Этика делового письма

Содержание

Введение…………………………………………………………………………...3

1. История  делового письма……………………………………………………...6

2. Классификация  деловых писем………………………………………..............8

3. Виды  деловых писем………………………………………………….............10

4.Правила  оформления и структура деловых  писем…………………………..13

5. Типичные  ошибки в языке и стиле деловой  корреспонденции……………15

Заключение……………………………………………………………………….18

Список  используемой литературы……………………………………………...19  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение.

     Деловое письмо - это документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстоянии между двумя корреспондентами, которые  могут быть как юридическими, так  и физическими лицами.

     Деловая письменная коммуникация занимает особое место в сегодняшней социокультуре  и пользуется своим функциональным стилем. В процессе переписки коммуниканты отбирают и организуют необходимые  языковые средства для успешной деловой  коммуникации. Текст делового письма можно считать составленным в  официально-деловом ключе и представляющим собой коммуникативную единицу  со смысловой замкнутостью и законченностью.

     Деловое письмо предполагает обратную связь (reverse) между адресантом и адресатом, поскольку  без обратной связи не может существовать ни один акт делового общения. Деловая  коммуникация осуществляется в определенных социокультурных условиях, которые  детерминируют положение коммуникантов  в социуме и в бизнесе. А  от этого, в свою очередь, зависит  и тип делового письма, т.е. тип  коммуникации. Так, замечено, что чем  выше положение партнера по бизнесу, тем уверенней, динамичнее и короче его текст.

     Обмен деловой корреспонденцией предполагает краткую или длительную деловую  переписку в рамках юридических  норм. Любая коммерческая деятельность стремится к максимальному обмену продукцией между производителем и  потребителем. Но не только это важно  в межпартнерских отношениях. Возможности  современного информационного контакта ускоряют и увеличивают объем  предлагаемой продукции. Партнеры прибегают  к обмену деловой корреспонденцией, публикуют красочные каталоги, рекламные  брошюры и проспекты. Исчезла  рукописная корреспонденция, на смену  громоздким предложениям, сложным грамматическим конструкциям, стереотипам и малозначащим фразам пришел новый стиль делового письма, в котором отражены своеобразные коммуникативные межпартнерские отношения. Они формируют акт письменной деловой коммуникации, главными показателями которого становятся краткость, точность и конкретность изложения.

     Немаловажную  роль в создании перечисленных свойств  деловой коммуникации играет строгая  архитектоника делового письма, экономящая усилия коммуникантов. Её образуют неотъемлемые компоненты (реквизиты) делового письма: логотип фирмы, адресат, адресант, дата, обращение, текст письма, фактические  формулировки, подпись и расшифровка  подписи. Всё это - набор элементов, необходимых для делового контакта.

     Деловое письмо не может нести отчетливую индивидуальность, но должно однозначно и конкретно пониматься партнерами. Окончательно оформившись, деловое  письмо существует как для узкоспециальных  целей, обмена информацией, так и  для расширения коммерческого сотрудничества между деловыми партнерами.

     В настоящее время деловое письмо невозможно без использования Интернета, который намного облегчил и ускорил  деловую коммуникацию партнеров  по бизнесу. Даже в электронных письмах  сформировался определенный кодекс поведения (правил этикета), которого придерживаются при ведении бизнеса с использованием компьютера. В деловой среде бизнесмены быстрее ответят на те письма, которые  легко узнаваемы по форме и  соответствуют общепринятым стандартам.

     Увеличение  количества деловой информации и  деловых отношений при растущем количестве партнеров приводит к  необходимости изменений в непосредственных (личных) и опосредованных (контактов) отношений. К наиболее распространенным видам опосредованной связи относится  деловое письмо, в исключительных случаях - телефонный звонок, факсимильное сообщение, электронная почта. Каждый из этих видов и средств связи подходит для каких-то конкретных случаев, не исключены и случаи дублирования.

     В деловом письме реализуются наиболее последовательно и четко, так  называемые, авербальные способы  научного мышления: перечисление и  нумерация параграфов, рисунки, графики, схемы и чертежи Архитектоническая  организация текста создаётся, с  одной стороны, последовательной чередой, цепочкой абзацев - это содержательная часть делового письма, а, с другой стороны, обязательной рамкой начальных  и конечных реквизитов текста. В  этом проявляется двусторонний характер, пространственно-семантической композиции современного делового письма. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1.История делового письма.

     Еще в начале 18 века, в России начали издаваться сборники образцов документов называемые «письмовник».

     Предшественниками «письмовников» были «формулярники», известные на Западе уже в 7 в., а  в России – с первой трети 16 столетия (в частности, «формулярники» московской митрополичьей кафедры) – описания реквизитов документа, расположенных  в определенной последовательности. Ранние письмовники были своеобразными  подручными сборниками, «азбуками-прописями» для писцов. Они содержали образцы  построения документов по определенной схеме, шаблонные наборы фраз и выражений, являвшихся неотъемлемой частью формулярного этикета и отражавших официальные  отношения. Другой вид ранних письмовников – «титулярники», содержавшие сведения о том, как записывать полный царский  титул. Сферу частных отношений  и частной переписки ранние письмовники  не регламентировали.

     Для актов, сделок и прошений обычно использовали гербовую бумагу с искусственными клеймами и с изображением государственного герба. Некоторые документы разрешалось  писать на простой бумаге обыкновенного  формата.

     Требования  к почерку были достаточно высоки: он должен был быть четким, чистым и  красивым. Цвет бумаги, которая могла  быть синей, оранжевой, палевой и  прочей, авторы письмовника советовали выбирать осторожно, чтобы не подвергнуться  упреку в недостатке вкуса.

     Письма  отправляли в конвертах, а конверты запечатывали облатками или сургучом: первым запечатывали только записки  и редко письма, все остальное  сургучом.

     Облатки были разноцветные, тогда как сургуч большей частью красный. Находящийся  в трауре, запечатывал письмо только черным сургучом.

     В советское время жанр «письмовников» был подвергнут осмеянию как «пережиток буржуазного прошлого». Частная  переписка могла подвергаться досмотру почтовой цензуры, умение писать письма утрачивалось, значение деловой корреспонденции  недооценивалось. При отсутствии конкуренции, свободного предпринимательства не требовались ни красноречие, ни умение убедить партнера в сотрудничестве, мало кто обращал внимание эпистолярный этикет.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2.Классификация  деловых писем.

     Деловые письма представляют собой официальную  корреспонденцию и применяются  для решения многочисленных оперативных  вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое  письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом  письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает  необходимости почтового отправления.

     Существует  несколько видов классификации  деловых писем, в основе их лежат  различные классификационные признаки.

     По  функциональному признаку письма можно  разделить на две группы:

     -  письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось  причиной для переписки. 

     - письма, не требующие письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание;  письмо-приглашение и др.). По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.    По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

     По  признаку адресата деловые письма делятся  на обычные и циркулярные. Циркулярное  письмо направляется из одного источника  в несколько адресов.

     По  композиционным особенностям деловые  письма делятся на одноаспектные  и многоаспектные. Одноаспектное  письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Виды деловых писем.

       Виды некоммерческих деловых  писем.

     Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

     Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

     Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

     Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

     Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

     Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

     Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.  Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

     Виды  коммерческих деловых писем.

     Запрос  и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

     Запрос  представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В  запросе обязательно указывается  наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

     Оферта  и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

     Письмо-претензия (рекламация), ответ  на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.