Деловое (служебное) письмо и порядок его подготовки

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ…………………..………………………6

Определение, назначение и способы передачи делового письма……………………………………………………………..6

1.2 Нормативно-методическая база деловой переписки…………………..9

II КЛАССИФИКАЦИЯ И ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛОВОГО  ПИСЬМА………….……………………..……………….... 15

2.1 Классификация, виды и разновидности  деловых писем……………………………………………………………..………….15

2.2 Общие требования к подготовке и оформлению делового письма…..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………35

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………..37

ПРИЛОЖЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Несмотря на интенсивное развитие компьютерных и телекоммуникационных технологий письменная корреспонденция остаётся основной формой коммуникации между деловыми партнёрами.

Актуальность курсовой работы объясняется тем что, переписка играет роль своеобразной визитной карточки организации, влияя на её имидж и показывая уровень культуры управленческого труда. В связи с этим в служебных письмах особое внимание уделяется вопросам этики и специфике делового стиля письма. 

Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации.

Деловая переписка между партнерами может многое рассказать – не только явно написанного, но и скрытого «между строк». Важно не только, что написано, но и как это сделано. Ведь по тому, как составлено и оформлено письмо, поступившее из какой-либо компании, можно сделать достаточно точный вывод о культуре делопроизводства, об уровне культуры управления компанией, а значит, и о ее солидности.

Цель курсовой работы – провести анализ   служебной переписки, определить разновидности делового письма, а также порядок подготовки и оформления служебного письма.

Для достижения поставленной цели необходимо решить определенные задачи:

• исследовать деловое письмо его функции и назначение, а также способы его передачи;
• проанализировать нормативные акты, составляющие методическо-правовую базу деловой переписки;
• рассмотреть порядок подготовки и оформления делового письма.

Объектом исследования является совокупность требований и норм, предъявляемых как к деловой переписке в целом, так и к подготовке и оформлению делового письма.

Предметом исследования в курсовой работе является деловое письмо.

При выполнении курсовой работы был использован теоретический метод исследования, который выразился в изучении нормативно-правовых актов: Федеральных законов: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральный закон от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации" и др., учебной литературы: Андреева В.И.: Делопроизводство: организация и ведение., Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие. В пособии особое внимание уделяется тексту письма, приводятся примеры составления писем, рассмотрены правила оформления делового письма согласно ГОСТ Р 6.30-2003, и т.д., а также изучение журнальных статей ведущих специалистов таких как кандидат исторических наук, доцент, зам. Директора ВНИИДАД Янковой В.Ф и специалиста по ДОУ и кадровому делопроизводству Кожановой Е.Н., что позволило глубже понять назначение, структуру и актуальность делового письма.

Структурно курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемых источников и приложений.

Введение, где говориться об актуальности курсовой работы, а также поставлены цели и определены задачи для исследования темы курсовой работы.

В первой главе «Понятие служебное письмо и законодательная база деловой переписки» даны основные понятия делового письма, рассмотрены государственные нормативные документы, регламентирующие работу со служебными письмами.

Во второй главе «Классификация и порядок подготовки делового письма»

проанализированы классификация, виды и разновидности деловых писем. Исследованы правила оформления бланка письма, расположение реквизитов на бланке.

В заключении подведены общие итоги о значимости деловой переписки в деятельности организации и о значении правильного и грамотного оформления делового письма.

Работа дополнена приложением для наглядного изучения некоторых пунктов курсовой работы. В приложении показаны: бланк письма с угловым расположением реквизитов, бланк письма с продольным расположением реквизитов, а также угловой бланк письма с нанесенными реквизитами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I ПОНЯТИЕ СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО И ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ БАЗА ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

 

1.1 Определение, назначение и способы передачи делового письма

 

Служебное письмо – обобщённое название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте, и служащих средством общения между организациями в процессе осуществления их деятельности. Т.е. деловое письмо – это документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. Деловая переписка (служебная переписка, деловая корреспонденция) – понятие собирательное. К деловой переписке относятся различные виды официальных документов, входящих в систему информационно-справочной документации составляемых организацией и направляемых адресату по почтовой и факсимильной связи, электронной почте.

