска и др.) осуществить обучение, методическую поддержку и оказание консультационной помощи  исполняющему во время отсутствия его обязанности, ознакомить с документами и основными функциональными особенностями направления (группы, отдела);

     - в случае изменения организационной  структуры (увольнении/переводе  и др.) сдать все числящиеся  за ним документы непосредственному  руководителю;

     Руководитель  обязан:

     - организовать замену временно  отсутствующему работнику;

     - сообщить в службу поддержки  АСУД о необходимости наделить  исполняющего обязанности работника  правом замещения в АСУД на  период отсутствия работника. 

     Исполняющий обязанности работник обязан:

     - осуществлять исполнение как  ранее направленных заданий (поручений)  в АСУДе, так и вновь поступающих  в контрольные сроки (в случае  наличия);

     - при выходе на работу отсутствовавшего  работника замещающий работник  обязан ознакомить его со статусом (процессом) исполнения ранее  выданных ему поручений и о  поручениях, полученных в период  его отсутствия. Непосредственные исполнители документа (поручения) несут персональную ответственность и обязаны:

     - своевременно и качественно исполнять документы (поручения), поставленные на централизованный контроль в ОУД;

     - в случае невозможности исполнения  в срок документа (поручения), поставленного на централизованный  контроль в ОУД заранее информировать  руководителя и контролера данного  документа, а также инициировать  в АСУД служебную записку о  переносе срока исполнения, оформленную  в соответствии с требованиями, установленными 1.7,1.8. раздела III настоящей Инструкции по делопроизводству;

     - своевременно инициировать (при  необходимости) служебную записку  об итогах исполнения поручения  и снятии с контроля;

     - своевременно и качественно исполнять  документы (поручения) выданные  непосредственным руководителем  и находящиеся на контроле  в рамках структурного подразделения,  функционального направления, Блока  управления.

Завершение  работы с контрольными документами (поручениями)

Документ (поручение), поставленный на централизованный контроль, считается исполненным только в  случае фактического исполнения поручения  и/либо согласования (одобрения) отчета об исполнении автором поручения.