Этика делового письма

Президенту АКБ "Инвесткредит" 

г-ну Прохорову Г.А. 

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной  строке. 

Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например: 

Директорам 

Машиностроительных 

Заводов 

При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех  адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом  не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес. 

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные  учреждения и постоянным корреспондентам, например: 

Директору ОАО "Янтарь" 

О.Н. Петрову 

Мира ул., д. 7, 

г. Пермь, 413425 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например: 

Красновой Ю.И. 

Бойцовая ул., д. 5, кв. 3, 

г. Химки, Московская обл., 

148012 

Реквизит "Заголовок  к тексту". Практически любое  письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках  формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например: 

- Об организации  научной конференции 

- О нарушении условий  договора N 21 от 10.02.2005 

- О предоставлении  кредита 

- Об аренде помещений. 

Заголовок располагается  над текстом письма под реквизитами  бланка. Печатают его без кавычек  и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков. 

Заголовок является поисковым признаком письма. Его  наряду с датой, регистрационным  номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при  его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма. 

Реквизит "Текст  документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую  силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные  факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения  автора. 

Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа  через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми. 

Наиболее важными  показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)). 

Наиболее щадящим  для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому  в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом  редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки: 

- гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15; 

- гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14. 

Оптимальным для  зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники. 

Отметка о наличии  приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в  том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько  способов оформления этого реквизита. 

Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству..."), то отметка о нем оформляется  следующим образом: 

Приложение: на 10 л. в 2 экз. 

Если в тексте письма приложение не называется, то отметка  о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров: 

Приложение: 

Проект Договора о поставках 

от 02.10.2005 

N 02-08/24 на 5 л. в  2 экз. 

Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и  в каждом указывается количество страниц и экземпляров: 

Приложение: 

1. Инструкция по  делопроизводству 

на 10 л. в 2 экз. 

2. Проект Договора  о поставках 

от 02.10.2005 

N 02-08/24 на 5 л. в  2 экз. 

В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а  приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения: 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес. 

Если приложение сброшюровано, то количество страниц  в нем не указывается, например: 

Приложение: в 1 экз. 

Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу  юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным  лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации  или его заместителей. Такое право  может быть предоставлено и руководителям  структурных подразделений. Право  подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в  уставе, положении о предприятии  или структурном подразделении  и т.п. 

Реквизит "Подпись" располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки  подписи. В расшифровке подписи  сначала указывают инициалы, затем  фамилию, при этом ни скобки, ни косые  линии не проставляются. 

Служебные письма практически  всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например: 

Директор Н.И. Попов 

Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя  организациями), тогда подпись выглядит следующим образом: 

Директор ООО "Агат" Н.И. Попов 

Вице-президент Л.П. Соколов 

Ассоциации предпринимателей 

При оформлении письма на бланке должностного лица должность  этого лица в подписи не указывают. 

Если письмо подписывают  руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном  уровне, например: 

Генеральный директор Председатель правления 

ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта" 

________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин 

Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового  характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают  в последовательности, соответствующей  занимаемым должностям: 

Директор К.Т. Морозов 

Главный бухгалтер  Г.И. Федотова 

Следует отметить, что  действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки. 

Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу  юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. 

В государственных  учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную  круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных  актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно  ставится печать. 

В деловой переписке  печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица. 

Оттиск печати следует  проставлять таким образом, чтобы  он захватывал конец наименования должности  лица, подписывающего документ (захватывать  начало подписи не следует, так как  в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации). 

Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто  забывают, хотя он может значительно  облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию  и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил  документ, а значит, и хорошо разбирается  в проблеме, например: 

Михайлов 

123 45 67 

или: 

Михайлов Иван Сергеевич 

123 45 67 

По указанному номеру телефона легко можно получить всю  интересующую информацию, не обращаясь  к руководству организации и  не занимаясь долгими поисками нужного  сотрудника. При этом второй вариант  оформления отметки об исполнителе  более предпочтителен, так как  знание имени исполнителя облегчит контакт с ним. 

Отметка об исполнителе  размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне  последнего листа письма. 

За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется  больше внимания, чем у нас. Чтобы  не испортить хорошие отношения  с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться. 

Первое письмо должно создать благоприятное впечатление  о фирме, ее деятельности и о вас  лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в  дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней. 

Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным  с юридической точки зрения. Это  особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить  печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного  лица даже на заказах, отчетах и гарантийных  письмах. 

Письма следует  писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ  в том случае, когда отправите  готовые конверты с адресом и  адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому. 

В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято  положительное решение, письмо целесообразно  начинать с формулировки решения, и  наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма. 

Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера. 

Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в  этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда  люди получают письмо, то они сначала  читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения  к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости  и безотлагательности. Писать P.S. - большое  искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам  других людей.