Документооборот в организации

     По  мнению Т.В. Кузнецовой [2.17, с. 24] ДОУ  предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в  текущей деятельности предприятия. При этом документооборот организации - это движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправления.

     Как считает Л. Доскова, документационное обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения [2.12, с. 14].

     Документационное  обеспечение управления (ДОУ) - вид  обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии  предприятия и управляющих воздействий  по изменению ее состояния.

     Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

     Определение документационного обеспечения  управления сразу же позволяет вычленить  в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время  тесно связанных и взаимодополняющих  направления:

• документирование
• организация работы с документами (управление документацией предприятия)

     По  мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

     С другой стороны, документационное обеспечение  системы управления персоналом организации  представляет собой обеспечение  кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с  требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление  документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации .

     Таким образом, документационное обеспечение  управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

     В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная  система, и как всякая целостная  система обладает известным количеством  конкретных компонентов, частей.

     Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и  вспомогательные, (обеспечивающие).

     Однако, по мнению А. Петрова и Г. Мамед-заде, документационное обеспечение как  одна из основных функций управления присутствует практически во всех подсистемах системы управления организацией, в том числе и в системе управления персоналом.

     Это обстоятельство отвечает требованию функционирования автономной специализированной подсистемы, если базироваться на системном подходе.

     К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся:

• наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;
• наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели;
• расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;
• наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

     При этом основными задачами документационного  обеспечения управления являются:

     1) Сокращение информационных потоков  до оптимального минимума.

     2) Обеспечение упрощения и удешевления  процессов сбора, обработки и  передачи информации с помощью  новейших технологий автоматизации  этих процессов.

     С ростом масштабов предприятия и  численности его сотрудников  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

• руководство теряет целостную картину происходящего;
• структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность. Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;
• это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т.д.;
• приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников;
• для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций;
• оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

     В итоге предприятие перестает  расти интенсивно и дальнейшее расширение происходит чисто экстенсивным путем, за счет ранее созданной прибыли  или увеличения дефицита государственного бюджета.

     Таким образом, система документационного  обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления  управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

     1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление  согласование и изготовление.

     2) Организация работы с документами  - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования  документов.

     3) Систематизация архивного хранения  документов - определение правил  хранения создаваемой в организации  информации, ее поиска и использования  для поддержки принятия управленческих  и других решений.

     От  технологии организации работы с  документами и от качества создаваемых  документов зависит не только оперативность  и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов  деятельности организации.

     Без налаженной системы документационного  обеспечения управления трудно построить  эффективное управление. 
 

     1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

     Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления  хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации  труда, управления трудовыми отношениями  и регламентированием этих процессов.

     Управленческая  деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением  в процесс управления значительного  числа участников, определенной последовательностью  подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается  как в документировании, так и  в соответствующем управлении документами.

     Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

     Кадровое  делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию  работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

     Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

     Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом  регламентирования у конкретного  работодателя внутренних трудовых и  связанных с ними иных отношений.

     Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль  деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует  информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

     Движение  персонала - одна из базисных категорий  управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

• прием на работу;
• перевод на другую работу;
• предоставление отпуска;
• увольнение.

     Документальное  оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

     К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как  процессу документирования трудовых отношений.

     Кадровое  делопроизводство представляет собой  комплекс мероприятий, направленных на разработку:

• локальных нормативных актов,
• документов по управлению персоналом и охране труда,
• первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,
• учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

     Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который  требует хороших знаний трудового  законодательства, правил ведения и  оформления документов, - недооценивать  его нельзя.

     О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и  даже коммерческую ценность.

     Ведение кадрового делопроизводства позволяет  работодателю не только документально  оформить трудовые отношения и формализовать  кадровые процедуры, но и решить множество  других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

     При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать  в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к  неблагоприятному для работодателя исходу дела .

     Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом. 

     1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

     Основными исходными данными для правового  регулирования документационного  обеспечения системы управления персоналом предприятия являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы  президента Российской Федерации; постановления  Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально  тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор  учредителей организации; философия  организации; коллективный договор, правила  внутреннего распорядка, положения  и подразделениях.