Этикет делового письма

Тема . Этикет делового письма

План

    1. Функции делового письма.

    2. Общие требования к языку делового  письма.

    3. Этикетные ритуалы делового текста.

    4. Основные виды деловых писем.

    5. Практическое задание. Напишите  текст письма-оферты с предложением  о продаже какого-либо товара (по вашему выбору) и ответа на это письмо.  

    Введение. 

    Деловое письмо является одной из главных частей делового общения. А деловое общение всегда было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное письмо или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Таким образом, деловые письма имеют определенные правила составления и оформления. Зная эти правила, мы можем добиться положительного результата при деловом общении. 

    Функции деловых писем. 

    Деловое письмо выполняет ряд важных функций:

     - Информационная функция. В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

      - Организационной функцией. С помощью письма обеспечивается

    воздействие на людей в целях организации  и координаты их деятельности.

     - Коммуникативная функция письма. Обеспечивает внешние связи организаций.

     - Юридическая функция.Так как его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений.

     - Воспитательная функция.   Поскольку письмо требует повышенного уровня образовательной подготовки,   дисциплинирует исполнителя, то хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж   организации - автора документа.  

    В повседневной жизни приходится нередко  писать заявления, автобиографию, резюме, служебные письма, служебные записки, докладные записки, акты и справки. Поэтому необходимы умения и навыки в составлении этих документов, а следовательно необходимо знать требования, предъявляемые к этим письмам, а именно: точность, краткость, ясность излагаемого содержания, юридическая обоснованность, единая внешняя форма, общепринятое, стандартное расположение частей текста или реквизитов. 

     Общие требования к языку  делового письма. 

     Качество  делового текста складывается из четырех  составляющих: мысли, внятности, грамотности  и корректности. При деловой переписке  следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип, а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность.

     Структура делового письма состоит из вступления, в котором обычно располагаются  тема письма, персональное обращение  к адресату, а также ссылка на ситуацию, в которой происходило Ваше общение с адресатом. 
Это необходимо сделать, чтобы иметь возможность перейти к следующему этапу — основной части письма, в которой Вы описываете те возможности и преимущества, которые сулит адресату сотрудничество с Вами (коммерческое письмо), выражаете признательность и благодарность, либо приносите извинения, или выражаете соболезнования (в зависимости от темы письма).

     В основной части важно соблюдать  четкую логическую структуру, развивая мысли от общего к частному, и  располагая каждый логический блок в  отдельном абзаце.

     Завершается деловое письмо выражением признательности, заверением в искренности своих  чувств, уверенности во взаимной выгоде сотрудничества. Деловое письмо должно всегда подписываться от руки. В деловой переписке применяются нормы этикета.

     Специалист  в области делового письма американец Р. Теппер полагает, что правильно составленные деловые письма строятся по одной схеме. Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать. Нужно помнить, что просьбу нужно формулировать так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

     Электронная переписка занимают все большее  место в документообороте современных  компаний. В связи с этим важно  соблюдать требования к оформлению деловых писем, отправляемых по электронной  почте. Официальное деловое письмо оформляется на электронном бланке организации, созданном с использованием графических элементов в корпоративном  стиле. Обязательно заполняется  поле "Тема", указывающее на краткое  содержание письма. В теле письма должна быть Ваша подпись, содержащая контактную информацию, которую адресат сможет использовать при необходимости  связаться с Вами. Приложения к  электронному письму (файлы, программы) прилагаются только в том случае, если это приложение согласовано  с адресатом. Письмо отправлять лучше  всего с сервера компании, а  не с бесплатного почтового сервиса. Это говорит об уровне компании и  положительно влияет на создание делового имиджа компании для внешней среды. 

     Этикетные ритуалы делового текста.

      В письменной речи, в отличие от устной, необходимость использования этикетных средств остается неизменной. В значительной степени оно определяется жанром послания (письма-приглашения, письма-поздравления, письма-соболезнования), социальным статусом адресата, о котором уже шла речь.

      Этикетные формулы в значительной мере носят условный характер. Так, англичанин, возмущенный проделками своего конкурента, пишет ему: "Дорогой сэр, вы мошенник!" Без "дорогого сэра" он не может начать письмо. И в русском этикете фразы типа: буду рад вас видеть; искренне Ваш — это не выражение экспрессии, а, скорее, дань ритуалу. Еще А.С. Пушкин заметил в "Путешествии из Москвы в Петербург": "Мы всякий день подписываемся покорнейшими слугами, и, кажется, никто из этого еще не заключал, чтобы мы просились в камердинеры".

       Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия и прощания) в деловых письмах используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

      За этими заключительными репликами вежливости следует самоименование должностного лица, подписывающего документ, и его подпись. В самоименование включаются указание на занимаемую должность и название организации, если письмо направляется не на бланке учреждения, в противном случае — только должность.

    Этикетные ритуалы, выраженные глаголами-перформативами, включены, как правило, в устойчивые выражения, как и остальные формулы речевого этикета:   

    Я (с удовольствием) приглашаю Вас принять участие в...

    Благодарю Вас за участие...

    Искренне  благодарю Вас за...

    Сердечно  благодарю Вас за ...

    Прошу Вас направить в наш адрес ...

    Заверяю Вас в том, что мы приложим все усилия ...

    Желаем Вам успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество ...

    С благодарностью подтверждаю получение от Вас ...  

    К этикетным ритуалам, используемым в  деловых письмах, относятся также различные виды похвалы:

    Вы  проявили сердечное  внимание к детям-сиротам  и детям, оставшимся без попечения родителей... (прямая похвала)

    Учитывая  Ваш большой вклад а развитие технического прогресса в промышленности... (косвенная похвала)

    Поскольку Ваша фирма является ведущим поставщиком  компьютерной техники... (косвенная похвала)   

    К этикетным ритуалам относят и  выражение надежды, уверенности, благодарности в конце письма:  

    Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные, отношения ... Надеемся на скорейшее принятие решения ...

    Надеемся, что результатом  переговоров станет долговременное и  плодотворное сотрудничество наших предприятий.

    Желаем  успехов и надеемся на будущее взаимовыгодное сотрудничество. Надеемся, что наша просьба  будет рассмотрена  в ближайшее время.  

    Вежливая  форма именования адресата в деловой  переписке предполагает использование местоимений "Вы", "Ваш" с прописной буквы.  

    Согласно  Вашей просьбе высылаем Вам последние каталоги нашей продукции.

    В конце этого месяца мы с удовольствием  воспользуемся Вашими услугами.  

    Нельзя  не учитывать эффективность этикетных  формул, арсенал которых в русском  речевом этикете очень велик. От тона письма во многом зависит успех  дела. Еще Френсис Бэкон утверждал, что вести деловой диалог в  доброжелательном тоне более важно, чем употреблять хорошие слова и располагать их в правильном порядке.

    Универсальным принципом использования этикетных  средств является принцип вежливости, который выражается в рекомендациях, данных читателям в одном старом русском письмовнике и не утративших актуальности по сей день: "Первая обязанность пишущего — помнить свое собственное положение, знать положение лица, которому мы пишем, и представлять себе последнего так ясно, как будто мы стоим перед ним и разговариваем" 

     Основные  виды деловых писем. 
 

Деловые письма можно разделить на несколько  видом по разным признакам.

Одно из наиболее распространенных разделений это  по тематическому признаку. Оно имеет  две группы:

1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договора.
2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений

       В деловой сфере используются следующие виды деловых писем: 
- Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.              
- Письмо-заявление об уходе.                                        
- Рекомендательное письмо. 

- Сопроводительное  письмо   
- Письмо-отказ.               

- Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

- Письмо-напоминание.   
- Письмо-уведомление.   
- Письмо-благодарность и т.д.

Каждое из этих видов писем имеет свои особенности. Рассмотрим их чуть подробнее ниже. 

     Письмо-презентация предприятия должно содержать максимум необходимых данных о предприятии, включая его номенклатуру, историю и т.п., а также четко выраженную идею, что предприятие хочет от адресата: установить деловые отношения по экспорту или импорту, обменяться делегациями, организовать выставку или участвовать в ней и т.д. Желательно сопроводить такое письмо-презентацию приложением документации (буклет предприятия, список предлагаемых товаров, их спецификации и т.д.).               

       Письмо-оферта (предложение товара). Оно должно содержать необходимые данные (условия предложения), чтобы иметь правовое значение для ведения дальнейших переговоров по заключению контракта купли-продажи. Эти условия являются потом обязательным условием предстоящего контракта. Условия эти следующие: наименование предлагаемого товара, количество товара, качество товара (может быть изложено в спецификации или приложении к письму), цена, базисные условия места поставки, условия платежа, сроки поставки, характер тары и упаковки, срок действия оферты. Следует отметить, что оферта может быть твердой или свободной. Если письмо-оферта твердая, то она выражается словами: "предлагаем твердо", если свободная, то: "предлагаем без обязательств".