Этика делового письма

Каждую новую мысль  или идею начинайте с красной  строки и выражайте эту мысль  как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего  зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется: 

- разрывать абзац  так, чтобы одна строка оставалась  на первой странице, а все остальные  - на второй; 

- переносить от  абзаца одну строку на следующую  страницу - там должно быть не  менее двух строк; 

- заканчивать страницу  словом, разделенным переносом, или  словом с дефисом. 

Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о  товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном  буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи  считают, что больший объем не воспринимается адресатом. 

Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие  поля делают письмо более легким для  чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к  тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой); это придает  документу более дружеский и  доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы. 

В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно  или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование  могут свести на нет все ваши усилия. 

Деловые письма пишутся  на аккуратно обрезанной, только белой  бумаге (для частных писем при  желании можно брать бумагу другого  цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей  переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный  вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом  внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают. 

Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень  внимательного отношения и к  канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет  ли лента вашей машинки новой  или старой, используете вы для  печати компьютер с лазерным принтером  или с матричным. Но в одном  случае о вас будут говорить как  о деловом человеке, который стремится  укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках". 

Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст. 

Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее  чем через три - пять дней после  их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения  и объясните причину несвоевременного ответа. 

Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и  помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом  успеха вашего дела и будет свидетельствовать  о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями. 

документация стиль  деловой письмо 

Глава 2. Структура  типового делового письма 

Структура вашего письма должна быть четко продуманной и  логичной. Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения. 

Обращение находится  в «шапке» письма и содержит должность  и ФИО адресата. Для официальной  деловой переписки обращение  «Уважаемый» идеально подойдет. Его  следует писать с большой буквы  и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и  отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении  не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». Обращение  «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании. 

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором  изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Например: «Я пишу Вам с целью  выразить своё неудовольствие качеством  поставляемой продукции, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю  на Ваши действия, направленные на скорейшее  изменение ситуации к лучшему  и возмещение причинённых нам  убытков». 

Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому  поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш  вариант разрешения вопроса. 

В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного. Например: Уверен, что Вы сможете  разобраться в данной ситуации, и  в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. 

Письмо заканчивается  стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта. 

Постскриптум (P.S.) редко  используется в деловой переписке  и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания  письма, или для информации, имеющей  лишь косвенное отношение к основному  содержанию. 

Приложения –  необязательное дополнение. Они оформляются  на отдельных листах: каждое отдельном  листе. Не существует правил их написания. 

Немаловажную роль играет и аккуратное оформление письма. Оно должно быть составлено на официальном  бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая  информация: название организации; физический адрес организации; телефон и  факс; web-сайт и e-mail, а также реквизиты организации и её логотип. 

Поля – важный атрибут делового: слева – около  трёх сантиметров, справа – около  полутора. Поля пригодятся адресату для  возможных заметок, а также для  подшивки письма в архивную папку. Шрифт  не должен быть слишком мелким или  слишком крупным, для легкого  восприятия текст должен быть набран одним и тем же шрифтом. Стандартной  практикой является использование  шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. 

Кроме того, для удобства необходим регистрационный номер  письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем. Регистрационный  номер ставится в верхнем левом  углу письма. Это поможет отслеживать  судьбу вашего послания. Следование перечисленным  правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует  вас как тактичного, вежливого  человека. Большинство перечисленных  правил подойдет и для электронной  переписки.