Этика делового письма

Автор: Пользователь скрыл имя, 11 Ноября 2011 в 09:17, доклад

Краткое описание

Деловое письмо – разновидность документов. В современном мире эпи-
столярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформ-
лению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Сотрудни-
чая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде между-
народный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как распо-
ложить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот неко-
торые правила оформления деловой переписки.

Файлы: 1 файл

Документ Microsoft Word.docx

— 24.79 Кб (Скачать)

    Деловое  письмо – разновидность документов. В современном мире эпи-

столярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформ-

лению корреспонденции  уделяется больше внимания, чем у  нас. Сотрудни-

чая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде между-

народный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое  письмо, как распо-

ложить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот неко-

торые правила оформления деловой переписки.

     В левом  верхнем углу листа следует  написать адрес. Под ним обраще-

ние отдельной строкой  без абзаца. Например: «Дорогой (или  уважаемый)

господин Мюллер». После обращения ставится запятая, а не восклицатель-

ный знак, как это  принято у русских.

     В конце  послания обычно пишут «искренне  ваш», «надеюсь на скорую

встречу», «желаю успехов  в вашем начинании» и т.д. В  деловом письме не

спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть проявление

вежливости.

     Деловые  письма пишутся только на лицевой  стороне. Если получилось

несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами  в тире. В между-

народной практике писать длинные письме не принято. Складываются пись-

ма текстом внутрь. В конверт складывается таким  образом, чтобы сгиб на-

ходился вверху. Особо  важное письмо или документ желательно не переги-

бать, а посылать в большом конверте.

      Деловые  письма печатаются на машинке  или компьютере. Ширина по-

ля слева - 2 см, текст  через два интервала. Абзац слева - пять интервалов.

Однако сейчас всё  больше следуют компьютерным правилам и чаще пишут

цельноблочным стилем, при котором абзацы начинаются не с отступлением,

а вровень с левым  полем страницы, но каждый новый  абзац печатается через

3-4 интервала. 
 

                                                                         19 
 

     Подпись  ставится от руки в нижней  правой стороне листа под заклю-

чительной фразой. Фамилия  печатается под рукописной подписью.

     Отвечать  на письма полагается не позднее,  чем через 10 дней.

     Адрес  за границу пишется так: фамилия  и имя получателя, затем на-

звание офиса, улица, номер дома. После этого город  и стана. Например:

     Г-н  Альберт Герценберг, университет  Рузвельта,

     439 Мичиганская  авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.

     И ещё одна особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в

Китае) при написании  даты принято сначала указывать  месяц, затем число и

год. Например: 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сен-

тября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.

     Письмо-благодарность  пишется только от руки. После  обращения сра-

зу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в театр, подарок). По

правилам хорошего тона обязательно следует конкретизировать свою благо-

дарность (за что: цвет шарфа, восхищение игрой актёров  и т.д.).

                 Организационно – распорядительные  документы

     В соответствии  с действующим законодательством  органы правления

издают распорядительные документы. 1. администрация предприятий: при-

казы, инструкции, указания. 2. Кооперативные организации: решения. 3. об-

щественные организации: постановления, распоряжения.

     В тексте  документа обычно 2 части: в первой  излагаются причины,

обоснования и цели составления документа, в другой – выводы, предложе-

ния, распоряжения. Следует  начинать с изложения сути вопроса: просьбы,

предложения, а затем  подкреплять их обоснованиями. Некоторые  документы

могут состоять из одной  части. Это заявление, приказ, письмо.

Постановление 1. Правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиаль-

ного управления органами, в целях разрешения принципиально  важных за-

дач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных ор-

ганов. Ключевое слово  – «постановляю».

Решение –  то же, что и постановление во 2 значении. Ключевое слово – «ре-

шил».

Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти,

руководителя учреждения. Это самый распространённый вид  распорядитель-

ного документа. Исполнение его обязательно для всех работников данной ор-

ганизации. Ключевое слово – «приказываю».

Оформляется на спец. бланке организации с указанием  вида документа –

ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организа-

ции, название вида док-та, дата и №, место издания, заголовок  к тексту, под-

пись, визы.

Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание до-

кумента. Например: О  направлении на курсы повышения  квалификации; О

назначении на должность.

В первой части указывается  причина создания док.: В связи  с…

Распорядительная  часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ…Если есть

конкретный исполнитель, начинается с указания должности  и фамилии ис-

полнителя:     ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру….

Срок исполнения даётся отдельной строкой: 20.12.08.

                   Информационно – справочные документы

        К ним относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,

письма и др. (они  не являются обязательными к исполнению).

Докладная записка  – жанр внутренней документации, документ должностно-

го лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имею-

щем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполнен-

ной работе. Носит  информационный характер, отчётный или  инициативный.

Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты:

адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная записка), текст

(информация, предложения  с аргументами), список приложений, наименова-

ние организации  и подпись адресанта, его должность. Дата. Ключевые слова: 
 

                                                                            21 
 

«прошу», « в соответствии с», «возникла необходимость чего?», «в связи с..»,

«согласовать вопрос».

Например:

Слева вверху – штамп  металлургического завода. Справа: Замдиректора (на-

звание предприятия) тов. Иванову И.П.

                            Докладная записка

    В соответствии  с распоряжением заместителя  министра чёрной метал-

лургии от 12.03.08 № 132 подготовлены материалы по работе завода за пер-

вый квартал 2008 г.

    В связи  с большим количеством информации  возникла необходимость

привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас

согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного  центра Ин-

ститута экономики.

    Дата                Зав. отделом               (подпись) Н.П. Нестеров

Объяснительная записка  – жанр внутренней документации, адресованный

должностным лицом  должностному лицу вышестоящей инстанции, содер-

жащий информацию о  каком-либо факте. Например:

                                       Начальнику сектора управления

                                       имуществом Тизнюк И.С.

                                       Кириенко В.Е., ведущего инженера

                                       Дирекции по планированию и  управ-

                                       лению собственностью

                          Объяснительная записка

   Я отсутствовала  на работе в период с 12.05 по 20.05 с.г. по причине бо-

лезни. Медсправка прилагается. Дата, подпись.

   Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения  и принятия реше-

ния на собраниях  и заседаниях коллективных органов. В отличие от стено-

граммы, здесь фиксируются  только основные положения, высказанные  на

собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно. 
 

                                                                             22 
 

    Части  протокола: вид документа, дата, перечень присутствующих, пове-

стка дня, слушали, постановили, подпись.

    Например:

                                  Протокол №7

    Собрания  коллектива Коммерческой дирекции  от 03.06.2008 г.

                                 Повестка дня

1. Доклад ведущего  специалиста Латыш И.И. « О  работе Дирекции за про-

шедший период»

2. Обсуждение работы  по….Ферапонтовой М.Ю.

3. Рекомендация Дирекции  Бахтигарееву Е.В. повысить должностной  оклад

4. Разное.

                             По 3-му вопросу

Слушали: Отчёт Бахтигареева Е.В. о работе в Дирекции в связи  с рекомен-

дацией повысить ему оклад.

Вопросы: Кто и  о чём (вопрос).

Постановили: Рекомендовать  Бахтигареева Е.В…..

                                                Подпись руководителя

                                                Секретарь собрания….. 
 

Служебное письмо –  средство общения между организациями  и официаль-

ными лицами. Инициативные с.п. – письмо-запрос, письмо-предложение,

письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантий-

ное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.

    Используются  речевые формулы: Мы вынуждены  сообщить, направляем

вам рекламацию, Позвольте  пригласить Вас, Соглашаясь с вашим предложе-

нием, сообщаем…, Одобряем Вашу инициативу…, просим принять участие

в…, Доводим до Вашего сведения, В связи с Вашей просьбой направляем

Вам… 
 
 
 

                                                                          23 
 

    Сопроводительное  письмо подтверждает факт отправки  приложенных к

нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается

с ключевого слова  «направляем». Например:

    Слева  штамм предприятия: АО «Росметалл».  Справа вверху – Фирма

«Заря» директору  Фокину А.А., главному бухгалтеру Петровой С.М.

    (текст)  По Вашему запросу высылаем  копии счетов № 233 и 234 от

Информация о работе Этика делового письма