 Справочно-информационные  документы содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую  информацию о состоянии дел. Они  не содержат поручений, не обязывают  действовать строго определённым  образом, как распорядительные документы; они сообщают сведения, побуждающие  принимать определённые решения, т.е. выступают только в качестве  основания для принятия управленческих  решений, которые затем фиксируются  в определённых видах распорядительных, а иногда и организационных  документов. Сбор, обработка и обмен  информацией в любой системе  управления между всеми звеньями  управленческого процесса – необходимое  условие функционирования этой  системы. Существуют различные источники  информации, необходимой для принятия  управленческих решений, но группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль

Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

• информационная функция (в письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей);
• организационная функция (с помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности);
• коммуникативная функция (обеспечивает внешние связи организаций);
• юридическая функция (содержание письма используется в качестве свидетельства (или доказательства) при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений);
• воспитательная функция (письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа).

Способы передачи документа могут быть разными: в системе электронного документооборота между обособленными и отдаленными структурными подразделениями внутри одного предприятия и почтой, электронной почтой, по телеграфу, по факсу, в случае если переписка осуществляется между разными предприятиями.

Все зависит от практики, сложившейся в организации, от уровня технического оснащения.

 Виды деловой переписки и  их названия (письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма) определяются способами  передачи деловой информации, которые  подразделяются на два основных  вида – почтовая и электронная  связь.

Телеграмма – документ, который отличается от других документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной связи. Телексная связь отличается быстротой передачи информации.

Факс – получаемая на бумажном носителе копия документа.

Факс, как способ передачи информации очень удобен, так как очень быстро можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления.1

Особых требований к передаваемому документу нет, кроме одного – текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по информационно-телекоммуникационной сети

Электронная переписка стала обычаем делового документооборота. E-mail – один из самых быстрых и удобных инструментов коммуникаций. У большинства организаций есть сайты, но работники ведут переписку с личных почтовых ящиков, что не очень хорошо. Наибольшее доверие вызывают почтовые адреса: с названием сайта организации, содержащие имя, фамилию, инициалы, должность отправителя.

Так же нужно обратить внимание на настройку подписи. Она должна быть небольшой и информативной.

Как и бумажное деловое письмо, электронное письмо имеет собственные реквизиты. Стандарта для данного вида переписки в данное время нет, но правила вежливости к получателю требуют указания: имени отправителя, темы письма, текста письма.

Графа «Тема письма» должна быть обязательно заполнена, что значительно облегчит сортировку писем.2

 

 

 

 

 

1.2 Нормативная база делопроизводства

 

 

Работа с документами на предприятии основывается на нормативно-методической базе - совокупности законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

 Язык  деловых бумаг должен соответствовать  традициям официально-делового стиля  литературного языка.  Очень важно, чтобы текст официального документа не допускал нескольких толкований. Основные его особенности: точность, исключающая возможность каких бы то, ни было неясностей, и стремление к выражению мысли единообразным способом.

Под законодательной и нормативно-методической базой деловой переписки понимается комплекс правовых положений, требований и методов, которые в совокупности устанавливают нормы создания и обработки документов.

Этот комплекс включает:

• федеральные законы;
• нормативно-правовые акты федеральных органов власти РФ;
• нормативно-правовые акты субъектов РФ;
• государственные стандарты;
• межотраслевые нормативно-методические документы, регламентирующие работу с документами.3

Законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения). Так, в соответствии со ст. 4 Федерального закона «О почтовой связи» Правительство РФ своим постановлением от 15.04.2005 № 221 утвердило Правила оказания услуг почтовой связи. Эти правила определяют комплекс требований к упаковке, адресованию, пересылке писем.4

В Российской Федерации созданы законодательные нормы документирования и работы с документами, которые являются правовой основой процессов информатизации. Так, принятый в 2006 г. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий.5

Ряд законодательных актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при ведении переписки. Официальное использование государственного языка закреплено Законом РФ «О языках народов Российской Федерации» Статья 16 Закона определяет: «На территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик».6

Увеличение доли электронных документов в общем документообороте, возрастание количества деловой переписки, которая ведется в электронной форме, сделали актуальным вопрос об удостоверении подобных документов. Разработанные законодательные нормы направлены на придание юридической силы документам на различных носителях.