Этика делового письма

Деловое письмо –  это документ, применяемый для  связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица. 

Деловое письмо выполняет  ряд важных функций. Прежде всего, это  – информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и  мыслительной деятельности людей. 

Письмо обладает организационной функцией. С помощью  письма обеспечивается воздействие  на людей в целях организации  и координаты их деятельности. Внешние  связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма. 

Письмо несет юридическую  функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных  вопросов сторонами отношений. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного  уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает  эстетический вкус управленческого  персонала, поддерживает престиж организации - автора документа. 

Информация, которую  содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована  любым способом и на любом носителе с целью последующего ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства. 

Что касается языка, то тексты писем составляются на русском  или национальных языках в соответствии с действующим законодательством  Российской Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка в сфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами. 

К числу основных средств фиксации деловой информации относятся ручные пишущие средства, пишущие машинки, диктофонная техника  и печатающие устройства персональных компьютеров. 

В качестве носителей  информации находят применение носители на бумажной основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски). Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага. 

1.2  Общие требования  к оформлению и стилю изложения  делового письма 

  

Письма оформляют  на специально спроектированных для  этого вида документов бланках с  последующим нанесением на них необходимых  информационных элементов - реквизитов. Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста. 

Деловые письма оформляют  на бланках по ГОСТ Р 6.30-2003, как правило, с угловым расположением постоянных реквизитов. Бланки с продольным расположением постоянных реквизитов для писем используют реже, в основном органами власти и вышестоящими организациями. Используются бланки формата А4 и А5. формат А5 используют, если письмо не превышает 7-8 строк. 

Письмо оформляют  как минимум в двух экземплярах. Первый экземпляр составляют на бланке и отсылают адресату, второй (его  называют копией) -печатается на чистом листе бумаги и подшивается в дело как свидетельство выполненной работы. 

Большое количество документов составлено так, как будто  их составители никогда раньше не писали деловых писем, не составляли отчетов, актов, протоколов по соответствующим  вопросам. Это конечно, следствие  отсутствия разработанных типовых  документов. 

Вновь создаваемый  документ не должен дублировать другой уже стандартизованный. 

Какая необходимость  в составлении письма, удостоверяющего  личность сотрудника в его служебной  командировке, если существует форма  командировочного удостоверения? Нет  никакой нужды вводить письма-удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском  или паспортом, а необходимую  информацию изложить устно. 

Не всегда оправдано  сопроводительное письмо, особенно в  случае отправки одного документа малого формата. В этом случае можно прямо  на отсылаемом документе проставить адрес, дату отправки и индекс. 

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным  системам мотивировок. В связи с  тем, что в бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим  письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что  уже трачено в индексах, дате отправления  и теме письма. Нет необходимости  указывать наименование предприятия  рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано  на бланке или в прямоугольном  штампе, поставленном в верхнем левом  углу письма. 

Несмотря на появление  таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д., переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации. 

Деловая переписка - основное официальное средство общения  между организациями, организациями  и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать  сложившиеся правила. Во-первых, это  обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям. 

Понятие "деловая  переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки  и т.д. 

Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые  обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме  документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию. 

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые  письма, направляемые в сторонние  организации, составляются на специальных  бланках для писем. Это стандартные  листы бумаги, как правило, формата  А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации - автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту. 

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании  и оформлении. 

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций  государственной формы собственности  и регулируется Федеральным конституционным  законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также  законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может  помещаться на бланках предприятий  и организаций всех форм собственности. 

Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени  которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором  может являться и структурное  подразделение). 

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются  наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или  положением) и полное название организации  или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное  наименование, то оно помещается в  бланке под полным наименованием  и пишется в скобках. 

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные  наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и  т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк. 

Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для осуществления  обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной  связи с организацией, а также  для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. 

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса: 

- наименование адресата; 

- название улицы,  номер дома, номер квартиры; 

- название населенного  пункта (города, поселка и т.п.); 

- название области,  края, автономного округа (области), республики; 

- страна (для международных  почтовых отправлений); 

- почтовый индекс. 

Банковские реквизиты  необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах. 

Реквизиты "Код  организации", "Основной государственный  номер юридического лица" и "Идентификационный  номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими  признаками организации-автора. Позволяют  установить, что организация - автор  документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе. 

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" - это реквизиты, придающие документу  юридическую силу. Они позволяют  доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность  организации-автора за достоверность  информации и подлинность документа. 

Дата письма оформляется  цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц  и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой  заканчивается предложение. 

В соответствии с  международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01). 

В письмах финансового  содержания применяется использование  словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года. 

Дату на документе  проставляет должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при его  подписании. 

В регистрационный  индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма. 

В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может  быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация  транспортных услуг и пр.) или  на индекс конкретного исполнителя. 

Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации  и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в  именительном падеже), должностным  или физическим лицам (в дательном  падеже). 

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например: 

Генеральному директору 

ЗАО "Стройсервис" 

И.Н. Иванову 

Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например: 

ЗАО "Радуга" 

Начальнику отдела продаж 

С.И. Петрову 

При обращении к  должностному лицу может употребляться  специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При  этом инициалы ставятся после фамилии, например: