Автор: Пользователь скрыл имя, 11 Ноября 2011 в 09:17, доклад
Деловое письмо – разновидность документов. В современном мире эпи-
столярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформ-
лению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Сотрудни-
чая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде между-
народный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как распо-
ложить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот неко-
торые правила оформления деловой переписки.
Деловое
письмо – разновидность
столярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей оформ-
лению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Сотрудни-
чая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый везде между-
народный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое письмо, как распо-
ложить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот неко-
торые правила оформления деловой переписки.
В левом
верхнем углу листа следует
написать адрес. Под ним
ние отдельной строкой без абзаца. Например: «Дорогой (или уважаемый)
господин Мюллер». После обращения ставится запятая, а не восклицатель-
ный знак, как это принято у русских.
В конце
послания обычно пишут «
встречу», «желаю успехов в вашем начинании» и т.д. В деловом письме не
спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть проявление
вежливости.
Деловые
письма пишутся только на
несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами в тире. В между-
народной практике писать длинные письме не принято. Складываются пись-
ма текстом внутрь. В конверт складывается таким образом, чтобы сгиб на-
ходился вверху. Особо важное письмо или документ желательно не переги-
бать, а посылать в большом конверте.
Деловые письма печатаются на машинке или компьютере. Ширина по-
ля слева - 2 см, текст через два интервала. Абзац слева - пять интервалов.
Однако сейчас всё больше следуют компьютерным правилам и чаще пишут
цельноблочным стилем, при котором абзацы начинаются не с отступлением,
а вровень с левым полем страницы, но каждый новый абзац печатается через
3-4 интервала.
Подпись
ставится от руки в нижней
правой стороне листа под
чительной фразой. Фамилия печатается под рукописной подписью.
Отвечать
на письма полагается не
Адрес
за границу пишется так:
звание офиса, улица, номер дома. После этого город и стана. Например:
Г-н Альберт Герценберг, университет Рузвельта,
439 Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.
И ещё одна особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в
Китае) при написании даты принято сначала указывать месяц, затем число и
год. Например: 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сен-
тября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.
Письмо-благодарность пишется только от руки. После обращения сра-
зу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в театр, подарок). По
правилам хорошего
тона обязательно следует
дарность (за что: цвет шарфа, восхищение игрой актёров и т.д.).
Организационно –
В соответствии
с действующим
издают распорядительные документы. 1. администрация предприятий: при-
казы, инструкции, указания. 2. Кооперативные организации: решения. 3. об-
щественные организации: постановления, распоряжения.
В тексте документа обычно 2 части: в первой излагаются причины,
обоснования и цели составления документа, в другой – выводы, предложе-
ния, распоряжения. Следует начинать с изложения сути вопроса: просьбы,
предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Некоторые документы
могут состоять из одной части. Это заявление, приказ, письмо.
Постановление 1. Правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиаль-
ного управления органами, в целях разрешения принципиально важных за-
дач. 2. Документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных ор-
ганов. Ключевое слово – «постановляю».
Решение – то же, что и постановление во 2 значении. Ключевое слово – «ре-
шил».
Приказ – документ, содержащий официальное распоряжение органа власти,
руководителя учреждения. Это самый распространённый вид распорядитель-
ного документа. Исполнение его обязательно для всех работников данной ор-
ганизации. Ключевое слово – «приказываю».
Оформляется на спец. бланке организации с указанием вида документа –
ПРИКАЗ. Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организа-
ции, название вида док-та, дата и №, место издания, заголовок к тексту, под-
пись, визы.
Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание до-
кумента. Например: О направлении на курсы повышения квалификации; О
назначении на должность.
В первой части указывается причина создания док.: В связи с…
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ…Если есть
конкретный исполнитель, начинается с указания должности и фамилии ис-
полнителя: ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру….
Срок исполнения даётся отдельной строкой: 20.12.08.
Информационно – справочные
К ним относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры,
письма и др. (они не являются обязательными к исполнению).
Докладная записка – жанр внутренней документации, документ должностно-
го лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий о имею-
щем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполнен-
ной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный.
Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты:
адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная записка), текст
(информация, предложения с аргументами), список приложений, наименова-
ние организации
и подпись адресанта, его должность.
Дата. Ключевые слова:
«прошу», « в соответствии
с», «возникла необходимость чего?»
«согласовать вопрос».
Например:
Слева вверху – штамп металлургического завода. Справа: Замдиректора (на-
звание предприятия) тов. Иванову И.П.
Докладная записка
В соответствии с распоряжением заместителя министра чёрной метал-
лургии от 12.03.08 № 132 подготовлены материалы по работе завода за пер-
вый квартал 2008 г.
В связи
с большим количеством
привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас
согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного центра Ин-
ститута экономики.
Дата Зав. отделом (подпись) Н.П. Нестеров
Объяснительная записка – жанр внутренней документации, адресованный
должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содер-
жащий информацию о каком-либо факте. Например:
Объяснительная записка
Я отсутствовала на работе в период с 12.05 по 20.05 с.г. по причине бо-
лезни. Медсправка прилагается. Дата, подпись.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия реше-
ния на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стено-
граммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на
собрании. Решения выносятся
по каждому вопросу отдельно.
Части
протокола: вид документа,
стка дня, слушали, постановили, подпись.
Например:
Собрания
коллектива Коммерческой
1. Доклад ведущего специалиста Латыш И.И. « О работе Дирекции за про-
шедший период»
2. Обсуждение работы по….Ферапонтовой М.Ю.
3. Рекомендация Дирекции
Бахтигарееву Е.В. повысить
4. Разное.
По 3-му вопросу
Слушали: Отчёт Бахтигареева Е.В. о работе в Дирекции в связи с рекомен-
дацией повысить ему оклад.
Вопросы: Кто и о чём (вопрос).
Постановили: Рекомендовать Бахтигареева Е.В…..
Служебное письмо – средство общения между организациями и официаль-
ными лицами. Инициативные с.п. – письмо-запрос, письмо-предложение,
письмо-приглашение, письмо-рекламация, письмо-рекомендация, гарантий-
ное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.
Используются речевые формулы: Мы вынуждены сообщить, направляем
вам рекламацию, Позвольте пригласить Вас, Соглашаясь с вашим предложе-
нием, сообщаем…, Одобряем Вашу инициативу…, просим принять участие
в…, Доводим до Вашего сведения, В связи с Вашей просьбой направляем
Вам…
Сопроводительное
письмо подтверждает факт
нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается
с ключевого слова «направляем». Например:
Слева
штамм предприятия: АО «
«Заря» директору Фокину А.А., главному бухгалтеру Петровой С.М.
(текст) По Вашему запросу высылаем копии счетов № 233 и 234 от