Документооборот в организации

     Документационное  обеспечение - организация работы с  документами, обращающимися в системе  управления персоналом. Его основой  является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками  кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

     Основными функциями по документационному  обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

     В зависимости от размеров организации  делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным  звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

     Требования  к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных  систем документации. Основными действующими государственными стандартами в  области документов и делопроизводства являются:

     ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

     ГОСТ  Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.

     В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так  и в виде машинно-ориентированных  и машиночитаемых документов, предназначенных  для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные  по соответствующему ГОСТу, также имеют  юридическую силу.

     В подсистеме управления персоналом, как  и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие  унифицированные системы документации

     плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

     первичной учетной (по учету труда и заработной платы);

     отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и  т.п.);

     по  социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию  и т.п.);

     организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

     Каждое  подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет  ту документацию, которая соответствует  его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими  документами регламентирован, как  правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

     В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии  трудовой дисциплины, данные по текучести  кадров, график отпусков, предложения  по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства  специалистов и рабочих и т.д.

     Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок  работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

     Особенностью  нынешнего этапа является то, что  если в кадровых службах государственных  учреждений и предприятий сохраняются  традиции обязательного строгого и  четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто  недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость  создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны  считать документацию, возникающую  в деятельности этих организаций, частной  собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются  установленные государством правила  ведения делопроизводства и сдачи  документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного  фонда РФ выделяются две части: государственная  и негосударственная. Последнюю  составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности  негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в  том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам  и учреждениям Государственной  архивной службы по их запросам с целью  государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а  также о наличии свободных  рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими  документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные  архивы.

     Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента  предприятия (организации) являются: повышение  конкурентоспособности предприятия  в рыночных условиях; повышение эффективности  производства и труда, в частности  достижение максимальной прибыли; обеспечение  высокой социальной эффективности  функционирования коллектива.

     Успешное  выполнение поставленных целей требует  решения таких задач, как: обеспечение  потребности предприятия в рабочей  силе в необходимых объемах и  требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между  организационно-технической структурой производственного потенциала и  структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование  потенциала работника и производственного  коллектива в целом; обеспечение  условий для высокопроизводительного  труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка  у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника  на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности); повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

     Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его  функционирования, выбора наиболее оптимальных  технологий и методов работы с  людьми. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала

2.1 Общая характеристика  МЭС Урала

     Полное  наименование:

     ФИЛИАЛ  ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА  «ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЕТЕВАЯ КОМПАНИЯ ЕДИНОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ» - МАГИСТРАЛЬНЫЕ  ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ УРАЛА

     Сокращенное наименование – МЭС Урала.

     МЭС Урала является филиалом, не имеющим  статуса юридического лица и осуществляющим часть функций ОАО «ФСК ЕЭС»

     История МЭС Урала началась в 1997 году. Тогда 30 июня для осуществления ремонтно-эксплуатационного  обслуживания объектов электросетевого  комплекса 500 кВ было создано территориально обособленное подразделение РАО  «ЕЭС России» – Уральские межсистемные электрические сети. Спустя пять лет, 9 сентября 2002 года, Межсистемные электрические  сети Урала были преобразованы в  филиал ОАО «ФСК ЕЭС» – Магистральные  электрические сети Урала. С 2004 по 2006 год в результате структурной  реформы РАО «ЕЭС России» произошло  укрупнение компании: сетевой комплекс 220 кВ из АО-энерго перешел в пользование  ОАО «ФСК ЕЭС». В результате этого, объем обслуживаемого оборудования МЭС Урала увеличился более, чем  в 2 раза. Электросетевые объекты МЭС  Урала являются узловыми и находятся  в транзите между Сибирью, Казахстаном  и Европой.

Сфера деятельности:

      Деятельность  МЭС Урала охватывает территории семи субъектов РФ общей площадью 801,5 тысяч кв. км с населением около 17 млн человек. В зоне ответственности  МЭС Урала находятся 105 подстанций 35-500 кВ суммарной трансформаторной мощностью 27 496 МВА. Общая протяженность  линий электропередачи по МЭС  Урала составляет 15 664 км.

Миссия:

     Основными целями деятельности Филиала в части  закрепленных магистральных электрических  сетей являются:

     - обеспечение надежного функционирования, повышения эффективности работы  и развития Единой энергетической  системы Российской Федерации,  включая изолированные энергосистемы; 

     - создание условий для эффективного  функционирования оптового рынка  электроэнергии;

     - реализация государственной политики  в электроэнергетике; 

     - осуществление эффективной эксплуатации  и централизованного технологического  управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической  системы России;

     - реализация единой стратегии  в области инвестиций и привлечения  капитала для решения общесистемных  задач развития электрических  сетей и Единой энергетической  системы России;

       - реализация научно-технической политики  и внедрения новых прогрессивных  видов техники и технологий.

Стадия развития:

      В эксплуатационном обслуживании МЭС  Урала находятся электросетевые объекты, расположенные на территории семи субъектов Российской Федерации  общей площадью 801,5 тыс. кв. км (около 4,7% территории страны): Свердловская область; Челябинская область; Пермский край; Курганская область; Кировская область; Оренбургская область;

Все электросетевые объекты находятся в стадии модернизации и развития в соответствии с планами  стратегического развития. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Характеристика управления  персоналом в МЭС  Урала 

1. Общие положения

1. Служба управления персоналом (далее – СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»-Магистральные электрические сети Урала (далее МЭС Урала).

2. Создание, ликвидация или реорганизация службы управления персоналом осуществляется приказом  Генерального  директора МЭС Урала.
3. Службу управления персоналом возглавляет начальник службы, назначаемый приказом Генерального  директора МЭС Урала по согласованию с заместителем генерального директора по корпоративным сервисам.
4. Начальник службы управления персоналом в своей работе непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по корпоративным сервисам.
5. В своей деятельности служба управления персоналом  руководствуется: